Những điều cần biết về business process management

BPM là gì?

BPM (Business Process Management – Quản trị quy trình nghiệp vụ), xét về mặt quản lý, là cách tiếp cận có hệ thống nhằm giúp các tổ chức/ doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu cần thiết. Về mặt công nghệ, BPM là một bộ công cụ giúp tổ chức/ doanh nghiệp thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình kinh doanh một cách linh hoạt.

Có thể coi BPM là công nghệ thúc đẩy hợp tác giữa công nghệ thông tin và người dùng nhằm xây dựng các ứng dụng có khả năng tích hợp con người, quy trình và thông tin trong doanh nghiệp.

Những lợi ích to lớn mà BPM đem lại cho doanh nghiệp:

• Biến các quy trình nghiệp vụ được thực hiện trên giấy tờ thành các quy trình điện tử. Giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai lầm đồng thời nâng cao tính hiệu quả và năng suất lao động.

• Nâng cao khả năng điều khiển, trách nhiệm giải trình và tính linh hoạt của nghiệp vụ. Nó sẽ hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ bên trong và bên ngoài, hạn chế sự dư thừa và tăng tính tự động hóa.

• BPM đưa ra một con đường ngắn nhất từ thiết kế quy trình tới hệ thống sử dụng quy trình đó. Nó không hoàn toàn là “phát triển ứng dụng nhanh – RAD”. Thay vào đó, nó sẽ tách biệt việc phát triển ứng dụng khỏi các chu trình nghiệp vụ.

• BPM hỗ trợ mô hình xử lý trên – xuống và dưới – lên

• BPM là một nền tảng cho việc chia sẻ các quy trình nghiệp vụ đầu cuối tương tự như cách thức mà DBMS (hệ quản trị cơ sở dữ liệu) chia sẻ dữ liệu, cả giữa các ứng dụng và các đối tác kinh doanh. BPM cung cấp một nền tảng để xây dựng nên các thế hệ ứng dụng nghiệp vụ tiếp theo.

• BPM hỗ trợ khả năng tích hợp, cộng tác, kết hợp và phân tách các quy trình bất kể về mặt xuất xứ của chúng cũng như độc lập với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác nhau. BPM tạo ra các mẫu quy trình có thể được tái sử dụng.

• BPM được định rõ bởi khả năng có thể thay đổi quy trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng tùy theo chu trình của nghiệp vụ đó (có thể theo từng ngày, từng tuần hoặc từng quý).

• Cung cấp thông tin phản hồi về tình trạng của quy trình theo cơ chế thời gian thực.

• Đưa ra được các đánh giá về thời gian và chi phí của quy trình. Trên cơ sở đó, đưa ra được các phương pháp nhằm tối ưu hóa quy trình.

• Các quy trình BPM có tính trong suốt và liên tục và bao gồm tất cả các thông tin về các thành phần trong vòng đời của một quy trình.

• BPM hỗ trợ các hoạt động thường xuyên phải thay đổi, giám sát và quản lý công việc giữa các công ty. Nó giúp cho việc củng cố và nâng cao các mắt xích liên kết trong toàn bộ quy trình.

• BPM hỗ trợ môi trường cộng tác cho các đối tác và cung cấp phương tiện để đánh giá, phân tích các quy trình.

Giá trị của BPM được thể hiện qua ba yếu tố:

1, Hiệu suất:

Một trong nhựng lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp thường nhận ra chính là hiệu suất hoạt động gia tăng đáng kể khi áp dụng một nền tảng BPM. Nhìn chung, nhiều quy trình thường mang lại hiệu suất kém, không cần thiết vì một số lý do như thực hiện thủ công, yếu kém trong việc bàn giao giữa các phòng ban, và thiếu khả năng tổng hợp, giám sát tiến độ công việc. Việc ứng dụng BPM giúp doanh nghiệp nhận ra và loại bỏ những mấu chốt dẫn tới hiệu suất kém.

2, Hiệu quả

Một khi quy trình đạt hiệu suất tốt, BPM sau đó có thể làm cho quy trình đó trở nên hiểu quả hơn. Trong số các lợi ích mang lại từ các quy trình mạnh mẽ, Hiệu quả là yếu tố đánh giá khả năng xử lý các trường hợp ngoại lệ nhanh và tốt hơn, đưa ra các quyết định,và thực hiện nhất quán, nhằm mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội. Tổ chức sẽ gia tăng lợi nhuận và năng lực cạnh tranh một khi tất cả các quy trình kinh doanh được vận hành 1 cách hiệu quả, phù hợp với chiến lược, mục tiêu của tổ chức.

3, Linh hoạt

Nhu cầu của khách hàng ngày càng nhiều và luôn thay đổi theo thời gian, các quy trình đã có sẽ phải thay đổi hoặc được tạo mới để phù hợp với những yêu cầu đó. Tuy nhiên các tổ chức/ doanh nghiệp thường sẽ chỉ thay đổi một vài bước trong quy trình hoặc kế thừa một số bước hoạt động đã có để tạo ra một quy trình sản phẩm dịch vụ mới. Giải pháp BPM sẽ cung cấp nền tảng và công cụ để doanh nghiệp/ tổ chức kế thừa và thay đổi quy trình hoạt động một cách nhanh chóng, trực quan.

Thông qua hệ thống quản trị quy trình nghiệp vụ BPM, các tổ chức doanh nghiệp có thể thay đổi các quy trình nghiệp vụ hiện tại, tạo ra các quy trình mới nhanh chóng, trơn tru, liền mạch, và hiệu quả hơn các phương thức lập trình truyền thống. Nền tảng này giúp duy trì sự linh hoạt, và nhanh chóng thích nghi với những thay đổi thị trường sẽ là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của mỗi tổ chức.