Những điều cần biết về kinh doanh văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo là loại hình kinh doanh còn khá mới mẻ ở thị trường Việt Nam nhưng vì sao lại được nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là những start up quan tâm đến thế? Vậy, văn phòng ảo là gì và có những lưu ý nào để không đánh mất cơ hội khi kinh doanh loại hình văn phòng này?

SMARTOS sẽ cùng bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Mô hình văn phòng ảo là một loại hình văn phòng (Virtual Office) đã có từ lâu trên thế giới nhưng hiện vẫn còn khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Với nhu cầu mở rộng kinh doanh và giao tiếp với khách hàng, doanh nghiệp sẽ thường mở văn phòng tại các thành phố lớn và trong các tòa nhà ở trung tâm. Bảng hiệu doanh nghiệp, logo công ty và các thiết bị văn phòng đều được trang bị sẵn. Khi thuê loại hình văn phòng này, mặc nhiên doanh nghiệp sẽ có được diện mạo như một văn phòng truyền thống với đầy đủ cơ sở vật chất:

Lễ tân trực điện thoại, nhận thư, fax…Sau khi tiếp nhận điện thoại của khách hàng, thông tin sẽ được chuyển trực tiếp đến doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân thường do đơn vị cung cấp không gian cho thuê cung cấp nên doanh nghiệp không phải tốn thêm chi phí nhân sự
Các thông tin doanh nghiệm như: địa chỉ, số điện thoại, số máy fax… đều hợp pháp
Không gian văn phòng tiện nghi và đầy đủ: phòng họp, phòng chờ, máy photocopy, máy fax, bảng trắng… đều có sẵn

Khách hàng của mô hình văn phòng ảo là những ai?

Nhờ vào tính linh hoạt và lợi ích của văn phòng ảo mà mô hình này ngày càng được ưu chuộng, cho phép các doanh nghiệp gia tăng doanh thu và giảm đáng kể chi phí mặt bằng, nhân sự. Dưới đây là những đối tượng khách hàng thường xuyên của của loại hình văn phòng cho thuê này:

Những cá nhân bắt đầu kinh doanh nhưng không muốn để địa chỉ nhà riêng và số di động cá nhân lên các ẩn phẩm truyền thông
Những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những doanh nghiệp khởi nghiệp
Những doanh nghiệp muốn sở hữu cho thuê văn phòng gần trung tâm thành phố để tạo điều kiện giao dịch đối với khách hàng
Những nhóm chuyên viên tư vấn, nhóm dự án
Những công ty muốn đặt văn phòng đại diện ở một thành phố hay một quốc gia khác
Những công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian điều tra thị trường
Bất kì ai muốn xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp nhưng không phải tốn quá nhiều chi phí

Những tiện ích dịch vụ của mô hình văn phòng ảo

Kinh doanh văn phòng ảo được ví như bước đi tiên phong trong xu thế kinh doanh của tương lai. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung toàn bộ tâm sức và trí lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, những tiện ích khác đã được nhà cung cấp không gian hỗ trợ đầy đủ:

Địa chỉ đăng ký kinh doanh và giao dịch nằm trong khu vực trung tâm các thành phố lớn. Theo nghiên cứu cho thấy, khách hàng thường đánh giá cao doanh nghiệp có văn phòng nằm ở các vị trí đắc địa
Đường dây hotline và hộp thư thoại hoạt động 24/7 phục vụ tốt cho việc chăm sóc khách hàng
Bản thân doanh nghiệp thuê văn phòng được thừa hưởng nhiều tiện ích của một không gian hiện đại và đầy đủ cơ sở vật chất như: điều hòa, máy photo, scan…
Khu vực tiếp khách sang trọng, rộng rãi. Thay vì phải thuê một văn phòng riêng với mức kinh phí đắt đỏ. Doanh nghiệp có thể tiếp khách và giao dịch ngay trong một không gian văn phòng hiện đại, sang trọng
Dễ dàng tiếp cận khách hàng ở các thành phố khác để phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Không gian làm việc chuyên nghiệp tại một văn phòng ảo

Không gian làm việc chuyên nghiệp và thoáng đãng

Doanh nghiệp lựa chọn mô hình kinh doanh văn phòng ảo cần chuẩn bị những gì?

Xem thêm: CÓ NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CRM MIỄN PHÍ KHI KINH DOANH VĂN PHÒNG ẢO

Nguồn vốn phù hợp

Vốn luôn luôn là yếu tố quan trọng bậc nhất trước khi bạn muốn thực hiện bất cứ dự án nào. Kinh doanh văn phòng ảo là một lĩnh vực khá đặc thù. Mô hình kinh doanh này không những cần một số vốn lớn, mà còn đòi hỏi trình độ quản lý.
Thật khó để có thể xác định số tiền bạn cần chuẩn bị khi muốn đầu tư vào mô hình kinh doanh này. Bởi lẽ mỗi một nơi sẽ có những mức chi phí khác nhau. Ví dụ như ở các tỉnh, chi phí thuê nhà để kinh doanh sẽ rẻ hơn. Song chi phí thuê nhân viên và những dịch vụ khác sẽ đắt hơn. Trong khi đó, ở trung tâm TP.HCM chi phí thuê nhà sẽ rất đắt đỏ. Chi phí khác lại rẻ hơn do có sự cạnh tranh giữa các đơn vị cung ứng. Nhìn chung, để có thể lựa chọn mô hình kinh doanh văn phòng ảo, mức vốn cần chuẩn bị tối thiểu từ vài trăm đến vài tỷ. Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn văn phòng chia sẻ là giải pháp tiết kiệm chi phí cho bạn

Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất luôn luôn là hạng mục tốn công sức và thời gian bậc nhất đối với bất cứ một dự án nào. Trong việc kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, yếu tố này càng quan trọng hơn cả. Bởi lẽ văn phòng có hút khách hay không? Có đáp ứng được nhu cầu của người thuê hay không phần lớn nằm ở cở sở vật chất. Mô hình kinh doanh mô hình văn phòng này cần phải chuẩn bị những trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho văn phòng như: Máy photocopy, hệ thống điều hòa, đèn điện chiếu sáng, hệ thống wifi ổn định…
Bên cạnh đó, những thiết bị quan trọng khác như phòng cháy chữa cháy, nguồn nước cũng cần có đủ. Không gian sinh hoạt chung, tiếp khách chung của văn phòng cần phải có bàn ghế, bình nước, đồ trang trí. Những vật dụng này sẽ tốn kém khá nhiều một khoản chi phí thiết thực. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần lên dự trù kinh phí để có được bức tranh toàn cảnh.

Trình độ quản lý của cấp lãnh đạo

Rất nhiều người cho rằng, chỉ cần có vốn là có thể kinh doanh cho thuê văn phòng ảo. Trên thực tế, dù vốn của bạn có dồi dào đến mấy nhưng nếu nhà quản trị không có kĩ năng quản lý thì sẽ rất khó để thành công.
Để quản lý mô hình kinh doanh văn phòng cho thuê này, nhà quản trị cần phải làm rất nhiều việc: quản lý việc vận hành văn phòng, quản lý doanh thu, quản lý những vấn đề phát sinh, cân đối giữa nguồn vốn tái đầu tư và lợi nhuận.
Có hai cách để bạn có thể nâng cao trình độ quản lý của mình. Cách thứ nhất là mày mò tự học và tự rút ra kinh nghiệm. Cách thứ hai là thuê một người có năng lực quản lý để học tập từ họ. Có rất nhiều người cho rằng chỉ cần có tiền là có thể kinh doanh. Đây là một cách nghĩ rất sai lệch. Nếu như không có trình độ quản lý, nhà quản trị sẽ khó có thể đưa doanh nghiệp của mình cất cán.

Hệ thống công nghệ thông minh hỗ trợ quản lý và vận hành

Xem thêm: TOP 13 PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỐT NHẤT CHO MÔ HÌNH KINH DOANH VĂN PHÒNG ẢO

Bên cạnh những yếu tố trên, khi kinh doanh văn phòng ảo, chủ đầu tư cũng cần chú trọng hơn đến công cụ giúp quản lý không gian chuyên nghiệp, khoa học và từ đó tạo dựng uy tín thương hiệu tốt nhằm thu hút được nhiều khách.

Một phần mềm quản lý vận hành không gian thông minh và phù hợp có thể mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn:

Hỗ trợ giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu suất làm việc của từng nhân viên để có chiến lược KPI rõ ràng
Giảm thiểu chi phí nhân lực và thời gian vào các tác vụ xử lí thông tin thông qua giấy tờ, Excel…
Thông qua các báo cáo trực quan từ phần mềm, quản trị có thể dự đoán được cơ hội kinh doanh trong tương lai, cũng như kịp thời nhận định được những khó khăn hay rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp
Thiết lập, quản lý và theo dõi sát sao những thông tin liên quan đến khách hàng để đưa ra những chiến lược Sales & Marketing hợp lý nhất
Ngoài ra phần mềm quản lý vận hành không gian còn cung cấp rất nhiều những tính năng quan trọng khác mà nhà quản trị có thể dựa vào đó để nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh dù là đang ở bất kì nơi đâu.

Trong những phần mềm đang có mặt trên thị trường, thì phần mềm quản lý không gian Smartos mang lại giải pháp tối ưu giúp và toàn diện nhất, đảm bảo hoạt động hiệu quả của mô hình văn phòng ảo. Ứng dụng phần mềm quản lý không gian Smartos giúp bạn dễ dàng quản lý tòa nhà văn phòng, tình trạng cơ sở vật chất, số lượng phòng, chỗ ngồi, thông tin khách hàng….

Phần mềm quản lý không gian Smartos giúp số hóa thông tin, giấy tờ và các dữ liệu liên quan đến khách hàng. Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh chỉ với một màn hình Dashboard, tối ưu quy trình vận hành và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.