Phần mềm ERP là gì? Quy trình triển khai ERP chuẩn nhất

Phần mềm ERP ngày nay đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng, nó là bộ công cụ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng trong quá trình hoạt động và vận hành doanh nghiệp đồng thời đây cũng là xu hướng không thể đi ngược lại của doanh nghiệp. Vậy thực chất nó là gì? Tại sao lại được áp dụng nhiều đến vậy? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này.

1. Phần mềm ERP là gì?

Để hiểu rõ hơn về phần mềm ERP, các bạn hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu tiếp ở phần bên dưới đây.

1.1 ERP là gì?

Phần mềm ERP là một hệ thống tập hợp các phần mềm khác nhau giúp quản lý và nhân viên,… Xây dựng quy trình chuẩn mực để tương tác với nhau trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể quản lý một cách toàn diện, giúp sức mạnh doanh nghiệp phát triển.

ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.

• Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động một cách tốt nhất.

• Resource (Nguồn lực): Là những tài nguyên của doanh nghiệp. Là những tài sản có sẵn, liên quan đến công ty hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Nhân sự cũng là một nguồn tài nguyên vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

• Planning (Hoạch định): là dự định, kế hoạch. Nhân viên ở các phòng ban trao đổi để giải quyết công việc ngắn hạn hoặc dài hạn. Quá trình này dù phức tạp hay đơn giản cũng sẽ tác động đến mọi cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp.

ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one. Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z. Một nền tảng tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán và vận hành doanh nghiệp rất phù hợp với công ty lớn.

1.2 Các phân hệ của phần mềm ERP

Một hệ thống ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Finance – Kế toán tài chính

• Sales and Distribution – Quản lý phân phối và bán hàng

• Purchase Control – Quản lý mua hàng

• Stock Control – Quản lý tồn kho

• Production Planning and Control – Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

• Project Management – Quản lý dự án

• Service Management – Quản lý dịch vụ

• Human Resource Management – Quản lý nhân sự

• Management Reporting – Báo cáo quản trị

• Tax Reports – Báo cáo thuế

Ở mỗi phân hệ sẽ có các module với chức năng nhỏ hơn. Hiện nay hệ thống phần mềm ERP sẽ được liên kết với nhau, liên kết với máy tính, điện thoại di động để thuận tiện cho việc truy cập từ xa.

2. Phân loại phần mềm ERP

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:

• ERP đóng gói: Là loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

• ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển. Tuy nhiên, các phần mềm erp viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu này thường thích hợp những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.

• ERP nước ngoài: Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và nhiều phần còn chưa hợp lý với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay. Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,…hầu hết đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.

Bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP MISA AMIS

3. Đặc trưng của phần mềm ERP

Có 4 đặc điểm nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP như sau:

• Phần mềm có khả năng hợp nhất mọi quy trình để quản lý, sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, cá nhân và quy trình làm việc được kết nối thành một hệ thống rõ ràng, liền mạch.
• Phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và quản lý tốt hơn chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.
• ERP được hoạt động theo nguyên tắc là kế hoạch cụ thể. Mỗi thành viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình từ đó có thể dễ dàng áp dụng vào việc sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).
• Dó có tính liên kết chặt chẽ và linh hoạt giữa các phòng ban với nhau nên nhờ đó mà có thể trao đổi dễ dàng để nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Lợi ích khi sử dụng ERP để quản trị doanh nghiệp

Mục đích của phần mềm quản trị ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự…

4.1 Quản trị tài chính – kế toán

Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải nắm được các chỉ số báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên sự chênh lệch, thiếu đồng nhất là việc không thể tránh khỏi.

Với phần mềm quản trị ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh.

Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số thì tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót từ những phép tính thủ công, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Khi áp dụng phần mềm quản lý ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, sửa đổi để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

4.2 Quản lý quan hệ khách hàng 

Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Khách hàng là người sẽ đem đến lợi nhuận cho doanh nghiệp, bởi vậy mà các hoạt động chăm sóc khách hàng cần phải được coi trọng, sao cho khiến họ tiếp tục sử dụng sản phẩm của mình đồng thời trở thành đối tác lâu dài giúp quảng bá thương hiệu rộng rãi hơn.

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, chiếm được cảm tình trong lòng khách hàng. Giúp doanh nghiệp giải bài toán quản lý các tương tác với khách hàng của mình nhằm cải thiện mối quan hệ kinh doanh, giữ chân khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số. 

Trên phần mềm ERP doanh nghiệp có thể lưu trữ, phân tích và báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, lịch sử giao dịch, lịch sử tiếp cận giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện thông tin khách hàng, thấu hiểu khách hàng từ đó giúp DN chăm sóc khách hàng tốt hơn và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Ngoài ra dữ liệu khách hàng lưu trữ trên phần mềm ERP còn đáp ứng tính bảo mật cao hạn chế tình trạng thất thoát dữ liệu khách hàng.

4.3 Quản trị nguồn nhân lực

Để quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành công việc,… là điều bất khả thi.

Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể đưa ra mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng.

Không những thế, phần mềm quản trị erp còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.

4.4 Nâng cao năng suất làm việc

Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác.

Sử dụng hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

4.5 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, erp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

4.6 Thuận tiện liên lạc

Phần mềm quản trị ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Quan trọng hơn nữa là sẽ giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau giảm thiểu đi rất nhiều.

Không những thế, phần mềm quản lý ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

ERP còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. Phần mềm quản trị ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi mặt khác nhau khi vận hành.

5. Quy trình triển khai phần mềm ERP chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Việc triển khai ERP không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, mà đây là quá trình áp dụng những kiến thưc đã tích lỹ và kinh nghiệm quản lý, tác nghiệp. Tại Việt Nam đã nhiều doanh nghiệp triển khai ERP, bỏ ra nhiều chi phí lớn nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng. Vậy làm thế nào để triển khai được thuận tiện và cần chuẩn bị những gì để ứng dụng ERP hiệu quả nhất.

5.1 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

• Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến tất cả quyết định cũng như hiệu quả của việc sử dụng phần mềm ERP. Điều này cũng giúp doanh nghiệp hình dung ra được phần mềm như thế nào sẽ phù hợp với mình.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Một trong những điểm mà doanh nghiệp cần tìm hiểu nhà cung cấp đó là năng lực và một số dự án mà họ đã triển khai thành công.
• Triển khai dự án: Khi triển khai dự án cần sự phối hợp chặt chẽn giữ doanh nghiệp và nhà cung cấp.

5.2 Các bước triển khai ERP

Để triển khai ERP, các doanh nghiệp có thể kết hợp với mô hình thác nước Waterfall hoặc mô hình Agile. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP như sau:

• Bước 1: Khảo sát thực tế 

Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với các bộ phận để hiểu được quy trình và nhu cầu từ đó xác định được yêu cầu của các bộ phận.

• Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Với những khảo sát ở bước 1 thì đội ngũ BA sẽ tổng hợp thành tài liệu mô tả yêu cầu của người dùng. Tài liệu này sẽ được đội dự án ký thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình để thiết kế.

• Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu yêu cầu của người dùng, các bộ phận sẽ tiến hành lập trình để thiết kế các chức năng theo yêu cầu. Thời gian thiết kế phụ thuộc vào các chức năng cần có trong phần mềm dựa theo nhu cầu của doanh nghiệp.

• Bước 4: Test hệ thống ERP

Sau khi đội lập trình đã hoàn thiện các chức năng của phần mềm thì đội ngũ kiểm thử (Tester) sẽ tiến hành kiểm tra, tìm kiếm các lỗi. Đến khi phần mềm hoàn hảo nhất thì sẽ được chuyển cho khách hàng.

• Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi bên sản xuất đưa phần mềm, thì doanh nghiệp sẽ đưa nhân sự key vào để đào tạo và sử dụng thử. Mặc dù phần mềm đã được kiểm thử nhưng trong quá trình hoạt động thực tế thì sẽ giúp cả hai bên sẽ có có được những đánh giá thực tế nhất để điều chỉnh kịp thời.

Để triển khai phần mềm ERP được thành công, các nhà quản lý cần phải giám sát liên tục để và kiểm tra kỹ lưỡng cũng như đo lượng hiệu quả khi áp dụng giải pháp này vào thực tế. Từ đó để có thể đưa ra những điều chỉnh thích hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

• Bước 6: Nghiệm thu hệ thống ERP

Sau khi vận hành thử, nếu không gặp khó khăn gì thì đơn vị cung cấp và doanh nghiệp tiến hành tổng kết và nghiệm thu kết thúc dự án. Nếu phát sinh trục trặc thì sẽ tiến hành chỉnh sửa và quay lại bước sử dụng thử.

6. Phần mềm quản trị ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phần mềm ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng cần cân nhắc thêm các vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Để xác định xem doanh nghiệp của mình đã cần sử dụng ERP hay chưa, bạn có thể dựa trên các dấu hiệu sau:

• Doanh nghiệp của bạn đang có một lương các giao dịch “khổng lồ”, quy mô lớn và khó khăn trong việc quản lý thì phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro không đáng có.
• Tình trạng sai sót trong khi nhập liệu thường xuyên xảy ra. Ví dụ như:  số lượng hoàng hóa chênh lệch, sai tỷ giá, giao nhầm đơn hàng, thông tin hóa đơn lẫn lộn,hông xác định được hàng tồn kho hoặc số lượng quá lớn, nhiều khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
• Bộ máy quản lý cồng kềnh, không linh động trong công việc.
• Khó khăn khi sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ rời rạc để quản lý. Tốn nhiều chi phí nhưng không đem lại hiệu quả
• Các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, đem lại hiệu quả tức thì có thể áp dụng ERP để hỗ trợ điều hành và quản lý công việc.

7. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP so với những phần mềm quản lý rời rạc?

Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.

Đối với các phần mềm rời rạc thì chỉ phục vụ cho một phòng ban với nhiệm vụ nhất định riêng biệt. Việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công và năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Với ERP thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.

8. Nên lựa chọn phần mềm quản trị ERP như thế nào?

Thị trường ERP Việt Nam có sự tham gia của các công ty cung các dạng phần mềm erp khác nhau.

Lợi thế mà phần mềm ERP trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm quản lý ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… trong nước, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.

Phần mềm ERP rõ ràng là một công cụ, người trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hạn chế về ngân sách, hoặc không có nhu cầu sử dụng hết tất cả module trên của phần mềm ERP thì làm thế nào?

Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu sử dụng và đầu tư vào các gói module nhỏ của ERP để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí. Lấy ví dụ nếu doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tối ưu năng suất lao động thì nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý công việc, phần mềm CRM ( quản lý bán hàng), phần mềm HRM ( quản lý nhân sự),…

Phần mềm quản lý công việc là công cụ được sử dụng để lập kế hoạch, phân bổ công việc, giao việc, theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc đối với mọi công việc, dự án lớn nhỏ. Phần mềm này cho phép các doanh nghiệp, chủ đầu tư, nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng khởi tạo, phân loại, quản lý công việc từ xa và dự án một cách khoa học. 

9. Những lưu ý khi triển khai ERP cho doanh nghiệp

Để quá trình triển khai ERP được tốt nhất, doanh nghiệp nên lưu ý một vài điều dưới đây:

9.1 Có kế hoạch về tài chính, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai

Trước khi bắt tay vào thực hiện ERP doanh nghiệp cần hoạch định và lên kế hoạch về nguồn lực, tài chính và thời gian bởi:

• ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn

Theo ERP Report 2022 từ Panorama, thì một doanh nghiệp quy mô vừa khi triển khai ERP tổng thể sẽ cần bỏ ra từ $150.000 đến $750.000.  Chi phí triển khai ERP phụ thuộc nhiều vào quy mô, loại giải pháp, tài nguyên bổ sung của doanh nghiệp. Tùy từng quy mô sẽ có những yêu cầu đối với phần mềm ERP chuyên sâu khác nhau đặc biệt nó còn phụ thuộc vào ngành nghề. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào giai đoạn mà doanh nghiệp triển khai ERP.

Thông thường tỷ lệ chi phí cho ERP thường được phân bổ như sau: 5-10% cho quản lý hệ thống, 10-20% là cơ sở hạ tầng, 15-30% là chi phí phần mềm và 40-60% thuộc về đội ngũ nhân sự triển khai vận hành.

Chính vì thế để xác định được chi phí khi triển khai áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp, thì cần xác định được nhu cầu, quy trình tích hợp cũng như định hướng phát triển như thế nào để hạch toán chi phí rõ nhất.

• ERP tốn nhiều thời gian triển khai

Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, để triển khai hệ thống ERP thì sẽ  thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2- 5 năm. Bởi phải trải qua nhiều quá trình kiểm thử, cải tiến nhiều lần trước khi áp dụng. Doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm  nhiều thiết bị, cơ sở hạ tầng chu đáo và đầy đủ nhất để có thể đáp ứng được việc thực hiện, nhân sự cũng cần thời gian học hỏi và thích nghi.

9.2 Có phương án phòng trừ rủi ro tiềm ẩn của ERP

Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát lớn cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng

9.3 Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể, cụ thể:

Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới.

Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.

Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.

Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:

Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…

Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

10. Giải pháp ERP của MISA AMIS phù hợp với mọi doanh nghiệp

Phần mềm ERP MISA AMIS đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ Kế toán, Marketing – bán hàng, Quản lý nhân sự, quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như: thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp, giáo dục, …. và hợp lý cho mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Đây là một phân hệ thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất của MISA.

Ưu điểm nổi trội – nâng cao của MISA AMIS

• Tiết kiệm ngay 25% chi phí:  Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ, hạn chế đầu tư lãng phí vào cơ sở hạ tầng và quản trị

  hệ thống.

• Tăng trưởng 32% lợi nhuận: Giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh dễ dàng, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng trưởng 47% năng suất vượt bậc.

• Làm việc trên một nền tảng: Cung cấp đầy đủ các ứng dụng trên 1 nền tảng giúp dữ liệu được liên thông, đồng nhất giữa các

  phòng ban.

• Làm việc Online mọi lúc, mọi nơi: Nhiều người có thể làm việc cùng lúc, quản lý dữ liệu Online, tránh rủi ro mất dữ liệu do sự cố

  máy tính.

• Sử dụng được trên hầu hết các thiết bị phổ biến nhất hiện nay

• Chi phí triển khai và sử dụng phần mềm hợp lý.

• Nhiều kênh hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng giúp khách hàng an tâm, tin tưởng (tổng đài hỗ trợ MISA Support, Website help.amis.vn, group cộng đồng trên Facebook…)

12. Kết luận 

Mong rằng với những thông tin về phần mềm ERP là gì ở bên trên sẽ hữu ích đối với các bạn trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình. Cùng đón đọc những bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!

 8,699 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

3

Trung bình:

5

]