Khái niệm kế hoạch – Tổng quan về khoa học quản lý – 123docz.net

– Lập kế hoạch là chức năng cơ bản, tiên quyết của qui trình quản lý, nó là công việc của
nhà quản lý và ở mọi lĩnh vực.

– Các nhà quản lý không làm việc cụ thể mà vai trò, chức năng của họ là hoạch định công
việc, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc thực hiện công việc của cấp dưới.

– Lập kế hoạch biểu hiện bản chất của con người: luôn có ý thức về hành động của mình, có
mục đích trong hoạt động.

Sản phẩm của quá trình lập kế hoạch chính là các kế hoạch.

Vậy kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng đã được chương trình hoá về mục tiêu (mục tiêu
chung của tổ chức và mục tiêu phân nhỏ theo cấp quản lý), phương án, nhân lực, vật lực và thời
gian để đạt mục tiêu.

+ Mục tiêu: Là kết quả xác định cuối cùng mà tổ chức cần đạt được trong tương lai.

Mục tiêu phân nhỏ: Tổ chức bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận có chức năng,
nhiệm vụ, mục tiêu khác nhau, các bộ phận này phải phối hợp hoạt động với nhau để đạt mục tiêu
chung của tổ chức. Muốn vậy, mỗi bộ phận phải biết công việc và mục tiêu của mình, đồng thời
biết công việc và mục tiêu của các bộ phận khác.

Kế hoạch là một bài toán tối ưu có nhiều mục tiêu trong phạm vi sử dụng một nguồn lực
nhất định. Do vậy, hiện tượng tranh chấp, hay xung đột nguồn lực là thường xuyên xẩy ra. Việc
sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu là cực kì quan trọng trong mỗi kì kế hoạch.

+ Phương án: là những phương hướng, giải pháp, cách thức tiến hành công việc và thứ tự
ưu tiên giữa các công việc khác nhau (là con đường và cách thức đạt mục tiêu).

+ Thời gian: là quá trình từ thời điểm lập kế hoạch cho đến thời điểm hoàn thành kế hoạch
trong tương lai (kì kế hoạch).

Ngoài ra, trong thực tế, để có thể làm rõ hơn và phân biệt cụ thể hơn những đặc điểm của
kế hoạch với các hình thức khác, chúng ta cần phải làm rõ các khái niệm như: chính sách, chiến
lược, quy trình ( hướng dẫn), quy định, chương trình, ngân quỹ.v.v

Chính sách: Là những văn bản phản ánh những mục tiêu cơ bản của kế hoạch, và quy định
phương châm chỉ đạo việc lựa chọn các biện pháp để thực hiện các mục tiêu đó. Khi kế hoạch đã
được thông qua thì các chính sách là một công cụ để thực hiện kế hoạch. Như vậy, một kế hoạch
có thể có nhiều chính sách khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào quy mô mục tiêu của các kế hoạch.

Chiến lược: Là một dạng kế hoạch lớn, kế hoạch dài hạn. Các chiến lựơc được hiểu theo 3
nghĩa cơ bản:

1) Các chương trình hành động tổng quát, và triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt
mục tiêu toàn diện (Chiến lược xoá đói giảm nghèo, chiến lược phát triển kinh tế xã hội đất nươc
giai đoạn 2000 – 2020.v.v.)

2) Chương trình các mục tiêu của tổ chức và các chính sách điều hành và quản lý các nguồn
lực để thực hiện mục tiêu.

3) Xác định các mục tiêu dài hạn, cơ bản của tổ chức và lựa chọn các phương hướng hành
động và phân bổ, sử dụng các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu.

Như vậy, về mặt quy mô, chiến lược là một dạng kế hoạch tổng quát, toàn diện nhất, phản
ánh những mục tiêu và biện pháp thực hiện quan trọng nhất về các mặt của tổ chức ở mọi cấp độ
khác nhau.

Quy trình (hướng dẫn): Là một dạng kế hoạch, trong đó nêu ra những thao tác và phương
pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động. Chúng là những hướng dẫn về hành động chứ ít
mang tính định hướng tư duy. Hay có thể nói, quy trình hướng dẫn là dạng kế hoạch hướng dẫn
thực hiện các mục tiêu và giải pháp đã đựơc thông qua. Các hướng dẫn này tồn tại ở mọi hoạt động
của kế hoạch và một kế hoạch có nhiều quy trình hướng dẫn khác nhau.

Quy định: Là loại kế hoạch đơn giản nhất. Nội dung của nó cơ bản là cho phép hay không
cho phép các chủ thể hành động.

Chương trình: Là phức hệ của các mục tiêu, các chính sách, các quy trình hướng dẫn, các
quy tắc, các nhiệm vụ, các nguồn lực và các yếu tố cần thiết để thực hiện một hay một số mục
tiêu. Thực tế có các loại chương trình lớn và các chương trình nhỏ.

Ngân quỹ: Là bản tường trình về các kết quả mong muốn bằng các con số (số hoá các mục
tiêu của kế hoạch để thuận lợi cho việc kiểm tra và đánh giá)