Liệt kê chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Cung cấp và quản lý các thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website doanh nghiệp và các trang tuyển dụng trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Mục Lục

2. Quản lý các công tác hành chính

Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.
Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.
Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận. Xây dựng các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phòng.

>>> Có thể bạn quan tâm:

Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận. Xây dựng các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phòng.>>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

3. Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp

Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông (website, poster, banner, brochure, folder…) và thực hiện việc truyền thông rõ ràng, nhất quán.
Xây dựng và quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc phát triển thương hiệu. Xử lý các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Tổ chức các buổi họp báo, sự kiện, hội nghị; lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình; viết và biên tập các bài viết PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng để có được hậu thuẫn tốt nhất trong việc quảng bá thương hiệu.
Tìm kiếm, xem xét, đề xuất tham gia, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước cũng như các chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

4. Quản lý các vấn đề pháp lý

>>> Bạn đọc thêm:

Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty. Chẳng hạn như: xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy định của công ty; hỗ trợ các phòng ban trong công ty các vấn đề pháp lý; đại diện cho công ty khi xảy ra các tranh chấp.>>> Bạn đọc thêm: Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự

5. Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Hàng năm cần xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách, kế hoạch công việc của phòng. Tiến hành tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để hoàn thành kế hoạch hoạt động đã đặt ra.