Quản lý tài chính doanh nghiệp: Khái niệm, cách quản lý hiệu quả

Tài chính là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp nào. Do đó, việc lập kế hoạch quản lý tài chính doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu kinh doanh đã đề ra cũng như cách thức phân bổ nguồn lực để đạt được những mục tiêu này. 

Hơn nữa, quản lý tài chính doanh nghiệp cũng là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao trong tính toán, lập kế hoạch dự trù và tiêu tốn rất nhiều thời gian, nhân lực. Vì vậy, để thực hiện công việc này hiệu quả nhất, doanh nghiệp trước hết cần hiểu rõ vai trò, cách thức, cơ chế, quy trình và nắm được cách sử dụng app quản lý tài chính doanh nghiệp sao cho tiết kiệm chi phí vận hành nhất.

Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?

Khái niệm quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản lý tài chính doanh nghiệp (tiếng Anh: Corporate Financial Management) là công việc quản lý các mối quan hệ các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp hay một tổ chức. Hiểu đơn giản, quản lý tài chính doanh nghiệp chính là quản lý nguồn vốn và dòng tiền nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Nguồn vốn của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ vốn tiền mặt, tài sản, thu nhập, khoản phải thu và khoản phải trả, v.v.

Quản trị tài chính doanh nghiệp là hoạt động gắn liền với bộ phận tài chính kế toán và được thể hiện thông qua việc quản lý các báo cáo tài chính. Cụ thể, quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm các công việc lập kế hoạch tài chính; kiểm soát các hoạt động liên quan đến giao dịch, tài chính như mua sắm, đầu tư, sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp vào các hoạt động đã được đề ra trong mục tiêu tài chính. Có thể là mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn như sau:

• Mục tiêu ngắn hạn: Đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh; Thực thi đầy đủ quyền và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp; Thực hiện an toàn, tiết kiệm và hiệu quả trong chi tiêu tài chính.
• Mục tiêu dài hạn: Tạo lập nguồn vốn, phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp; Lập kế hoạch thu hồi vốn, quay vòng vốn; Thẩm định, phê chuẩn các các quy định đầu tư chiến lược và đặt ra các mục tiêu phát triển tài chính cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Vai trò của quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Quản lý tài chính là công việc rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý doanh nghiệp. Bởi lẽ, quản lý tài chính tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra và vượt đà phát triển.

Về cơ bản, quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm 2 vai trò chính:

• Kiểm soát dòng tài chính của mọi hoạt động hay sản xuất kinh doanh của công ty.
• Quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp và khả năng phát triển trong tương lai với các nội dung quản lý tài chính doanh nghiệp cụ thể như sau:
• Hoạch định tài chính trong doanh nghiệp: Hoạch định nguồn lực tài chính sẵn có của doanh nghiệp trên cơ sở tận dụng tối đa các đòn bẩy tài chính. Từ đó, hiệu quả sử dụng vốn được nâng cao. Hay nói cách khác, gia tăng lợi nhuận so với vốn đầu tư.
• Quyết định các khoản đầu tư và tài trợ: Xem xét, cân nhắc phương pháp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả; xác định các khoản đầu tư và tài trợ sao cho hợp lý để đảm bảo lợi nhuận tăng trưởng phù hợp so với mức đầu tư vào tài sản cố định như máy móc hoặc công nghệ sản xuất, v.v. để đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Kiểm soát hoạt động và tình trạng doanh nghiệp thông qua kiểm soát sự lưu chuyển của dòng tiền: Bởi lẽ, mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều có tác động tới vấn đề quản lý tài chính. Do đó, thông qua dòng tiền, lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm soát hầu hết các hoạt động đang diễn ra và hiệu quả của chúng thông qua tình hình tài chính hiện tại.

Những khó khăn thường gặp trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Trên thực tế, công việc quản lý tài chính đặt ra rất nhiều vấn đề. Từ việc dữ liệu không chính xác, thiếu nguồn nhân lực đến hạn chế về công cụ. Có 4 khó khăn điển hình nhất trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đó là:

• Quản lý nguồn thu và chi dựa trên ước lượng, dự đoán, thiếu sự phân tích dẫn đến không kiểm soát được đầy đủ tất cả nguồn thu và không cắt giảm được chi phí.
• Kiểm soát các khoản công nợ chưa thường xuyên, lỏng lẻo, chưa có chính sách xử lý nợ tốt dễ dẫn đến tình trạng thâm hụt tiền.
• Kiểm soát không chặt chẽ về vật tư hàng hóa, xuất nhập tồn kho làm thất thoát và lãng phí nguồn vốn.
• Không có kế hoạch tài chính, mục tiêu tài chính cụ thể; không kiểm soát được dòng tiền vào ra và kế hoạch thu trả nợ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể gặp phải một số khó khăn khác như: Để lọt các hành vi gian lận, trục lợi bất chính hay không sử dụng phần mềm để quản lý, lưu trữ và trích xuất thông tin tài chính đầy đủ và chính xác.

Cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Để quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả, người quản lý doanh nghiệp không chỉ cần nắm vững kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ quản lý tài chính kế toán mà còn cần phải hiểu rõ về các cơ chế, quy trình và nguyên tắc cơ bản trong vận hành thực tế.

Kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp

Để quản lý tài chính doanh nghiệp tốt, trước hết doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ cao để tránh đưa ra những quyết định gây lãng phí hoặc thua lỗ, ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp. Cụ thể, nhân viên quản lý tài chính phải có khả năng lập kế hoạch, dự trù ngân sách và kiểm soát dòng tiền ra, vào (doanh thu, lợi nhuận, chi phí) của doanh nghiệp. Các kỹ năng không thể thiếu bao gồm:

• Phân biệt các loại tài sản (tài sản dài hạn, ngắn hạn; tài sản cố định, lưu động) và loại giao dịch (tiền mặt, chuyển khoản), v.v. khi quản lý tài chính.
• Hiểu rõ các thuật ngữ, thông số trên các hóa đơn, chứng từ và các loại báo cáo tài chính.
• Phân tích số liệu, đánh giá các dự toán kinh doanh, lên kế hoạch tài chính trong ngắn hạn và dài hạn.
• Tính toán và thiết lập mục tiêu tài chính cho các khoản đầu tư và dự án chiến lược.

Cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp

Quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí đầu tư mà còn đảm bảo luôn có sẵn nguồn vốn khi cần thiết để vận hành trơn tru các hoạt động trong doanh nghiệp. Dưới đây là những nguyên tắc không thể thiếu trong cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp mà bạn không thể bỏ qua:

• Đảm bảo luôn có quỹ dự phòng: Việc xây dựng quỹ phòng sẽ là một khoản tài chính vừa đủ để duy trì hoạt động doanh nghiệp trong lúc khó khăn, hoặc sẵn sàng đầu tư ngay khi có cơ hội. Rất nhiều chủ doanh nghiệp không chú ý đến việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn tới không có nguồn tài chính để kịp thời xử lý khủng hoảng. Một ví dụ điển hình đó chính là tác động của đại dịch Covid-19 lên hoạt động của doanh nghiệp. Chúng ta có thể gặp khủng hoảng bất cứ lúc nào mà không thể lường trước.

• Luôn có kế hoạch kinh doanh: Kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ cho biết vị trí của doanh nghiệp trên thị trường hiện tại và mục tiêu cần đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập kế hoạch giúp doanh nghiệp có thể phân bổ tài chính hiệu quả và tổ chức các hoạt động kinh doanh cần thiết để tối ưu doanh thu. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể tính toán, dự trù nguồn vốn cần thiết duy trì hoạt động kinh doanh.
• Giảm nợ: Nợ khó đòi không chỉ làm căng thẳng mà còn gây ảnh hưởng trực tiếp lên nguồn thu và các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy, doanh nghiệp không nên để lưu các khoản nợ khó đòi này từ năm này qua năm khác. Thay vào đó, cần giải quyết nhanh trước khi kết thúc năm tài chính để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.
• Dự báo dòng tiền: Duy trì dự báo dòng tiền chi tiết và định kỳ theo từng mặt hàng, sản phẩm, ví dụ trên cơ sở luân phiên trong 6 tháng tới. Cần xác định các khoản thâm hụt và lập kế hoạch trang trải tất cả các khoản thâm hụt bằng cách thu xếp vốn lưu động hoặc các quỹ khác.
• Cập nhật báo cáo thường xuyên: Bên cạnh dự báo dòng tiền, các báo cáo cần được cập nhật thường xuyên để nắm được các số liệu kinh doanh quan trọng. Mỗi tháng, doanh nghiệp nên nên đối chiếu các khoản thu, vay, tiền gửi, tiền lãi một lần. Nếu có bất kỳ sự cố nào phát sinh, tất cả đều sẽ được xử lý nhanh chóng.
• Quản lý một cách có hệ thống: Quản lý hệ thống giúp doanh nghiệp cập nhật, thống kê và theo dõi các loại tài chính liên tục. Cần theo dõi, kiểm soát thường xuyên các giao dịch trên thẻ tín dụng, các khoản vay nợ ngân hàng, chi phí môi giới, các khoản thế chấp và quỹ lương, v.v.. Khó khăn cho hầu hết các doanh nghiệp chính là việc quản lý tập trung có hệ thống theo một logic nhất định. 

Giải quyết vấn đề này, các phần mềm quản lý tài chính sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc xử lý số liệu. Từ đó, cán bộ quản lý tài chính sẽ có thêm nhiều thời gian để lên kế hoạch và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Thông thường, vấn đề quản lý tài chính trong các doanh nghiệp vừa và lớn sẽ được đảm nhiệm bởi một kế toán viên hoặc nhà phân tích kinh doanh mà công ty thuê ngoài. Trong khi đó, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải tự đảm nhiệm công việc phân tích và quản lý tài chính cho công ty của mình. Do vậy, còn có một số nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý như:

• Theo dõi sổ sách kế toán một cách cẩn thận và có hệ thống ngay từ khi doanh nghiệp mới thành lập. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí đáng kể trong giai đoạn đầu.
• Ngay từ đầu, cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và đưa ra các quy định kỷ luật, xử lý, nói không với các hành vi gian lận, thiết lập các chính sách kiểm soát hoạt động nội bộ của nhân viên.
• Đầu tư vào công nghệ ngay từ đầu, tránh trường hợp về sau mới đầu tư thì việc đồng bộ lại dữ liệu sẽ trở nên rất phức tạp.  

Sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Để giảm tối đa các rủi ro trong quản lý tài chính, doanh nghiệp cần loại bỏ hết sức có thể các thao tác nhập tay thủ công, hạn chế về phân quyền và truy cập sử dụng các dữ liệu mật. Do đó, trong thời đại 4.0 hiện nay, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp tổng thể càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Với hệ thống quản trị toàn diện, tất cả các dữ liệu về dòng tiền, thu chi, hóa đơn (quá hạn, đã thanh toán, chưa thanh toán) sẽ được cập nhật tự động. Hơn nữa, các dữ liệu cũng dễ dàng được theo dõi giữa các phòng ban và phân quyền linh hoạt cho nhiều người cùng sử dụng. Nhờ vậy, người quản lý sẽ chủ động hơn trong quản lý thay vì phụ thuộc vào các báo cáo từ kế toán như trước đây. Các chỉ số tài chính quan trọng sẽ được cập nhật trong phần mềm mà không cần tới các báo cáo bằng excel hay các hình thức ghi chép giấy tờ, sổ sách đã lỗi thời.

Top 3 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ

SimERP

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SimERP được xây dựng dựa trên nền tảng Odoo ERP, đây là sự kết hợp nhiều của modules phục vụ đầy đủ các chức năng của doanh nghiệp, bao gồm CRM, Sales, Quản lý dự án, Quản lý nguồn nhân sự, v.v. Về mảng tài chính, SimERP cũng cung cấp nhiều modules chuyên dụng như: Kế toán, Hóa đơn, Quản lý Chi phí, Kiểm kê, v.v.

Ưu điểm của phần mềm SimERP

• Hệ thống phần mềm toàn diện được phát triển với hơn 1000 tính năng phục vụ đầy đủ nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
• Giao diện dễ sử dụng: Thiết kế tối giản, thân thiện với người dùng.
• Tính linh hoạt cao: Dễ dàng tùy chỉnh và tự tạo ứng dụng phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
• Độ bảo mật thông tin cao với khả năng phân quyền thông tin linh hoạt.

Nhược điểm

• Một số module chưa phù hợp với quy chuẩn Việt Nam: Ví dụ, module Kế toán trên Odoo ERP vẫn được quy ước theo chuẩn kế toán quốc tế.

Để biết thêm thông tin về cách thức, chi phí triển khai và tùy biến phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp trên nền tảng Odoo ERP, hãy liên hệ ngay với chuyên gia của Magenest.

SAP Business One

SAP Business One được tích hợp đầy đủ các tính năng phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp: Quản lý tài chính, Chăm sóc khách hàng, Quản lý kho vận, Bán hàng và Hỗ trợ vận hành trong toàn bộ hệ thống. Phần mềm SAP Business One hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho các doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Hợp nhất tất cả các quy trình kế toán bao gồm sổ cái, bút toán, các khoản phải thu và các khoản phải trả.
• Tự động ghi nhận vào hệ thống kế toán theo thời gian thực khi có một tác vụ được thực hiện.
• Cung cấp hệ thống và công cụ phân tích báo cáo đa dạng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, đầy đủ, rõ ràng về hiệu quả của hoạt động kinh doanh và đưa các quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Nhược điểm

• Không có ngôn ngữ tiếng Việt hỗ trợ người dùng.

Oracle

Oracle cung cấp cho doanh nghiệp công cụ hoạch định nguồn lực phục vụ các mảng Tài chính, Nhân lực, Phân phối và Sản xuất. Oracle có các tính năng quản lý tài chính trong doanh nghiệp như: Chi phí, Quản lý tài sản, Quản lý đơn hàng, Xuất báo cáo và Lên kế hoạch kinh doanh. 

Để tương thích với các nghiệp vụ của từng doanh nghiệp, ngành nghề cụ thể, bạn cũng có thể cài đặt phần mềm theo các lĩnh vực kinh doanh như bất động sản, quản trị nhân lực, sức khỏe và môi trường, v.v. Thông qua phần mềm trực tuyến, Oracle cho phép nhà quản lý dễ dàng quản lý hoạt động doanh nghiệp để cập nhật công việc nhanh chóng và thường xuyên. 

Ưu điểm

• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực kinh doanh.

Nhược điểm

• Ngôn ngữ nguyên bản của phần mềm tiếng Anh, do đó rất khó để sử dụng phiên bản tiếng Việt.

Tổng kết

Có thể nói, quản lý tài chính là hoạt động cốt lõi trong vận hành doanh nghiệp. Để quản lý và sử dụng nguồn vốn hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần đảm bảo tuân thủ các quy tắc trong quản trị tài chính mà còn cần bộ giải pháp phần mềm toàn diện để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu rủi ro về tài chính trong các hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại comment bên dưới bài viết này để được Magenest tư vấn, giải đáp nhé!