Phông chữ và cỡ chữ chuẩn khi trình bày văn bản Word

Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhà nước có các quy định về phông chữ và cỡ chữ tiêu chuẩn. Người sử dụng Word nói chung và dân văn phòng nói riêng nên nắm rõ các quy định này để tránh mắc lỗi khi soạn thảo văn bản. Hãy cùng Ketoan.vn tìm hiểu các quy định này tại bài viết dưới đây.

Quy định chung về phông chữ và cỡ chữ

Trước đây phông chữ và cỡ chữ chuẩn được thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 5/3/2020, văn bản hành chính được trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó:

+ Phông chữ chuẩn là phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

+ Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

Quy định riêng đối với từng thể thức văn bản

Như đã nói ở trên, ngoài quy định chung thì tùy theo từng thể thức văn bản sẽ có quy định về cỡ chữ và kiểu chữ khác nhau.

Đối với các thể thức chính

Các thể thức chính là Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan,… Cụ thể cỡ chữ và kiểu chữ đối với từng thể thức chính được tổng hợp như sau:

Thể thức
Kiểu chữ
Cỡ chữ

Quốc hiệu
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chữ in hoa, kiểu đứng, chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tiêu ngữ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chữ in thường, kiểu đứng, chữ đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 12 hoặc 13

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
Chữ in hoa, kiểu đứng
Cỡ chữ 12 hoặc 13

Số văn bản
Chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải thêm số “0” đằng trước
Cỡ chữ 13

Ký hiệu văn bản
Chữ in hoa, kiểu đứng
Cỡ chữ 13

Thời gian ban hành văn bản
Chữ số Ả Rập. Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số “0” vào phía trước.
Cỡ chữ 13 đến 14

Địa danh văn bản
Chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh viết hoa
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên loại văn bản
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Trích yếu nội dung
Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Phụ lục sau chữ “V/v”
Chữ in thường, kiểu đứng
Cỡ chữ 12 hoặc 13

Căn cứ ban hành văn bản
Chữ in thường, kiểu nghiêng
Cỡ chữ 13 hoặc 14

“Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tiêu đề của phần, chương
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục
Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ từ 13 đến 14

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều
Chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn

Nội dung văn bản
Chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt.
Cỡ chữ từ 13 đến 14

Họ, tên của người ký văn bản
Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen.
Cỡ chữ 10

“Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
Chữ in thường, kiểu đứng
Cỡ chữ từ 13 đến 14

Từ “Nơi nhận” + thông tin
Chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm
Cỡ chữ 12

Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Chữ in thường, kiểu đứng
Cỡ chữ 11

Đối với các thể thức khác

Với các thể thức khác như tên phụ lục, số và ký hiệu văn bản,… thì quy định về kiểu chữ và cỡ chữ như sau:

Thành phần, thể thức
Kiểu chữ
Cỡ chữ

Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục
Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm
Cỡ chữ 14

Tên Phụ lục
Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục
Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen.
Cỡ chữ 13 hoặc14

Chữ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu
Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi.
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”
Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm
Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Chữ in thường, kiểu đứng
Cỡ chữ từ 11 hoặc 12

Trên đây là các quy định về phông chữ, kiểu chữ và cỡ chữ chuẩn đối với các thể thức văn bản khi soạn thảo văn bản trong Word. Người soạn thảo phải nắm bắt rõ các thông tin này và tuân theo để chủ động trong công việc của mình. Chúc các bạn thành công.

Xem thêm:

Cách dồn văn bản nằm trọn trong một trang Word

3 Bước đơn giản để vẽ đường nét đứt trong Microsoft Word

Mẹo Word: Cách chèn chữ vào hình ảnh cực nhanh và đơn giản

Mời bạn đọc tải về Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán

Hướng dẫn cách mở nhiều file Word trên cùng một giao diện