Quản trị doanh nghiệp 4.0: Khái niệm, Chức năng, Nguyên tắc

Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò không nhỏ trong sự phát triển và vận hành của một công ty. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0, phong cách quản trị doanh nghiệp cần có nhiều sự thay đổi để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Cùng Magenest khám phá ngay cẩm nang quản trị doanh nghiệp trong bài viết dưới đây!

1. Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là những cơ chế, quy định mà thông qua đó công ty được điều hành và kiểm soát. Trong cơ cấu quản trị doanh nghiệp đã xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa những thành viên khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm các Cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát cũng như những người liên quan khác của công ty.

Vậy thực tế, quản trị doanh nghiệp là làm gì?

Quản trị doanh nghiệp xác lập ra các nguyên tắc và quy trình, thủ tục ra quyết định trong công ty, qua đó ngăn chặn sự lạm quyền, giảm thiểu những rủi ro không cần thiết cho công ty. Đó có thể là những rủi ro liên quan đến hoặc có nguồn gốc từ những giao dịch với các bên có liên quan, những xung đột lợi ích tiềm năng và từ việc không có các tiêu chuẩn rõ ràng hoặc không tuân thủ cũng như không minh bạch các quy định về công bố thông tin.

>> Xem thêm: Hệ thống quản lý doanh nghiệp: Khái niệm, vai trò và các bước triển khai

2. Chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp gồm có 5 chức năng cơ bản dưới đây:

2.1. Hoạch định

Hoạch định có thể hiểu là định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai. Xây dựng một bản kế hoạch hành động chi tiết và hợp lý có thể coi là phần khó nhất trong 5 chức năng của quản trị doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả công ty từ các cấp lãnh đạo, nhà quản trị và nhân viên.

Ngoài ra, kế hoạch đề ra cũng phải tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp và sự linh hoạt của nhân sự để đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra thống nhất và thuận lợi.

2.2. Tổ chức

Một doanh nghiệp cũng như một cỗ máy, chỉ có thể vận hành trơn tru nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ các nguồn lực (tài lực – nhân lực – vật lực) cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý và chặt chẽ. Một cơ cấu tổ chức tốt kết hợp với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, mở rộng quy mô, số lượng các phòng ban và nhân sự tăng lên, điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy, chức năng tổ chức cũng là một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp.

2.3. Chỉ đạo

Khi có được những chỉ thị và hướng dẫn công việc rõ ràng, nhân viên sẽ biết chính xác họ cần phải làm gì. Kết quả công việc từ mỗi nhân viên sẽ được tối ưu nếu ban quản lý có những định hướng chỉ đạo hợp lý và rõ ràng, liên quan trực tiếp đến những nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện.

Một nhà quản lý sáng suốt chắc chắn phải là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, rõ ràng và thường xuyên xem xét, tham vấn các quyết định chỉ đạo của mình cùng các cố vấn khác. Đồng thời, một nhà quản lý giỏi phải có khả năng tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích sự sáng tạo của cấp dưới.

2.4. Điều phối

Giống như những bánh răng cưa, khi tất cả các hoạt động của doanh nghiệp được điều phối thực hiện một cách ăn ý và nhuần nhuyễn, doanh nghiệp từ đó cũng sẽ vận hành hiệu quả hơn. Ảnh hưởng tích cực từ thái độ và cách ứng xử của nhân viên đóng vai trò chính trong việc phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban.

Để thực hiện tốt chức năng điều phối đòi hỏi khả năng lãnh đạo cũng như thái độ cởi mở trong giao tiếp, liên lạc nội bộ. Thông qua sự phối hợp hoạt động của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2.5. Kiểm soát

Nhà quản trị chỉ biết được liệu công ty có đang vận hành đúng theo kế hoạch và mục tiêu đề ra hay không bằng cách thường xuyên quan sát tình hình hoạt động của công ty.

Chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp là một quy trình gồm 4 bước dưới đây:

Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, thiết lập KPI dựa trên mục tiêu của công ty.
Đo lường và xây dựng các báo cáo về hoạt động thực tế.
So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch đề ra ban đầu.
Thực hiện các thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

>> Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và phương pháp hiệu quả

3. Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp

Giữ gìn đạo đức kinh doanh, tuân thủ luật pháp và các thông lệ kinh doanh

Luật pháp ở đây được hiểu là những ràng buộc của Nhà nước và các cơ quan quản lý vĩ mô đối với doanh nghiệp. Sự ràng buộc đó yêu cầu các doanh nghiệp phải hoạt động và kinh doanh theo định hướng của sự phát triển xã hội. Các nhà quản trị cần phải hiểu biết và dẫn dắt doanh nghiệp của mình hoạt động theo đúng luật pháp nếu không sẽ bị xử lý bằng các biện pháp hành chính và kinh tế. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải kinh doanh cho phù hợp với thông lệ của xã hội, giữ gìn các đạo đức kinh doanh cơ bản.

Phải xuất phát từ khách hàng

Với cơ chế thị trường ngày nay, kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh tùy thuộc gần như hoàn toàn vào khách hàng, mọi chủ doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một danh sách khách hàng cần có để tồn tại và phát triển.

Nguyên tắc này là căn cứ để xây dựng và phát triển chiến lược Marketing của mỗi doanh nghiệp bao gồm: sản phẩm (product), giá cả (price), phân phối (place) và tiếp thị (promotion) và các nội dung quản lý của doanh nghiệp: vốn, lao động, công nghệ, thị trường, văn hoá doanh nghiệp.

Nguyên tắc này cũng đòi hỏi khả năng nắm vững vòng đời của mỗi sản phẩm để luôn luôn đổi mới sản phẩm, chiến lược kinh doanh, quảng bá để thích nghi được với thị trường luôn biến động.

Tính quyết đoán – chìa khóa quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Trong xu hướng “thế giới phẳng”, thông tin chính là tài sản quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Có được thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất sẽ là chìa khóa dẫn đến thành công của mọi doanh nghiệp. Khi có các thông tin liên quan đến doanh nghiệp của mình, nếu nhà quản trị không biết nắm bắt và hành động, thông tin đó sẽ trở nên vô ích. Vì vậy, nhà quản trị cần hành động nhanh chóng để không bị lãng phí bất kỳ thông tin nào.

Theo một nghiên cứu, một lý do chính cho sự không quyết đoán của nhiều chủ doanh nghiệp là họ lãng phí quá nhiều thời gian để cố gắng tìm ra những thông tin không liên quan. Ví dụ, khi các yếu tố thị trường đang dự đoán một cuộc suy thoái, họ sẽ dành nhiều thời gian tìm kiếm các thông tin liên quan về nó hơn là bắt đầu kế hoạch đối phó ngay lập tức.

Chuyên môn hoá

Là nguyên tắc đòi hỏi việc quản lý các doanh nghiệp phải được thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và tay nghề theo đúng vị trí trong guồng máy sản xuất và quản lý của doanh nghiệp. Đây là cơ sở thiết yếu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong các doanh nghiệp.

Kết hợp hài hoà các loại lợi ích

Đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải xử lý thỏa đáng các mối quan hệ với các lợi ích có liên quan đến sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp, bao gồm:

Lợi ích của người lao động trong doanh nghiệp: đảm bảo đủ động lực cho họ sống và làm việc, nhờ đó gắn bó chặt chẽ họ với doanh nghiệp.
Lợi ích của khách hàng: phải được ưu tiên đảm bảo vì khách hàng chính là thứ mà doanh nghiệp hướng tới và mong muốn có được.
Lợi ích của nhà nước và xã hội: nghĩa vụ về thuế và các ràng buộc pháp luật khác (các bộ quy tắc quản trị doanh nghiệp) mà doanh nghiệp phải tuân thủ và các trách nhiệm cộng đồng (môi sinh, môi trường, nghĩa vụ cộng đồng v.v…) mà doanh nghiệp được khuyến khích thực hiện.
Lợi ích của các bên cung ứng hàng hóa dịch vụ: lợi ích của họ cần được giải quyết một cách thỏa đáng nếu không họ sẽ cắt quan hệ với doanh nghiệp để quan hệ với các doanh nghiệp khác.

Luôn quan tâm tới các mối đe dọa và thách thức

Tất cả các doanh nghiệp đều tồn tại các mối đe dọa và thách thức của riêng mình.

Nhà quản trị phải nắm được tất cả các mối đe dọa mà doanh nghiệp có thể mắc phải cũng như những thách thức phải đối mặt để chỉ đạo hoạt động kinh doanh thành công.

Quan trọng nhất, nhà quản trị phải trang bị cho mình đầy đủ kiến thức về quy trình xử lý khủng hoảng hiệu quả. Đây là một trong những phẩm chất cần thiết và quan trọng hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp thành công.

Không bao giờ sợ đối mặt với thách thức

Mặc dù nhận ra tiềm năng rất lớn của một chiến lược mới nhưng hầu hết các nhà quản lý đều băn khoăn về kết quả mà chiến lược đó mang lại. Một sự thật là không có chiến lược nào là hoàn hảo, vì thế họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi bắt đầu. Vì vậy, nếu nhà quản trị thực sự muốn kinh doanh thành công thì đầu tiên họ phải sẵn sàng chấp nhận rủi ro.

Mỗi doanh nghiệp cần có một bộ phận chuyên quản lý rủi ro. Bộ phận này sẽ luôn phân tích và chuẩn bị cho mọi kết quả tốt hay xấu của bất kỳ nguy cơ nào doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Điều này sẽ giữ cho doanh nghiệp an toàn ngay cả khi điều tồi tệ nhất xảy ra.

Biết tận dụng thời cơ và môi trường kinh doanh

Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có những mặt hạn chế và có các điểm yếu nhất định. Do vậy, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải biết tận dụng thời cơ và môi trường kinh doanh để giành lấy hiệu quả.

Khai thác thông tin có lợi từ mọi nguồn dữ liệu, đặc biệt là các thông tin về công nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và sự biến động trong chính sách quản lý là điều đặc biệt quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các bước xử lý kịp thời và thỏa đáng khi doanh nghiệp phải gánh chịu bất kỳ rủi ro nào.

>> Xem thêm: Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì? Kỹ năng, cơ chế và cách quản lý hiệu quả

4. Quản trị doanh nghiệp 4.0

Trong thời kỷ nguyên công nghệ 4.0, hệ thống quản trị doanh nghiệp được nhiều cấp lãnh đạo doanh nghiệp tìm đến nhằm khắc phục tình trạng “cái gì cũng có nhưng cần gì cũng thiếu“. Đây là quy trình quản trị doanh nghiệp được hệ thống hóa hoàn toàn, hoạt động tại doanh nghiệp, giúp nhà quản trị nắm được thông tin chính xác, kịp thời nhất việc sử dụng nguồn lực đạt hiệu quả tối đa.

Dưới đây là top phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả và được yêu thích nhất mà chúng tôi đã tổng hợp để gửi đến bạn:

4.1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo ERP

Odoo ERP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, với tính năng toàn diện bao gồm Bán hàng, Quản trị dự án, Chăm sóc khách hàng, Quản trị kho, Quản trị sản xuất, Quản lý tài chính và Quản trị nguồn nhân lực,… Odoo ERP cung cấp các lựa chọn đa dạng với hơn 1000 module. Odoo ERP được xây dựng và phát triển tích hợp công nghệ điện toán đám mây, cực kỳ phù hợp trong việc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ trong mọi ngành nghề, lĩnh vực.

Theo báp cáo thống kê, Odoo ERP có hơn 1000 lượt download/ cài đặt mỗi ngày, đây chính là giải pháp mã nguồn mở hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả được sử dụng nhiều nhất trên thế giới.

Hơn thế nữa, Odoo ERP còn nhận được sự trợ giúp của một cộng đồng phát triển khổng lồ và không ngừng lớn mạnh. Về phần mềm, Odoo ERP khá linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Ngoài ra, Odoo ERP cũng đơn giản hóa việc đưa vào quá trình quản trị nhờ các mô-đun đa dạng và dễ sử dụng.

Những ưu điểm của Odoo ERP:

Giảm và loại bỏ những sai sót nhờ tận dụng tốt việc kế thừa dữ liệu giữa các phân hệ được liên thông trực tiếp với nhau. Quy trình thống nhất, thông tin đầu ra của bộ phận/công việc này là đầu vào của bộ phận/công việc khác nên tiết kiệm được thời gian nhập liệu, giảm sai sót và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên.

Module: Bạn có thể bắt đầu sử dụng Odoo ERP với một vài module và tiến hành thêm vào sau đó khi cần trong khi vẫn giữ được nguyên vẹn các tính năng của phần mềm.

Quản lý tổng thể, bao gồm: Nhân sự, Tài chính kế toán, Bán hàng (CRM), Marketing, Quy trình- Quy định, Tài sản, Tin tức, Tri Thức, Quản lý công việc …

Kết nối toàn diện. Các phần mềm được kết nối toàn diện và tổng thể giúp doanh nghiệp hợp nhất thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp, từ hệ thống bán lẻ đến tổng công ty.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo ERP có chính sách giá hấp dẫn từ đó phù hợp để quản trị doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, bạn không cần bản quyền để có thể sử dụng được phiên bản đầy đủ của phần mềm mã nguồn mở Odoo ERP. Mọi doanh nghiệp đều có thể tải miễn phí phần mềm về để sử dụng thử.

>> Xem thêm: Người quản lý doanh nghiệp – Khái niệm và vai trò thời 4.0

4.2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Microsoft Dynamic

Microsoft Dynamics 365 là phần mềm quản trị doanh nghiệp nước ngoài, được cung cấp thông qua các đại lý tại Việt Nam.

Microsoft Dynamics 365 hợp nhất các chức năng của phần mềm quản lý khách hàng CRM vào hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP và phát triển thêm các tính năng hữu ích nhằm mục đích tạo ra những ứng dụng thông minh mới để hỗ trợ quản lý các chức năng kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

Microsoft Dynamics 365 có khả năng làm việc mà không cần kết nối dữ liệu và dữ liệu sẽ tự động đồng bộ hóa sau khi kết nối được thiết lập lại như phần mềm ERP AMIS.VN.

Giống hầu hết các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP khác, Microsoft Dynamics 365 sẽ tính chi phí dựa vào số lượng người dùng/tháng. Mỗi đại lý sẽ có mức chiết khấu giá khác nhau nhưng con số sẽ không quá đáng kể.

4.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle

Oracle JD Edwards EnterpriseOne hay phần mềm quản trị doanh nghiệp điện toán đám mây, cung cấp các ứng dụng và giải pháp ERP cho các mảng liên quan đến tài chính, nhân lực, phân phối và sản xuất. ERP Oracle đáp ứng đa dạng các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ, vừa đến lớn.

Ngoài các tính năng cơ bản như: quản lý tài chính, quản lý dự án, quản lý vòng đời tài sản, quản lý đơn hàng, quản trị quan hệ khách hàng, sản xuất, lập kế hoạch chuỗi cung ứng và hậu cần, báo cáo và kinh doanh thông minh, phần mềm quản lý doanh nghiệp Oracle còn mở rộng thêm các tính năng hữu ích khác: quản lý bất động sản, quản lý vốn nhân lực, sức khỏe và an toàn môi trường cũng như giao dịch hàng hóa.

Module sản xuất và phân phối cho phép người dùng quản trị doanh nghiệp và công nghệ và các hoạt động sản xuất khác nhau thông qua các chế độ sản xuất dựa trên dự án và dựa trên dự án. Module hàng tiêu dùng cho phép người dùng quản lý chất lượng sản phẩm, chuỗi cung ứng và vận chuyển.

Để mua được phần mềm này, bạn sẽ phải thông qua các đại lý với nhiều chính sách ưu đãi giá khác nhau và phải trả tiền cho bản quyền tiếng Việt.

5. Thực trạng quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam

Theo Báo cáo của VCCI, trong năm 2014, mức điểm trung bình về khả năng quản trị của doanh nghiệp ở Việt Nam là 35,1, thấp hơn nhiều so với các nước trong khu vực như Thái Lan (84,5) , Malaysia (75,2), Singapore (70,7) hay Indonesia (57,3). Trong năm 2015, Việt Nam cũng không có đại diện nào lọt vào Top 50 doanh nghiệp niêm yết có chất lượng quản trị công ty cao nhất khu vực ASEAN.

Điều này cho thấy tình trạng đáng báo động của khả năng quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam, bởi con số thống kê trên mới là của những doanh nghiệp đã niêm yết, những doanh nghiệp tiên tiến, vậy nếu tính cả những doanh nghiệp chưa niêm yết, “bức tranh” quản trị doanh nghiệp sẽ còn tệ hơn rất nhiều.

Kết quả khảo sát 400 doanh nghiệp theo mô hình hiện đại (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp FDI) trong năm 2016 của VCCI cũng cho thấy kết quả đáng báo động khi có tới 40% doanh nghiệp chỉ công bố Báo cáo tài chính; tỷ lệ doanh nghiệp chỉ công bố Báo cáo thường niên là 6,5%; tỷ lệ doanh nghiệp công bố cả Báo cáo tài chính và Báo cáo thường niên là gần 23%. Đặc biệt, có tới 30% không công bố báo cáo nào.

Điều này cho thấy, quá trình thực hiện nguyên tắc quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam chưa tốt, doanh nghiệp Việt Nam chưa nhận thức đúng mực vai trò của quản trị công ty cũng như chưa nắm được quản trị doanh nghiệp có bao nhiêu chức năng. Do đó, doanh nghiệp Việt Nam chưa tạo ra niềm tin và chưa đạt hiệu quả tốt trong kinh doanh.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã nắm được những thông tin căn bản nhất về quản trị doanh nghiệp đồng thời có thể lựa chọn được một giải pháp quản trị tổng thể tốt nhất, tùy thuộc vào khả năng đáp ứng của mỗi phần mềm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng nhé!

Xem chi tiết

Thu gọn