Kế toán vật liệu xây dựng trong doanh nghiệp

Kế toán nguyên vật liệu trong công ty xây dựng là khâu quan trọng để doanh nghiệp hạch toán chi phí, dự toán gói thầu xây dựng,… Góp phần đắc lực trong việc hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Nội dung bài viết

1. Khái niệm nguyên vật liệu 

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu.

Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể của sản phẩm.

Vật liệu xây dựng là bất kỳ vật liệu nào được sử dụng cho mục đích xây dựng cho các tòa nhà và công trình. Các nguyên liệu đến từ tự nhiên, chẳng hạn như đất, đá, cát và gỗ,….

=> Ngoài các nguyên liệu tự nhiên, nhiều sản phẩm nhân tạo được sử dụng cho xây dựng cũng được gọi là vật liệu xây dựng như

gạch, ống nước, cống xi măng, cốt thép,… 

2. Đặc điểm của nguyên vật liệu 

– Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh

– Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm.

– Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm.

– Nguyên vật liệu khi tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm.

• Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm.

• Về hình thái: Khi đưa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra.

• Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác.

*Đặc điểm của ngành xây dựng ảnh hưởng đến kế toán NVL

Doanh nghiệp xây dựng là doanh nghiệp có đặc trưng riêng, khác biệt với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại hay sản xuất thông thường Do đặc điểm về sản phẩm của ngành xây dựng hoàn toàn khác với các ngành sản xuất kinh doanh khác nên công tác kế toán NVL trong lĩnh vực này cũng có những đặc điểm khác biệt.

Khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình, kế toán NVL dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán. Bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ được chi phí trong dự toán để hạch toán đúng số NVL cần dùng trong công trình sao cho đúng và chính xác nhất.

Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Từ đó tách chi phí cho từng công trình, điểm khác biệt với hạch toán trong thương mại là chi phí của công trình nào thì kế toán NVL phải tập hợp nó vào giá trị công trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Dựa vào chi phí đó để kế toán xác định xem lượng hoá đơn đưa vào hạch toán cho công trình đó có tương đương không?

Do đặc điểm của ngành xây dựng là khi xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau do đó kế toán NVL phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi nợ. Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên kế toán NVL cần phải tính toán chính xác lượng NVL phù hợp cho công trình tránh trường hợp NVL thừa hoặc thiếu ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, khi tập hợp chi phí kế toán phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành

Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình. Bám sát vào bảng bóc tách chi phí để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có theo định mức quy định hay không?

3. Phân loại nguyên vật liệu xây dựng

Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng và tính chất lý hóa khác nhau trong quá trình sản xuất. Quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cần thiết phải phân loại NVL. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các NVL cùng với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Có nhiều cách phân loại NVL.

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:

3.1 Phân loại theo nhóm nguyên vật liệu

Nhóm vật liệu xây dựng tự nhiên

Nhóm vật liệu xây dựng nhân tạo

• Than Bùn, đất

• Cát. đá, sỏi

• Gỗ, các loại tre, nứa, lá, cành

• Gạch nung và gạch đất nung

• Hỗn hợp xi măng

• Bê tông

• Các loại vải: vải địa kỹ thuật

• Bọt biển, xốp

• Kính, thủy tinh

• Thạch cao

• Kim loại: Sắt, thép, inox, đồng, nhôm,…

• Nhựa

• Giấy và màng

• Gốm sứ

3.2 Phân loại theo công dụng nguyên vật liệu

– Bê tông: Bê tông là một loại vật liệu xây dựng tổng hợp được làm từ sự kết hợp của cốt liệu và chất kết dính như xi măng. Dạng bê tông phổ biến nhất đang được sử dụng cho các công trình hiện nay là bê tông xi măng Portland, bao gồm cốt liệu khoáng sản (thường là sỏi và cát ), xi măng portland và nước.

– Bọt biển, xốp: Tấm nhựa xốp được sử dụng làm lớp lót cho các vật liệu khác chẳng hạn như bê tông. Nó có trọng lượng nhẹ, dễ định hình và còn là chất cách điện tuyệt vời.

– Thủy tinh: Sản phẩm thủy tinh được coi là một trong những vật liệu khá quan trọng cho các công trình xây dựng nhà ở. Thông thường bạn có thể thấy là các tấm kính cửa, vừa mang lại thẩm mỹ, ánh sáng cho căn phòng. Vừa là vật liệu giữ nhiệt hiệu quả. Thủy tinh thường được làm từ hỗn hợp cát và silicat, được nung trong bếp lửa ở nhiệt độ cao được gọi là lò nung, nó rất giòn, nhiều loại dễ vỡ.

– Thạch cao: Thạch cao là vật liệu thường được tìm thấy ở các trần nhà có khả năng chịu lực, lực cản và lực cản ngang cùng với tính kháng động đất, chống cháy và tính chất nhiệt.

– Kim loại: sắt, thép, inox, nhôm, đồng,… được sử dụng làm khung cấu trúc cho các tòa nhà lớn hơn như tòa nhà chọc trời , hoặc lớp phủ bề mặt bên ngoài. Có nhiều loại kim loại được sử dụng để xây dựng.

– Bùn, đất, đất sét: Trước đây, các bức tường được tạo ra bằng cách sử dụng hỗn hợp bùn hoặc đất sét được nhào với nước. Đất và đặc biệt là đất sét có khả năng thích ứng nhiệt rất tốt, giữ nhiệt độ ở mức không đổi. Ngôi nhà được xây dựng bằng đất có xu hướng mát mẻ tự nhiên vào mùa hè và ấm áp trong thời tiết lạnh. Sau này, người ta chế tạo ra gạch từ đất nung, nó trở thành vật liệu xây dựng không thể thiếu cho đến ngày nay.

– Nhựa: là nhóm vật liệu cho phép dễ uốn, hoặc có tính chất dẻo. Nhiều loại nhựa có khả năng chịu nhiệt, độ cứng và khả năng phục hồi rất tốt. Nó được coi là vật liệu xây dựng quan trọng bậc nhất hiện nay cho các công trình.

– Gốm sứ, giấy,… cũng đều là những vật liệu xây dựng quan trọng được xem là những nguyên liệu không thể thiếu cho các công trình.

– Cát: Cát thường được sử dụng chung với xi măng, vôi để làm vữa cho công việc xây dựng và làm thạch cao. Cát cũng được sử dụng để làm hỗn hợp bê tông.

– Đá, sỏi là vật liệu xây dựng có từ lâu đời nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến ở thời đại ngày nay. Trên thế giới có nhiều loại đá dùng để xây dựng với nhiều tính chất và nhu cầu khác nhau. rất nhiều công trình được xây dựng bằng đá nguyên khối vẫn còn tồn tại cho đến ngày nay như kim tự tháp Ai Cập khiến nhiều người phải nể phục về độ bền chắc của đá.

– Gỗ, tre, nứa, lá cành: Gỗ đã được phát hiện và sử dụng làm vật liệu xây dựng hàng ngàn năm. Tuy không phải là một loại vật liệu xây dựng bền chắc như đá nhưng nó lại mang tính thẩm mỹ cao, thân thiện, dễ sử dụng cho mọi công trình.

– Gạch – gạch đất nung: Hiện nay bạn có thể tìm thấy các loại gạch khác ngoài gạch được làm từ đất nung như gạch từ xi măng, gạch men,… Dù là làm bằng chất liệu gì thì trong xây dựng, gạch vật là nhóm vật liệu xây dựng quan trọng cho mỗi công trình.

– Xi măng tổng hợp: là một loại chất kết dính thủy lực, được coi là vật liệu xây dựng quan trọng và thực sự cần thiết cho bất cứ công trình nào.

Đối với thiết bị xây dựng cơ bản gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản như các loại thiết bị điện, các loại thiết bị vệ sinh.

4. Mã hoá nguyên vật liệu

Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán công ty lập danh điểm vật tư liệu.

Mã hóa NVL hay còn gọi là lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ cái ) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng DN, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp.

Ví dụ 1 số Doanh nghiệp ngành xây dựng quy định như sau:

– Nhóm xi măng – XM: XM30, XM40, XMC..
– Nhóm thép – THEP: THEP20, THEP 50…
– Nhóm cát – CAT: CAT1, CAT2…
– ….
Ngoài ra công ty thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cáp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư như sau:

TK 152 – Nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau:

TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính

TK 1522 – Nguyên liệu, vật liệu phụ

TK 1523 – Nhiên liệu

TK 1524 – Phụ tùng thay thế

TK 1526 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản  …

Trong từng loại NVL lại gồm các nhóm nguyên vật liệu nên tài khoản cấp 2 chi tiết theo tài khoản cấp 3:

TK 15211 – Xi măng

TK 15212 – Thép

TK 15213 – Cát  ….

5. Vị trí & nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 

Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu nhằm mục đích cung cấp đủ về số lượng và chất lượng vật tư cho quá trình sản xuất, đồng thời kế toán nguyên vật liệu còn xác định được việc sử dụng vật tư cho từng chu kỳ sản xuất làm căn cứ đánh giá được trong kỳ doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư. Với doanh nghiệp dệt may, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ lệ lớn từ 70 – 80% trong tổng giá trị sản phẩm hoàn thành.

=> Do vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chất lượng của các sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vật liệu. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu ngoài yếu tố chất lượng còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.

Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, các nhà quản lý cần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sau:

– Quản lý chặt chẽ, chính xác, đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định cho từng hợp đồng sản xuất hoặc khi xuất hiện sự chênh lệch giữa nguyên vật liệu thực xuất và thực nhập trong qua trình cấp phát và tiếp nhận vật liệu.

– Khi tiếp nhận hoặc cấp phát nguyên vật liệu phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục nhập, xuất; có biên bản xác nhận và chữ ký của người phụ trách liên quan giao cho phòng kế toán theo dõi, quản lý.

– Công tác bảo quản nguyên vật liệu cũng có vai trò quan trọng nhằm duy trì giá trị và giá trị sử dụng của nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và kỹ thuật.

Vì vậy, để đảm bảo tốt nguyên vật liệu cần thực hiện các yếu tố kỹ thuật như bảo đảm an toàn về số lượng và chất lượng, nắm vững tình hình dự trữ trong kho, vị trí của nguyên vật liệu một cách khoa học để tiện cho việc theo dõi và quản lý, giúp người quản lý phát huy tốt nhất vai trò của mình.

– Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất.

– Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

– Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

> Tham khảo Báo giá ật liệu xây dựng Quý II/2019: DOWNLOAD