Phân biệt quy trình, quá trình và hướng dẫn công việc 4.0 – Học Viện Tư Vấn – Đào Tạo PMS

Đã bao giờ bạn có một vài giây lấn cấn giữa hai cụm từ “quá trình – process” và “quy trình – procedure” chưa? Và rồi… nghe cũng na ná, thôi thì dùng đại cái nào cũng được, chắc cũng như nhau. Thậm chí, đem từ “process” đi dịch nghĩa tiếng Anh ra thì nó cũng ghi nghĩa là “quá trình, quy trình”. Đúng là nhọc nhằn thật phải không ạ? Lại thêm “quy trình” với “hướng dẫn công việc – work instruction” thì sao? Thực tế là nhiều người viết hướng dẫn công việc nhưng lại gọi nó là quy trình hoặc định nghĩa một quy trình giống như quá trình.

Vậy cuối cùng thì quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc là những gì? Phân biệt ra làm sao? PMS sẽ giúp bạn hiểu về 3 khái niệm này thật rõ ràng để sử dụng cho đúng nhé.

ISO 9000:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng) đã định nghĩa quá trình là “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến.” Trong đó, “kết quả dự kiến” của một quá trình được gọi là đầu ra, sản phẩm hay dịch vụ. Đầu vào của một quá trình thường là đầu ra của các quá trình khác và đầu ra của một quá trình thường là đầu vào cho các quá trình khác.

Do đó, ta có thể nói ngắn gọn “Quá trình là tập hợp các hành động chuyển đầu vào thành đầu ra” – mà phải là đầu ra mong muốn. Ví dụ: Nấu cơm thì đầu vào là gạo, nước, nồi nấu cơm,… Đầu ra mong muốn là cơm. Còn nếu nấu cơm mà ra cháo là không đạt được “kết quả dự kiến” của quá trình rồi.

Nói thêm một chút về quá trình, đầu vào của một quá trình cốt yếu tập trung vào 5Ms. Lại lấy ví dụ về quá trình nấu cơm. Nấu cơm thì ta cần có:

+Gạo (Material)

+Nồi (Machine)

+Đổ bao nhiêu nước, đong bao nhiêu gạo (Method)

+Có người đong gạo, vo gạo (Man)

+Nấu ở điều kiện thời tiết quá lạnh, nước lâu sôi chẳng hạn (Mother nature)

Cho nên nếu đầu ra mong muốn mà không đạt thì đa số cũng chỉ tập trung xoay quanh các yếu tố trên.

ISO 9000:2015 cũng định nghĩa quy trình/ thủ tục là “các thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình.” Vậy nên, có thể nói (các) quy trình dùng để mô tả quá trình. Những câu hỏi cần được trả lời trong một quy trình thường bao gồm:

Đầu vào đến từ đâu?

Đầu ra sẽ đến đâu?

Ai sẽ thực hiện, thực hiện cái gì và khi nào?

Làm sao để biết là đã thực hiện đúng?

Có những tiêu chuẩn, luật định nào liên quan?…

Trong các ngành công nghiệp, các quy trình thường được biết đến với cách gọi là:

+Standard Operating Procedure (SOP) – Quy trình thao tác chuẩn

+Good Manufacturing Practices (GMP) – Thực hành sản xuất tốt…

Các quy trình được yêu cầu thực hiện như là sự tuân thủ bắt buộc, giúp cho tổ chức ngăn ngừa lỗi. Một quá trình đơn giản có thể được mô tả bởi một quy trình. Ngược lại, đối với những quá trình phức tạp sẽ cần nhiều quy trình hơn. Ngoài ra, ISO 9001 còn yêu cầu các quy trình được lập thành văn bản để lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng của một công ty, sẽ bao gồm các thông tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động của các quá trình. Ví dụ: quá trình sản xuất kẹo gồm có quy trình nấu kẹo, quy trình gói kẹo chẳng hạn.

Hướng dẫn công việc đơn giản là các tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng từng bước một phải tuần theo để thực hiện chính xác bất kỳ hoạt động hoặc công việc/ nhiệm vụ cụ thể nào. Các hướng dẫn công việc chủ yếu tập trung vào việc giải thích một hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện như thế nào và việc tuân theo là bắt buộc. Thường sẽ được trình bày dưới dạng mô tả các bước thực hiện. Bước 1 làm gì, bước 2 làm gì,…

Lấy ví dụ quá trình sản xuất kẹo, tại quy trình đóng gói, ta có thể hướng dẫn gói kẹo, hướng dẫn kiểm tra kẹo sau khi gói. Hoặc hướng dẫn lựa kẹo đóng gói không đúng tiêu chuẩn để tách riêng, loại bỏ chẳng hạn. Cụ thể thêm chút nữa, lấy ví dụ hướng dẫn công việc lựa kẹo đóng gói không đúng tiêu chuẩn ta có các bước:

B1: Cầm viên kẹo lên, soi dưới ánh đèn

B2: Xoay 1 vòng từ trái qua phải để kiểm tra xem giấy gói kín chưa, có bị hở không

B3: Kiểm tra 2 đầu quấn của kẹo đã được quấn đúng chưa

>>>Xem thêm các khóa học đào tạo kỹ năng quản lý tại PMS

Dưới đây là một số điểm khác biệt giúp bạn dễ dàng nhận dạng 3 khái niệm này:

Quá trình

Quy trình

Hướng dẫn công việc

Chuỗi các hoạt động biến đổi đầu vào thành đầu ra
Cách thức/ phương thức để thực hiện quá trình hay công việc
Mô tả các bước một cách rất chi tiết để thực hiện một công việc/ nhiệm vụ cụ thể

Điều phối công việc
Phương thức bắt buộc
Hướng dẫn bắt buộc

Có thể gồm 0,1 hoặc nhiều quy trình
Có thể gồm 0, 1 hoặc nhiều hướng dẫn công việc
Chỉ tập trung vào việc hướng dẫn cho 1 công việc/ nhiệm vụ

Đảm bảo lưu giữ tất cả các thông tin được ghi lại (hồ sơ bắt buộc) và truy xuất nguồn gốc đối với kiểm soát chất lượng ISO
Thông tin tài liệu cần thiết (theo yêu cầu của ISO 9001) để lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát các quá trình hiệu quả
Tùy chọn một hệ thống dựa trên ISO 9001, đảm bảo các hoạt động vận hành một cách đúng đắn nhất quán

Đảm bảo QMS chạy đúng và thống nhất theo chính sách và luật định yêu cầu
Đảm bảo QMS được định nghĩa đúng để chạy theo chính sách và luật định yêu cầu
Đảm bảo vận hành thống nhất bởi người thực hiện công việc theo chính sách và luật định yêu cầu

Vậy là chúng ta đã có được các nhìn cơ bản và rõ ràng về quá trình, quy trình và hướng dẫn công việc. Mong rằng sẽ hữu ích với bạn đọc.

Nguồn: Internet

Trường PMS