QMS LÀ GÌ? HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Nội dung chính[Ẩn]

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality management system) là một hệ thống gồm các quá trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định cũng như cải thiện hiệu lực và hiệu quả của tổ chức một cách liên tục. ISO 9001:2015 chính là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng.

1. QMS là gì?

QMS – Quality management system là một hệ thống gồm các quá trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng trong 1 hệ thống tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một tập hợp các yêu cầu được quốc tế công nhận nhằm tạo ra các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng được duy trì bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và được đa số các nước thành viên trong tổ chức này đồng ý để tiêu chuẩn này có thể được quốc tế công nhận và được chấp nhận là tiêu chuẩn vàng cho các quá trình được sử dụng trên toàn thế giới cho QMS.

Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình;
• Giảm lãng phí;
• Giảm chi phí;
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo;
• Thu hút nhân viên;
• Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng QMS

2. 7 Nguyên tắc trong hệ thống quản lý chất lượng là gì?

  1. Sự tập trung vào khách hàng

Tập trung vào khách hàng là nguyên tắc đầu tiên trong 7 nguyên tắc chất lượng. Nó bao gồm cả nhu cầu của khách hàng và dịch vụ khách hàng. Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng một doanh nghiệp nên hiểu khách hàng của mình, họ cần gì và khi nào. Trong khi cố gắng đáp ứng, nhưng tốt nhất và vượt xa mức mong đợi của khách hàng.

Nguyên tắc hướng vào khách hàng mang tính toàn diện và tổng quan hơn nhiều như:

• Hiểu nhu cầu của khách hàng trong hiện tại và tương lai.
• Sắp xếp các mục tiêu của tổ chức tương ứng với nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
• Đo lường được sự hài lòng của khách hàng.
• Quản lý mối quan hệ với khách hàng.

  2. Sự lãnh đạo

Nguyên tắc 2, quan tâm đến sự chỉ dạo của tổ chức, doanh nghiệp nên có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, và đảm bảo nhân viên của mình tham gia tích cực và việc đạt được những mục tiêu đó.Lãnh đạo có vài trò không thể thay thế trong thành công của một tổ chức, do đó việc đưa ra phương hướng, mục tiêu là cực kì quan trọng.

  3. Sự tham gia của mọi người

Tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều góp phần tạo ra thành công của tổ chức, chất lượng cũng vậy. Chất lượng không còn là việc của phòng chất lượng, mà nó trở thành trách nhiệm của mọi thành viên trong tổ chức.

  4. Áp dụng theo quy trình

Mọi thứ trong tổ chức đều có thể quy về quy trình, mọi hoạt động đều có đầu vào và đầu ra mong đợi. Bằng cách tiếp cận theo quy trình, tổ chức sẽ loại bỏ được nhiều lãng phí, tập trung vào những thứ thật sự cần thiết.

  5. Quyết định dựa trên bằng chứng

Chất lượng là không dựa trên suy nghĩ cá nhân, dựa trên suy đoán, cũng không phải tôi thấy bạn thấy, mà chất lượng là dựa vào dữ liệu, bằng chứng. Từ đó doanh nghiệp có thể từng bước cải tiến quý trình hướng đến sự thành công.

  6. Cải tiến năng cấp liên tục

Nguyên tắc này rất đơn giản: cải tiến liên tục nên là một mục tiêu kinh doanh tích cực. Những lợi ích của điều này rất rõ ràng: tăng khả năng nắm bắt các cơ hội mới, linh hoạt của tổ chức và cải thiện hiệu suất.

  7. Quản lý mối quan hệ

Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp nhằm kiểm soát chi phí. Tối ưu hóa nguồn lực, tạo nhiều giá trị hơn. Thiết lập mối quan hệ dựa trên cả dài hạn và ngắn hạn. Chia sẽ kiến thức, thông tin, nguồn tài nguyên, kế hoạch với đối tác.

Lợi ích hệ thống quản lý chất lượng mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn 

✍ Xem thêm: 7 nguyên tắc trong quản lý chất lượng ISO 9001 | Hướng dẫn áp dụng hiệu quả

3. Lý do nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng?

Nhiều lợi ích là kết quả của việc phát triển và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ. Một số lợi ích rõ ràng nhất của việc thực hiện QMS như sau:

• Quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình cho phép một tổ chức đáp ứng nhất quán nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Sự hài lòng của khách hàng tăng lên dẫn đến doanh số bán hàng nhiều hơn, tăng thị phần và thương hiệu phát triển;
• Việc giảm thiểu chi phí làm lại, phế liệu được thực hiện thông qua việc thực hiện và giám sát các biện pháp kiểm soát quá trình;
• Ban quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải phỏng đoán. Dữ liệu được thu thập thông qua việc thực hiện đánh giá nội bộ và các phương pháp khác cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng. Các nguồn lực có giá trị được sử dụng ở nơi chúng sẽ có tác động nhiều nhất đến việc cải thiện hiệu quả quy trình và giảm các vấn đề chất lượng;
• Sự tham gia của các cộng sự trong nỗ lực cải tiến quy trình và sản phẩm giúp tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức. Thông qua việc giới thiệu Kaizen , 5S và các công cụ chất lượng khác, các cộng sự dần dần nắm quyền làm chủ quy trình;
• Đảm bảo rằng tất cả các quy định và yêu cầu pháp lý được đáp ứng với mỗi lần giới thiệu sản phẩm mới cho phép tiếp thị sản phẩm trên toàn thế giới.

Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng Vinacontrol CE cấp

✍ Xem thêm: Phân biệt ISO 9001 và ISO 22000 | Tư vấn chứng nhận ISO

4. Các yêu cầu trong hệ thống QMS?

Mỗi yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng giúp đạt được các mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tổ chức. Vậy các yêu cầu QMS là gì?

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của tổ chức;
• Sổ tay chất lượng;
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ;
• Quản lý dữ liệu;
• Quy trình đánh giá nội bộ;
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm;
• Cơ hội cải tiến;
• Phân tích chất lượng.

Có 8 yêu cầu trong hệ thống QMS

5. Thiết lập và triển khai QMS

Trước khi thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức của bạn phải xác định và quản lý các quy trình đa chức năng, được kết nối khác nhau để giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Thiết kế QMS phải chịu ảnh hưởng của các mục tiêu, nhu cầu khác nhau của tổ chức cũng như các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp. Cấu trúc này phần lớn dựa trên chu trình lập kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động (PDCA)  và cho phép cải tiến liên tục cho cả sản phẩm và QMS. Các bước cơ bản để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau:

• Thiết kế
• Xây dựng
• Triển khai
• Điều khiển
• Đo lường
• Ôn tập
• Cải thiện

5.1 Thiết kế và xây dựng

Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ để phát triển cấu trúc của QMS, các quy trình và kế hoạch thực hiện của nó. Quản lý cấp cao nên giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của tổ chức và nhu cầu của khách hàng là động lực thúc đẩy sự phát triển của hệ thống.

5.2 Triển khai

Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết bằng cách chia nhỏ từng quy trình thành các quy trình con và hướng dẫn nhân viên về tài liệu, giáo dục, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

5.3 Kiểm soát và Đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực thiết lập QMS phần lớn được thực hiện thông qua các cuộc đánh giá thường xuyên, có hệ thống  đối với hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể rất khác nhau giữa các tổ chức tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.

5.4 Đánh giá và Cải thiện

Xem xét và cải thiện chi tiết cách xử lý kết quả kiểm toán. Mục tiêu là để xác định tính hiệu lực và hiệu quả của từng quy trình đối với các mục tiêu của nó, để truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên và phát triển các quy trình và thực tiễn tốt nhất mới dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm tra.

6. Tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 uy tín

Vinacontrol CE – Tổ chức cấp phép chỉ định năng lực đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng) từ Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam. Hệ thống chứng nhận chất lượng của Vinacontrol CE được công nhận bởi tổ chức công nhận quốc gia và được thừa nhận trên phạm vi toàn thế giới. Từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ cho mục đích quảng bá và ký kết hợp đồng ở cả thị trường trong nước và quốc tế. 

• Chi nhánh văn phòng trên toàn quốc, đảm bảo dịch vụ nhanh chóng kịp thời theo nhu cầu của khách hàng;
• Đội ngũ chuyên gia, tư vấn viên tận tâm, chuyên nghiệp, làm việc vì lợi ích của đối tác;
• Hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,…;
• Hỗ trợ quảng bá thương hiệu, hình ảnh của đối tác trên hệ thống Website của Vinacontrol CE.

Mọi thắc mắc hay yêu cầu về dịch vụ chứng nhận hệ thống quản lý ISO 9001 liên hệ hotline miễn phí 1800.6083, email [email protected] hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ.