Kế hoạch kinh doanh liên tục - Business Continuity Plan kiến thức tổng thể

Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh xuất hiện từ kế hoạch phục hồi sau thảm họa vào đầu những năm 1970. Khắc họa một cách tổng thể hơn về toàn bộ quy trình liên tục của doanh nghiệp.

Tương tự trong bối cảnh Virus Corona hiện nay, hay còn được giới chuyên gia kinh tế nhận định là khủng hoảng Corona. Các công ty nhận ra rằng nếu không có một kế hoạch kinh doanh liên tục kỹ lưỡng, họ có thể mất khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình.

Việc chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ trưởng hợp nào là điều cần thiết. Tuy nhiên việc lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp hơn, khi dịch Covid đã ít nhiều ảnh hưởng lên nền kinh tế. Dưới đây là khảo sát chỉ ra 87,2% công ty, tổ chức tại Việt Nam chịu ảnh hưởng tiêu cực bởi Covid-19

Báo cáo về tác động của Covid-19 đối với doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và Ngân hàng Thế giới

Để chủ động hạn chế tối đa ảnh hưởng lâu dài bởi dịch Covid lên hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, thì triển khai một kế hoạch kinh doanh liên tục là phương pháp được ưu tiên thực hiện ngay lúc này.

I. Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) là gì?

Một kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP – Business Continuity Plan) là một tài liệu phác thảo hay bản kế hoạch mô tả cách doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động khi có một cuộc khủng hoảng hoặc xáo trộn trong hệ thống ngoài ý muốn xảy ra. (Ví dụ dịch Covid-19 buộc các doanh nghiệp phải dừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động.)

BCP thường bao gồm các tài liệu, kế hoạch dự phòng cho quy trình kinh doanh, mô tả phản ứng nhanh cho những trường hợp khẩn cấp, các chiến lược chi tiết về cách có thể duy trì hoạt động kinh doanh trong thời gian ngừng hoạt động ngắn hạn và dài hạn. Đảm bảo giảm thiểu tối đa rủi ro lên tài sản, nguồn nhân lực và đối tác kinh doanh – cũng như mọi khía cạnh của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng đến.

Đặt trong bối cảnh Covid-19 hiện tại, thành phần quan trọng của kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP) được xác định là kế hoạch khôi phục sau khi doanh nghiệp trở lại hoạt động. Bao gồm cách thiết lập lại năng suất văn phòng, khôi phục chuỗi đứt gãy sản xuất và cung ứng, tổ chức các hoạt động để nhanh chóng kích hoạt lại lĩnh vực kinh doanh chính.

Có ba khía cạnh chính của kế hoạch liên tục trong kinh doanh:

Tính sẵn sàng cao: Quy trình cũng như các biện pháp đưa ra trong kế hoạch kinh doanh liên tục cần đáp ứng tính sẵn sàng, ngay lập tức có thể triển khai.

Hoạt động liên tục: Bảo vệ khả năng duy trì mọi hoạt động trong thời gian gián đoạn, cũng như trong thời gian ngừng hoạt động theo kế hoạch.

Khôi phục sau thảm họa: Tổ chức các phương án để tái thiết nhanh chóng khi ảnh hưởng từ Covid-19 kết thúc.

II. Các thành phần của Kế hoạch kinh doanh liên tục

Kế hoạch kinh doanh liên tục là một phần nội dung rất quan trọng, được đa số các doanh nghiệp, tập đoàn lớn rất chú trọng sau nhiều năm phải đối mặt với nhiều rủi ro thị trường. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp SMEs, việc làm này thường không nhận được sự lưu tâm đầy đủ, một phần vì sự phức tạp của nó.

Nhiều người nghĩ kế hoạch khôi phục sau thảm họa (DR) cũng giống như kế hoạch liên tục kinh doanh, nhưng kế hoạch DR tập trung chủ yếu vào việc khôi phục cơ sở hạ tầng CNTT và hoạt động sau khủng hoảng. Nó thực sự chỉ là một phần của kế hoạch liên tục kinh doanh hoàn chỉnh, vì kế hoạch BC xem xét tính liên tục của toàn bộ tổ chức.

Chuẩn bị trước khi xây dựng BCP

Nếu tổ chức của bạn không có sẵn kế hoạch BC, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình kinh doanh của bạn, xác định những lĩnh vực hay quy trình/phòng ban nào dễ bị tổn thương và những tổn thất tiềm ẩn nếu các quy trình đó dừng hoạt động trong một ngày, một vài ngày hoặc một tuần, thậm chí lâu hơn. Đây thực chất là một BIA (phân tích tác động kinh doanh).

Về cơ bản, BIA giúp bạn xem xét toàn bộ quy trình của tổ chức và xác định quy trình nào là quan trọng nhất. Từ đó, BIA xác định tác động của việc mất đột ngột các chức năng kinh doanh, và lượng hóa rủi ro bằng chi phí.

III. Hướng dẫn xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan)

Mô hình BCL trong kế hoạch kinh doanh liên tục

Mục Lục

Bước 1: Hình thành nhóm quản lý liên tục kinh doanh.

Nhóm liên tục kinh doanh của tổ chức/ doanh nghiệp bao gồm các cá nhân xuất chúng hoặc nắm giữ vai trò quan trọng tại các quy trình thiết yếu. Những cá nhân này sẽ chuẩn bị các tiêu chuẩn, thành phần cho dự án, đào tạo thêm các thành viên trong nhóm và xác định các quy trình để làm cho dự án trôi chảy hơn.

Nếu tổ chức của bạn có quy mô vừa hoặc lớn, bạn sẽ muốn thêm nhân sự vào nhóm và phân tán trách nhiệm cho phù hợp. Mọi tổ chức đều khác nhau, nhưng nhìn chung, nhóm liên tục kinh doanh của bạn nên có ít nhất một đại diện từ mỗi bộ phận.

Ví dụ về sơ đồ tổ chức nhóm kinh doanh liên tục

Bước 2: Tiến hành phân tích tác động kinh doanh.

Phân tích tác động lên hoạt động kinh doanh là cần thiết, giúp xác định các điểm có vấn đề, các quy trình có lỗ hổng, cũng như đánh giá rủi ro để hỗ trợ ra quyết định về các ưu tiên và chiến lược phục hồi.

Phân tích tác động kinh doanh rất phức tạp và thường yêu cầu một bảng câu hỏi toàn diện để thu thập thông tin bạn cần. Chúng tôi đã tập hợp một bảng câu hỏi phân tích tác động kinh doanh mẫu, bảng câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định rõ hơn các quy trình kinh doanh quan trọng, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bên liên quan, sự phụ thuộc vào chuỗi cung ứng, thời gian tối thiểu cần thiết để khôi phục hoạt động và nhân sự tối thiểu cần thiết để hỗ trợ hoạt động kinh doanh như bình thường.

Bảng câu hỏi mẫu cho các doanh nghiệp tham khảo

Bảng tính phải được hoàn thành bởi các nhà quản lý kinh doanh và trưởng phòng ban có tham gia trực tiếp vào quy trình kinh doanh và có đủ kiến thức về doanh nghiệp

Bước 3: Xác định các nguồn lực cần thiết để khôi phục.

Sau một sự cố làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, sẽ cần các nguồn lực để thực hiện các chiến lược khôi phục và khôi phục hoạt động kinh doanh bình thường. Nguồn lực có thể đến từ bên trong doanh nghiệp hoặc do bên thứ ba cung cấp. Tài nguyên bao gồm:

Nhân viên.
Không gian văn phòng, nội thất và thiết bị.
Công nghệ (máy tính, thiết bị, phần mềm và dữ liệu).
Hồ sơ quan trọng
Cơ sở sản xuất, máy móc thiết bị.
Hàng tồn kho bao gồm cả nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa đang sản xuất.
Dịch vụ của bên thứ ba.

Vì tất cả các nguồn lực không thể được thay thế ngay lập tức sau khi mất mát, các nhà quản lý nên ước tính các nguồn lực sẽ cần thiết trong những khoảng thời gian cụ thể sau khi xảy ra sự cố.

Hình dưới đây minh họa một quy trình lập kế hoạch liên tục kinh doanh được sử dụng bởi Dịch vụ Công nghệ Toàn cầu của IBM. Đó là một vòng lặp khép kín hỗ trợ việc lặp lại và cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu. Có ba phần chính trong quá trình lập kế hoạch:

Ưu tiên kinh doanh: Xác định các rủi ro, mối đe dọa và lỗ hổng bảo mật khác nhau, từ đó thiết lập thứ tự ưu tiên cần thiết.

Tích hợp vào CNTT: Lấy đầu vào từ ưu tiên kinh doanh và thực hiện thiết kế chương trình kinh doanh liên tục tổng thể.

Quản lý: Quản lý những gì đã được đánh giá và thiết kế, bao gồm: con người, quy trình, kế hoạch, chiến lược, tài sản thiết bị, hệ thống mạng và nền tảng sử dụng.

Mẫu quy trình lập kế hoạch kinh doanh liên tục – IBM

Bước 4: Thực hiện các chiến lược phục hồi.

Đánh giá chính xác rủi ro đối với tổ chức của bạn là điều quan trọng, nhưng chuẩn bị cách phản ứng và phục hồi là điều cần thiết khi mà luôn có những rủi ro xảy ra không lường trước. Trong bước 4 của lập kế hoạch kinh doanh liên tục, bạn cần xác định các chiến lược phục hồi cho doanh nghiệp và mô tả cách thực hiện chúng.

Ví dụ, trong bối cảnh Covid-19 khiến các doanh nghiệp đình trệ hoạt động kinh doanh, các câu hỏi dưới đây có thể được nêu ra thảo luận, từ đó xác định phạm vi bắt đầu của chiến lược khôi phục:

Nếu cơ sở làm việc hay sản xuất phải ngừng hoạt động. Công ty sẽ tiếp tục đáp ứng nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ như thế nào?
Chúng ta có cách nào để tổ chức nhân sự, sản xuất, bán hàng theo quy trình mới để thích ứng với Covid không?
Tương lai khi dịch Covid ổn định trở lại, nhân viên sẽ làm việc tại nhà 1 phần hay tiếp tục tổ chức đi làm lại toàn bộ tại văn phòng?
Sau khi thị trường ổn định trở lại, doanh nghiệp cần làm gì để nhanh chóng kích hoạt lại hoạt động kinh doanh?

Ví dụ với ngành sản xuất, các chiến lược phục hồi sau Covid có thể được cân nhắc:

Chuyển sản xuất từ cơ sở này sang cơ sở khác
Tăng sản lượng sản xuất tại các cơ sở hoạt động
Phân phối lại sản xuất từ mặt hàng này sang mặt hàng khác
Ưu tiên sản xuất — theo tỷ suất lợi nhuận hoặc mối quan hệ với khách hàng
Duy trì tồn kho nguyên liệu thô hoặc thành phẩm cao hơn
Phân bổ lại hàng tồn kho hiện có, mua lại hoặc mua lại hàng tồn kho
Giới hạn đơn đặt hàng
Hợp đồng với các bên thứ ba
Mua bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

Tuy nhiên, không một doanh nghiệp hay tổ chức nào có thể áp dụng một chiến lược phục hồi như nhau. Tùy thuộc vào quy mô của công ty và các nguồn lực sẵn có, các lãnh đạo và ban quản lý công ty cần sáng suốt trong việc hội thảo, họp bàn đưa ra phương án triển khai phù hợp.

Bước 5: Kiểm tra, đánh giá và thực hiện cải tiến liên tục.

Những tác động xấu từ ngoại cảnh lên kế hoạch kinh doanh luôn có thể xảy ra, do đó, để một BCP có thể được triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần có Kế hoạch kiểm soát và đánh giá liên tục.

Đưa ra các chỉ tiêu để Kiểm soát, đo lường và đánh giá. Như: tính phù hợp, mức độ tuân thủ khi đưa BCP vào áp dụng
Thống nhất phương pháp và cách thức để kiểm soát, đo lường, đánh giá
Khi nào sẽ thực hiện kiểm soát, đo lường, đánh giá?
Ai sẽ là người phụ trách các công việc này?
Sau khi đánh giá, sẽ làm gì để khắc phục nếu kết quả không đạt.

Trong quá trình đánh giá, việc minh bạch và rõ ràng cần được đảm bảo. Sau khi kết thúc đánh giá bởi người có thẩm quyền đã được chỉ định, kết quả đánh giá cần được gửi về cho các nhà quản lý có liên quan và thống nhất các hành động khắc phục cần thiết.

Trong trường hợp không đảm bảo được việc tuân thủ các biện pháp của BCP, doanh nghiệp cần phải cân nhắc:

Ngay lập tức sửa chữa hậu quả của các hành vi không tuân thủ BCP
Xác định nguyên nhân, Theo dõi các nguy cơ tương tự có thể xảy ra.
Xác định sự không phù hợp trong kế hoạch.
Điều chỉnh BCP nếu cần thiết

IV. Lưu ý để triển khai thành công Kế hoạch kinh doanh liên tục

Triển khai một kế hoạch kinh doanh liên tục không phải là điều dễ dàng. Thông thường, thành công được quyết định đa phần bởi đội ngũ đứng đầu và quản lý sau khi đã thiết lập được một kế hoạch kinh doanh liên tục ở bước 3. Tuy nhiên, chúng tôi cần nhấn mạnh các yếu tố dưới đây mà các chủ doanh nghiệp cần lưu tâm:

Bắt đầu với truyền thông nội bộ

Nếu nhân viên không biết về kế hoạch, làm thế nào họ có thể phản ứng thích hợp khi mỗi phút đều trôi qua? Mặc dù việc đào tạo thực hiện theo kế hoạch sẽ do các quản lý trực tiếp thực hiện cho bộ phận của mình, nhưng việc được truyền thông bởi lãnh đạo cấp cao của công ty sẽ giúp tăng tính thần đáng kể cho đội ngũ. Giúp cho kế hoạch trở nên đáng tin cậy và khẩn cấp hơn.

Nhân sự của công ty cần nắm được:

Chính sách kinh doanh liên tục của công ty
Vai trò và trách nhiệm của nhân sự trước, trong và sau giai đoạn bị gián đoạn.
Lợi ích của chính sách này lên công việc trực tiếp của từng bộ phận.
Chế tài liên quan đảm bảo nhân viên tuân thủ theo kế hoạch

Cụ thể hóa vai trò các cấp quản lý

Trong bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào, quản lý cấp trung luôn đóng vai trò mắt xích kết nối giữa công ty và nhân viên. Một cách để đảm bảo kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn thành công là đảm bảo được sự hỗ trợ từ trên xuống. Điều đó có nghĩa là quản lý cấp cao phải được đại diện khi tạo và cập nhật kế hoạch; không ai có thể giao trách nhiệm đó cho cấp dưới. Cũng như, việc đào tạo, triển khai, giám sát và hỗ trợ nhân viên phải được thực hiện bởi quản lý cấp trung, team leader.

Quản lý tốt cũng là chìa khóa để thúc đẩy ý thức của từng bộ phận, nhân viên trong vai trò của mình đối với sự thành công của toàn bộ BCP.

Sử dụng hạ tầng công nghệ cho kế hoạch kinh doanh liên tục

Công nghệ đã và đang trở thành một phần tất yếu trong cách các doanh nghiệp vận hành. Trong bối cảnh toàn nền kinh tế chịu tác động của Covid-19 thì một lần nữa, các nền tảng quản lý và hạ tầng công nghệ càng được khắc họa vai trò rõ nét hơn.

Có thể bạn quan tâm: Chiến lược mùa Covid – Doanh nghiệp xem xét điều chỉnh KPI bởi tác động của dịch bệnh

Covid-19 khi buộc các doanh nghiệp phải giãn cách một phần hoặc toàn bộ theo chỉ thị của Chính phủ, thì việc không thể giao tiếp trực tiếp chính là rào cản lớn nhất cản trở việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đó, họ sẽ phụ thuộc vào các kỹ thuật công nghệ, các phần mềm hỗ trợ duy trì việc giao tiếp, kết nối con người với con người. Các chủ doanh nghiệp cũng lần lượt tìm đến các giải pháp mà trước đây theo họ là không cần thiết, như: chấm công bằng di động thay thế máy vân tay, các phần mềm giao việc và báo cáo thay thế việc họp giao ban trước đây.

Rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện số hóa bộ máy trước khi Covid-19 gây ảnh hưởng cục bộ lên nền kinh tế và hoạt động của các doanh nghiệp. Điều này tạo ra một lợi thế tuyệt vời cho các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh online hay quản lý vận hành online. Trong tương lai, khi Covid-19 trở thành một bình thường mới, một “rủi ro” luôn có khả năng quay lại, thì các doanh nghiệp đã chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ có thể tự tin tiếp tục hoạt động kinh doanh và vận hành, thậm chí nắm bắt cơ hội để phát triển.

FastWork xây dựng môi trường làm việc không chạm – không gián đoạn nhằm duy trì hoạt động và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp dưới sự tác động nặng nề của đại dịch Covid-19. Ngay cả khi WFH, nhất cử nhất động trong quá trình triển khai công việc vẫn đảm bảo được giám sát chặt chẽ – tức thời. Giao việc, trao đổi công việc, chia sẻ tài liệu nhanh chóng trên một hệ thống tập trung trực tuyến. FastWork.vn là giải pháp quản trị được hơn 3500+ doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô, lĩnh vực tin tưởng lựa chọn trên hành trình số hóa. Tiêu biểu là Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang, Thế giới Nệm, Vietinbank, CMC, VNpost, Xây dựng Quê Hương,……