Một vài khái niệm về Microsoft SharePoint

I. KHÁI NIỆM VỀ SHAREPOINT (SP)
1. Sharepoint là gì?

“Điểm lưu trữ và chia sẽ thông tin” bạn có thể hiểu tạm như vậy và thực tế thì SP có thể tích hợp tất cả những gì thuộc về Microsoft (MS) như Word, Excel, Project … vào chung hệ thống và cùng khai thác. SP chỉ đơn thuần như vậy sao? Nếu chỉ đơn giản như vậy thì làm sao SP trở thành một hiện tượng hiện tại được? Bạn hãy tưởng tượng: khi bạn có 1 không gian làm việc riêng, ở trong không gian đó bạn có thể bày ra những gì mình thích, làm những gì mình muốn nhằm phục vụ công việc tốt nhất. SP cung cấp cho bạn một không gian để làm việc, tự sáng tạo với cá dữ liệu cá nhân … Nói như vậy thì cũng chưa đủ để chúng ta thấy hết được về SP, hãy xem chả đẻ là Microsoft nói gì về con cưng SP nhé.
SP là một nền tảng của việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp trên nền WEB.
SP là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dung chia sẽ thông tin tốt nhất, dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet hay có thể chia sẽ ra bên ngoài Internet.

2. Làm được gì với sharepoint?

Ngoài việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên hoặc các nhóm kinh doanh còn có thể đầu tư sau vào việc phát triển các ứng dụng mỡ rộng cho doanh nghiệp. Nó được xem như là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng nhanh chóng , đáp ứng mọi nhu cầu trong kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay trong một phòng ban; hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cở và phức tạp với nhiều quy định xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp các phần mềm ứng dụng khác.

3. Sharepoint ứng dụng vào đâu?

Các thành phần của SP gồm có: sharepoint sites, sharepoint communities, sharepoint content, sharepoint search, sharepoint insights, sharepoint composites. Chi tiết từng thành phần sẽ được trình bày ở dưới.

II. CÁC THÀNH PHẦN CỦA SHAREPOINT
1. Sharepoint Sites

Cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng cổng thông tin ví dụ như: Webparts, các mô hình Security, khả năng cá nhân hóa từng trang, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa. Và khi chúng ta nhắc đén khái niệm sharepoint sites thì phạm vi của chúng không phải ở Team sites, hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa các công ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp và tất nhiên là có thể triển khai thành trang Internet cho phép khách hàng truy cập tự do.

2. Sharepoint Communities

Là khái niệm thứ hai của sharepoint đó là khả năng cho phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn. Nó bao gồm những hình thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo ra các Workspace (không gian làm việc) để chia sẽ tài liệu, tạo các Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẽ calendar (lịch làm việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm. Ngoài ra, nó còn bao gồm cả luôn công nghệ Enterprise 2.0 mới nhất (hay còn gọi là Social Computing). Sharepoint là một nền tảng tốt để phát triển mạng lưới social computing trong doanh nghiệp với sự hỗ trợ của blog và Wiki, RSS khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia tạo nên quan hệ nhân viên và mạng cộng đồng. Thêm vào đó, SP còn có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Lync nên chức năng sharepoint communites có thể bổ sung khả năng trình thể hiện Presence (thông tin trạng thái online, offline, free, busy …) , chat và chia sẽ trực tuyến.

3. Sharepoint Content

Là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc phân rã đến tổng hợp nội dung. SP quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML và cá nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki. Để đảm bảo việc tuân thủ những quy định về an toàn thông tin, SP cũng hỗ trợ việc quản lý vác chính sách và theo dõi việc chĩnh sữa nộ dung (Record Management), quản lý và tùy biến các Workflow (quy trình xử lý thông tin) , hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức năng giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được thông tin. Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có thể dung tiện ích quản lý thông tin lên Intranet cũng như Extranet và thậm chị là Internet site dành cho khách hành.

4. Sharepoint Search

Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thông tin trong tổ chức là khả năng tìm kiếm tốt nhất, giúp người dùng có thể tìm kiếm, khám phá ra những thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. SP Search có thể tạo ra những chỉ mục nội dung không chỉ trong những Sharepoint Sites, mà thậm chí có thể cho cả những hệ thống thông tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cở sở dữ liệu và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với Sharepoint. SP cũng có thể tìn kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ trong sơ đồ tổ chức … Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của sharepoint được gọi là FAST
Search Engine cho phép tìm kiếm thông minh theo kinh nghiệm người dùng và khả năng mở rộng quy mô tìm kiếm cho hàng tỷ tài liệu trong một tổ chức.

5. Sharepoint Insights

Chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc cộng tác và sự kết hợp chúng với những công cụ phân tích dữ liệu thông minh truyền thống giúp cho người dùng văn phòng khả năng phần tích và đánh giá những thông tin từ những dữ liệu bên trong doanh nghiệp, dựa trên SQL Server, SP có thể chia nhỏ những thông tin phần tán rời rạc thành những báo cáo dạng scorecard, Dashboard rất sinh động. Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu trúc và phi cấu trúc tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ chức. Người dùng có thể sàn lọc và phần tích những dữ liệu đó nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa Sharepoint và Excel, SP hiện là một trong những công cụ phân tích thông tin được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới và cho phép bạn có thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biền.

6. Sharepont Composites

Cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo đến những nhà phát triển ứng dụng nhữn công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra những ứng dụng ghép. Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SP Designer mới và không cần phải viết một dòng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của Site, tích hợp thêm được các Web Parts, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tương tự như thế những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự xây dựng những ứng dụng và CSDL quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ trong nội bộ một phòng hoặc cả một công ty thông qua Sharepoint Site nhưng vẫn được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT

III. LỢI ÍCH CỦA SHAREPOINT
1. Khả năng kết nối và thêm sức mạnh người dùng.

Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng. Với SP 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kĩ kinh nghiệm sử dụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho người dùng. Ví dụ: người dùng văn phòng có thể truy cập SP thông qua các trình duyệt khác nhau như IE, FireFox và Safari thêm vào đó họ còn có thể truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office. Bằng các đưa toàn bộ gia diện Ribbon vào SP, Microsoft đã làm cho sản phẩm thêm thân thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính năng của sản phẩm. Ngoài ra, Microsoft cũng đầu tư sau vào sản phẩm mới mang tên là Sharepoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp luôn trong bộ Offiice 2010 cho phép làm việc offline với những thông tin được lưu trữ trên SP bao gồm document, libratites, lists và kể cả những workflows.

2. Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên nền tảng thống nhất

Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việc cắt giảm chi phí luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng. Với môi trường kinh tế hiện nay, các công ty càng lúc càng phải siết chặt ngân sách cho IT nhưng đồng thời vẫn đòi hỏi nhiều giá trị hơn từ những đầu từ hiện tại SP 2010 cũng cấp thêm những cơ hội cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướng công nghệ mới nhất. Cụ thể, chỉ một lần đầu tư cho SharePoint 2010 bạn sẽ có trong tay một công cụ đa năng giải quyết nhiều vấn đề như quản lý nội dung tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu, làm việc cộng tác và nhiều hơn nữa. Những tính năng này trước đây từng được coi là những giải pháp hoàn toàn độc lập riêng lẻ, nhờ việc tích hợp tất cả những khả năng xử lý này trong một kiến trúc duy nhất mà SP 2010 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí triển khai, bảo mật và đặc biệt là bạn cũng sẽ không phải tốn chi phí và thời gian cho việc học quá nhiều sản phẩm khác nhau, công nghệ khác nhau. Từ việc tạo ra những ứng dụng cho nội bộ cho đến các ứng dụng quy mô chạy trên extranet và cả internet, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ công nghệ điện toán đám mây. Với SP 2010, bộ phận IT có thêm lựa chọn triển khai hạ tầng SP, bạn có thể triển khao trên Server tại doanh nghiệp hoặc dùng SP online với toàn bộ dữ liệu của Microsoft lưu trữ tại các datacenter toàn cầu. Với giải pháp này, chúng ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi phí mà nó đảm bảo rằng sẽ có một hệ thống tin cậy nhờ outsourcing phần lưu trữ và quản lý.

3. Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu công việc

Với SharePoint 2010, những nhà phát triển ứng dụng có thể tạo ra các chương trình quản lý nội dung và làm việc cộng tác chạy trong Firewall hoặc tương tác bên ngoài internet. Tất cả những khả năng của SharePoint đều có thể được mở rộng nhờ các hàm API hỗ trợ các chuẩn: LINQ và Web services. Microsoft cũng đã bổ sung thêm nhiều tính năng mới như Sliverlight Web Part và các Client Object Model mới.
Nhưng điểm quan trọng nhất đó chính là các dịch vụ Business Connectivity Services, hay viết tất là BCS. BCS cho phép bạn truy cập an toàn đến dữ liệu, workflows, các thành phần khác trong hệ thống ứng dụng, tất cả các truy cập tới Web Services, SQL connections hoặc .NET. Điều này có nghĩa là bạn sẽ được tăng thêm sức mạnh trong việc tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau trong nhiều hệ thống khác nhau với những dạng thông tin có cấu trúc hay bán cấu trúc trong SharePoint. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng BCS không chỉ trong các ứng dụng SharePoint và còn mở rộng ra cả các sản phẩm Microsoft Office 2010.
Cuối cùng, Microsoft cũng đã đầu tư rất nghiêm túc cho việc hỗ trợ những nhà lập trình phát triển ứng dụng. Visual Studio 2010 có
những công cụ mới để tạo và kiểm soát lỗi cho các các ứng dụng SharePoint, một giao diện đồ họa mới cho việc xây dựng Web Part và hỗ trợ tích hợp với Team foundation Server. Những người làm công việc lập trình cũng sẽ rất hưởng ứng chức năng Developer Dashboard mới mà họ có thể kích hoạt trên bất cứ trang SharePoint nào với mục đích debug hoặc chẩn đoán lỗi.