Qui trình xử lý thông tin là gì? Nội dung và các công đoạn xử lý

Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính. Quy trình xử lý thông tin?

Quy trình xử lý thông tin có ý nghĩa quan trọng đối với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Về cơ bản đây là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả. Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình xử lý thông tin gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả. Chắc hẳn hiện nay vẫn còn nhiều người chưa biết đến thuật ngữ này.

1. Tìm hiểu về thông tin:

Khái niệm thông tin:

Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính. Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là Informatio – có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ thông dụng và được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đời sống hàng ngày, thông tin được hiểu là tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xung quanh. Trong các lĩnh vực khoa học khác như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học…khái niệm thông tin được sử dụng nhưng có nội dung rất khác nhau.

Đối với công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin và xử lý thông tin cần cẩn thận, linh hoạt. Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm các thông tin nhằm mang lại hiểu biết cho con người. Thu thập thông tin trong lĩnh vực hành chính có thể được hiểu là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Một số phương pháp cơ bản như khả năng tốc ký, sao chụp tài liệu và tra cứu mạng, nghe báo cáo,… sẽ giúp công chức có được những nguồn thông tin đa dạng, hữu ích.

Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi thông tịn thu thập được đều sử dụng. Xử lý thông tin là việc công chức căn cứ các thông tin tập hợp được phân tích, phân loại, lựa chọn phục vụ trực tiếp cho mục đích, nhiệm vụ được giao. Xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ và từ đó có điều kiện để giải quyết công việc tốt nhất.

Thông tin trong tiếng Anh được gọi là gì?

Thông tin trong tiếng Anh được gọi là Information.

Vai trò thông tin:

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lí cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Thông tin trợ giúp người quản lí tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lí công việc dựa trên khoa học quản lí, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lí và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.

Các dạng thông tin trong các tổ chức:

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lí.

– Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn… của các tổ chức.

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể.

Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lí (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lí trong tổ chức.

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lí và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lí, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất…).

– Thông tin quản lí:

Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lí ở các cấp quản lí khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lí khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lí như sau: Thông tin quản lí là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lí cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lí của mình.

2. Quy trình xử lý thông tin:

Khái niệm quy trình xử lí thông tin:

Quy trình xử lí thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả.

Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kĩ thuật, quy trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó việc xử lí khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình xử lí thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lí và quản trị kinh doanh. Quy trình xử lí thông tin đã cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lí để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả.

Xử lí thông tin tạm dịch sang tiếng Anh là gì?

Xử lí thông tin tạm dịch sang tiếng Anh là Information processing.

Các công đoạn quy trình xử lí thông tin:

Quy trình xử lí thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền đạt thông tin. Cụ thể:

– Thu thập thông tin:

+ Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức.

+ Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…

+ Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lí…).

Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)…

– Xử lí thông tin:

Xử lí thông tin là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu…

Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức.Bao gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lí (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lí đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lí kho để lập phiếu xuất kho).

Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lí ra quyết định đúng.

+ Bộ phận xử lí: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm). Các hoạt động xử lí đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lí của tổ chức.

– Lưu trữ thông tin:

+ Kết quả của quá trình xử lí thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài.

+ Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu.

+ Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.

– Truyền đạt thông tin:

Các kết quả xử lí thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo).

Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh. Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả.

Việc xử lý thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng. Quá trình xử lý thông tin có ý nghĩa quan trọng để các chủ thể nhanh chóng đưa ra quyết định. Nguyên nhân vì khi thu thập nguồn thông tin không chỉ cần yêu cầu về số lượng thông tin mà còn cần yêu cầu về những ý nghĩa cũng như giá trị của thông tin, tính chân thực của thông tin để có thể đảm bảo không có bất cứ sai lầm nào có thể xảy ra. Thông tin thu thập đầy đủ thì có căn cứ xác định và đảm bảo điều kiện cung cấp được số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội để người ra quyết định có quyết định xử lý chính xác, hợp lý.

Bên cạnh đó xử lý thông tin còn giữ vai trò định hướng giải quyết công việc. Việc xử lý thông tin giúp công việc được giải quyết có trọng tâm, trọng điểm, đúng, trúng, sát thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của công việc. Cần lưu ý nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác sẽ có những tác động, ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả, dẫn đến việc xử lý công việc thiếu tính thuyết phục và không đáp ứng yêu cầu.