Kế hoạch mẫu tổ chức sự kiện team building

CÁCH TỔ CHỨC MỘT TEAM BUILDING CHUYÊN NGHIỆP

MyXteam xin gợi ý những bước cần chuẩn bị cho Team Building theo từng giai đoạn để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo nhất nhé.

1. Thời gian tổ chức Team building phù hợp

Team building thường được tổ chức kết hợp với các chuyến đi company trip, chương trình du lịch hay các hoạt động dã ngoại ngắn ngày. Việc liên hệ đặt các dịch vụ từ sớm cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách hơn và tránh được tình trạng “cháy” dịch vụ.

Cần lưu ý rằng tổ chức du lịch team building vào ngày cuối tuần (từ thứ 6 đến chủ nhật) hoặc lễ Tết thì giá dịch vụ lưu trú, vé máy bay… sẽ cao hơn so với các ngày trong tuần. Tùy theo đặc thù cũng như khối lượng công việc của công ty mà sắp xếp thời gian tổ chức vào ngày trong tuần hay cuối tuần cho phù hợp.

2. Địa điểm tổ chức Team building ở đâu

Nếu địa điểm tổ chức team building ở trong nhà, chương trình của bạn sẽ trắng được những tác động của thời tiết. Tuy nhiên nếu tổ chức ở ngoài trời hoặc các bãi biển, khu du lịch, bạn cần tìm hiểu rõ về đặc điểm thời tiết, khí hậu của khu vực đó.

Ngoài ra, việc xác định địa điểm tổ chức trò chơi team building trong nhà, ngoài trời hay trên bãi biển cũng góp phần quan trọng trong việc hình thành ý tưởng, cách thức tổ chức trò chơi team building. Cụ thể, các trò chơi mang tính vận động cao phù hợp với không gian tổ chức ngoài trời. Các trò chơi thiên về trí tuệ phù hợp với không gian trong nhà. Trong khi địa hình sông hồ, bãi biển là nơi tuyệt vời để tổ chức các trò chơi liên quan đến yếu tố nước.

3. Sáng tạo ý tưởng tổ chức Team building

Để tìm ra được một chủ đề/slogan team building phù hợp, ý nghĩa nhất (chưa cần hay), bạn hãy dựa vào mục đích tổ chức team building. Bạn mong muốc người chơi rèn luyện được những kỹ năng như thế nào thông qua các trò chơi? Thông điệp bạn muốc truyền tải sau khi chương trình kết thúc? Sau đó chọn một câu trả lời có độ dài khoảng 10-15 từ.

Sau khi có được slogan chương trình, hãy nghĩ ra những concept team building phù hợp nhất để thể hiện được thông điệp, ý nghĩa của slogan. Việc thiết kế kịch bản chương trình team building theo concept có thể sẽ cần một khoản chi phí cao hơn liên quan đến trang phục, game tools… Tuy nhiên, hiệu quả đem lại về mặt ấn tượng, ghi nhớ, đặc biệt là hiệu ứng truyền thông sẽ lớn hơn nhiều so với một chương trình team building thông thường.

4. Cách tổ chức trò chơi Team building

Để tổ chức trò chơi team building, trước tiên bạn cần xây dựng một kịch bản trò chơi chi tiết. Về thời lượng, một chương trình team building thường kéo dài từ 45-120 phút để đảm bảo phù hợp với thể lực của phần lớn người tham gia, tránh thời lượng quá dài dẫn tới tình trạng mất sực và mệt mỏi.

Một kịch bản trò chơi team building sẽ có 5 trạm game chính như sau:

• Game 1: Khởi động
• Game 2: Phá băng
• Game 3: Vượt chướng ngại vật
• Game 4: Tăng tốc
• Game 5: Về đích

5. Truyền thông nội bộ

Mục đích cuối cùng của chương trình team building là sự gắn kết, vì vậy, hãy làm thật tố công tác truyền thông nội bộ để 100% nhân viên công ty cùng háo hức tham gia.

Về kế hoạch truyền thông online, bạn hãy lập một task công việc, cập nhật những thông tin mới nhất về chương trình để toàn thể nhân viên công ty cùng nắm được. Hôm nay hé lộ một chút về mẫu áo thun team building, ngày mai bật mí một chút về backdrop check-in, ngày kia là phần thưởng giá trị dành cho đội chiến thắng. Cứ như vậy, ai mà không ngóng từng ngày để tham gia chuyến đi cho được?

6. Lập danh sách thành viên tham gia

Lập danh sách thành viên tham gia chi tiết sẽ giúp bạn thiết kế các trò chơi team building phù hợp, cũng như dễ dàng hơn trong việc booking dịch vụ sao cho chuẩn chỉnh, hợp lý và tiết kiệm ngân sách.

Bên cạnh tổng số lượng người đăng ký, bạn cần lưu ý đến số lượng thành viên nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu, có người thân đi cùng hay không… Từ đó quyết định thuê xe bao nhiêu chỗ, đặt bao nhiêu vé máy bay, booking bao nhiêu phòng khách sạn, thuê nhà hàng sức chứa bao nhiêu người…

7. Booking các dịch vụ

• Đặt vé máy bay, tàu xe
• Đặt phòng khách sạn, nhà hàng
• Thuê hướng dẫn viên, MC team building
• Thuê thiết bị team building
• Thuê dịch vụ quay phim, chụp ảnh team building

8. Xây dựng lịch trình

Tùy vào thời gian của chuyến đi, mỗi chương trình du lịch team building sẽ có một lịch trình khác nhau. Tuy nhiên, một lịch trình được xây dựng hợp lý sẽ giúp bạn trải nghiệm nhiều hoạt động nhất có thể mà không bị rơi vào tình trạng quá tải.

Thời gian tổ chức team building nên diễn ra vào đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều. Đây là thời điểm không quá ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong chương trình như tiệc gala, hội thảo đào tạo, huấn luyện… Bên cạnh đó, thời tiết tại hai thời điểm này khá dễ chịu, không ảnh hưởng đến sức khỏe người chơi nếu bạn tổ chức chương trình ở ngoài trời.

Gala dinner luôn được tổ chức vào buổi tối cuối cùng trước ngày trở về. Đây là buổi tổng kết giá trị, ý nghĩa của chuyến đi. Sau khi cùng nhau tham gia các hoạt động trong suốt chương trình, mọi người sẽ trở nên cởi mở hơn, gắn kết hơn và đêm gala chính là lúc họ được kết nối với nhau bằng những vị lắng đọng, khó quên nhất.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KẾ HOẠCH MẪU

Sau khi copy xong bạn có thể chỉnh sửa theo ý của mình hãy chọn thời gian dự kiến hoàn thành, để myXteam có thể theo dõi cho bạn nhé. Tham khảo kế hoạch mẫu TẠI ĐÂY.