Kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính là gì?

Nhân viên hành chính là một vị trí công việc khá quen thuộc trong các doanh nghiệp, thế nhưng để làm tốt công việc này đòi hỏi ứng viên phải bồi dưỡng và trau dồi rất nhiều kiến thức và kỹ năng. Vậy những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính là gì? Trong bài viết dưới đây, Blog TopCV sẽ giải đáp giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên hành chính và những yếu tố để có thể làm tốt vị trí công việc này.

Nhân viên hành chính là ai?

Nhân viên hành chính là những người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và các nhiệm vụ khác tùy theo từng yêu cầu cụ thể. Đây được xem là một trong những bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Nhân viên hành chính mặc dù là vị trí công việc không mới, nhưng với tính chất công việc mang tính ổn định nên vị trí này vẫn luôn thu hút sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là với nữ giới.

Nhân viên hành chính là ai?

>>> Xem thêm: HR Admin là gì? 1001 câu hỏi về nghề quản trị hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính là làm gì ?

Nhắc đến công việc hành chính, nhiều người cho rằng đây là vị trí công việc khá khô khan và nhàm chán vì thường ngày phải “vật lộn” với hàng đống giấy tờ, thủ tục. Tuy nhiên, thực tế công việc của nhân viên hành chính đa dạng hơn rất nhiều. Họ được ví như những “bảo mẫu” đóng vai trò rất lớn để duy trì sự ổn định của mỗi doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính được ví như công việc của “bảo mẫu”

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Là đầu mối tiếp nhận các loại giấy tờ, công văn được chuyển đến và chuyển đi, đồng thời chịu trách nhiệm chuyển cho các bộ phận khi cần thiết
Soạn thảo và lưu trữ, sắp xếp các tài liệu văn bản hợp đồng, thư từ của công ty
Tiếp nhận thông tin của nhân viên trong các trường hợp ốm đau, thai sản,… và các loại giấy tờ khác của nhân viên
Quản lý, theo dõi lịch làm việc và công tác thực hiện nội quy nề nếp của các nhân sự

Lên bảng lương thưởng hàng tháng

Lập bảng chấm công định kỳ, tính lương thưởng cho nhân viên và trình lãnh đạo ký duyệt
Giải quyết những thắc mắc của nhân viên liên quan đến chế độ lương thưởng
Phối hợp hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên

Công tác lễ tân văn phòng

Trả lời điện thoại và tiếp nhận các giao dịch với khách hàng, đặt lịch hẹn… dưới danh nghĩa doanh nghiệp hoặc bộ phận được phân công
Đón tiếp khách và thông tin đến các bộ phận liên quan để hỗ trợ khách hàng
Lên kế hoạch mời tham gia sự kiện, hội nghị và phụ trách hậu cần cho các sự kiện này như nước, tài liệu, thiết bị…

Quản lý tài sản, thiết bị

Quản lý và theo dõi trang thiết bị, tài sản, cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Lên danh sách mua sắm trang thiết bị cần thiết hoặc lập kế hoạch bảo trì cho máy máy, thiết bị định kỳ
Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hoặc các hợp đồng có liên quan đến thiết bị và tài sản của công ty

Quản lý hồ sơ nhân sự

Cập nhật thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ nhân viên
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban của doanh nghiệp
Theo dõi những chế độ phúc lợi của nhân viên: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp… và tiếp nhận nguyện vọng của nhân viên khi muốn điều chỉnh các chế độ nhằm đảm bảo quyền lợi
Báo cáo lãnh đạo về tình hình nhân sự

>>> Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? Lộ trình thăng tiến từ “A – Z”

Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính là gì?

Công việc của một nhân viên hành chính cũng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng. Việc trang bị những kỹ năng cần thiết sẽ giúp nhân viên hành chính có thể giải quyết công việc một cách thành thạo và hiệu quả. Vậy nhân viên hành chính cần kỹ năng gì? Hãy tham khảo những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính sau:

Kỹ năng tin học văn phòng

Công việc hành chính liên quan đến rất nhiều giấy tờ và các hợp đồng, văn bản. Do vậy, tin học văn phòng dường như là kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ một nhân viên hành chính nào. Việc sử dụng tốt các phần mềm như word, excel, email… dường như là yếu tố bắt buộc, hỗ trợ rất nhiều trong việc tính lương, soạn thảo các văn bản, báo cáo, quản lý hồ sơ, thông báo…

Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên hành chính thường là bộ phận đầu tiên giao tiếp với khách hàng, đối tác, ứng viên mới… Điều này đòi hỏi họ phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để có thể kết nối làm làm việc với nhiều người, nhiều bộ phận khác nhau. Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ biết cách để tạo sự hòa nhã, vui vẻ giữa các thành viên, nhân sự trong công ty và các đối tác, khách hàng bên ngoài. Từ đó tạo môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức vấn đề là một trong những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính quan trọng nhất. Nhiều người cho rằng kỹ năng tổ chức chỉ dành cho những ai thuộc cấp quản lý. Tuy nhiên, nhân viên hành chính thường phải quản lý, giám sát nhân sự, các vấn đề giấy tờ, thủ tục; đồng thời cũng là người đứng ra tổ chức các sự kiện nội bộ, sắp xếp các lịch hẹn cho công ty. Vì vậy kỹ năng tổ chức sẽ giúp nhân viên hành chính có thể quản lý và tổ chức công việc một cách rõ ràng và quy cũ.

Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc

Nhân viên hành chính sẽ cùng lúc phải quản lý và đảm nhận một lượng công việc rất lớn, thậm chí có những việc vụn vặt không thể gọi tên. Nếu không biết cách sắp xếp họ rất dễ bị rối và stress. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc sẽ giúp nhân viên hành chính biết cách tận dụng tối ưu thời gian để giải quyết mọi việc dễ dàng.

>>> Xem thêm: Nhân viên hành chính nhân sự cần kỹ năng gì để thành công?

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhân viên hành chính đôi khi lại được ví như “quan tòa”. Họ phải đứng ra để giải quyết nhiều vấn đề trong công ty chẳng hạn như mâu thuẫn nội bộ, những tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến công việc hoặc chế độ, các sự cố phát sinh khác.… Lúc này, nhân viên hành chính phải có kỹ năng giải quyết vấn đề, giữ được thái độ ôn hòa, khéo léo để xem xét mọi vấn đề trước khi đưa ra những quyết định đảm bảo vừa quyết liệt vừa công bằng.

Nếu bạn cảm thấy hứng thú và muốn phát triển sự nghiệp với vị trí một nhân viên hành chính, hãy bắt đầu rèn luyện những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính ngay từ hôm nay. Đây không chỉ là điều kiện bắt buộc để đáp ứng công việc và còn đóng vai trò là bước đệm để bạn tiến xa hơn cho các vị trí khác trong ngành quản trị văn phòng.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ về công việc của một nhân viên hành chính là gì? Bạn có thể tham khảo thông tin tuyển dụng việc làm hành chính hoặc các vị trí chuyên viên pháp chế, chuyên viên tư vấn… tại TopCV.