JD là gì? Cách xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn nhất

Xây dựng bảng mô tả công việc đúng cách, có chiến lược sẽ đem tới kết quả vượt bậc. Với thị trường cạnh tranh nhân lực như hiện nay, điều này càng quan trọng hơn.

Vậy bảng mô tả công việc là gì? Cấu trúc cần có khi xây dựng bảng mô tả công việc như thế nào? Bạn nên làm gì để xây dựng JD hấp dẫn và gây chú ý từ ứng viên tiềm năng? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm thấy điều mình cần. Vuiapp.vn hy vọng rằng sẽ được đồng hành cùng độc giả tới những phần cuối cùng.

Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc thường được biết đến với tên gọi khác là Job Description(JD) là loại văn bản nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ công việc, trách nhiệm công việc và các kỹ năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Mục đích sử dụng để thông báo ứng viên biết công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự.

Bảng mô tả công việc giúp thiết lập những kết nối đầu tiên giữa ứng viên và nhà tuyển dụng

Các thông tin cơ bản trong bảng mô tả công việc cần có gồm:

– Tên công việc.

– Trách nhiệm/nhiệm vụ.

– Yêu cầu.

– Chế độ đãi ngộ…

Đây được xem như là một phương thức, giúp nhà tuyển dụng và người tìm việc kết nối với nhau. Khi biết xây dựng bảng mô tả công việc hiệu quả sẽ tạo cơ hội nhận ra đối tượng phù hợp. Việc sở hữu đội ngũ nòng cốt với nhiều điểm mạnh là cách để tiến xa và nhanh hơn.

Cấu trúc cần có khi xây dựng bảng mô tả công việc

Xây dựng mô tả công việc nên tuân theo cấu trúc làm nổi bật mục đích chính. Nếu quá sơ sài sẽ dẫn đến việc khó thu hút được ứng viên. Bởi lẽ, nhà tuyển dụng chưa cung cấp đủ những nội dung cần. Họ nhanh chóng rời đi ngay sau khi đọc vì cản thấy nhiều điều không rõ ràng.

Tuy nhiên, nội dung cũng không nên quá rườm rà. Điều này khiến cho ứng viên khó tiếp cận được với những thông điệp cốt lõi muốn truyền tải. Đồng thời, người đọc sẽ đánh giá thấp tính chuyên nghiệp cần có từ tổ chức.

Tiêu đề

Tiêu đề tưởng chừng như là một yếu tố đơn giản nhưng cũng rất cần chỉn chu. Sự rõ ràng sẽ khiến người tiếp nhận thông tin mường tượng ngay ra công việc đó là gì. Khi đặt tên cũng không nên sử dụng ngôn từ mang tính chuyên ngành quá cao.

Tiêu đề cần nổi bật giữa hàng ngàn nguồn thông tin được ứng viên tiếp cận

Điều này đã vô tình thu hẹp lại quy mô những đối tượng có thể sẽ phù hợp với JD. Một việc cũng không kém phần quan trọng là đảm bảo sự ngắn gọn, tối ưu cho công cụ tìm kiếm. Bởi lẽ, xu thế hiện nay là tìm việc thông qua các nền tảng, website trên Internet.

Phần mở đầu

Đây là phần kế tiếp trong quy trình xây dựng bảng mô tả công việc. Với giai đoạn này, bộ phận nhân sự cần giới thiệu sơ qua về công ty, môi trường làm việc. Nó giúp ứng viên nhanh chóng xác định được doanh nghiệp là ai.

Đó cũng là cách gián tiếp cho thấy đây thực sự là nơi lý tưởng để cống hiến. Tiếp nối ý trên, bạn cần ghi rõ mục tiêu của vị trí đang tuyển là gì. Nhờ vậy, người đọc sẽ biết cả hai bên có cùng định hướng phát triển không.

Điều thứ 3 trong phần mở đầu chính là nêu lên những kỳ vọng đối với ứng viên. Yếu tố đưa ra cần phù hợp với thực tiễn, không quá xa vời. Đặc biệt, nó phải tương thích với mục tiêu tuyển dụng đề ra ở trên.

Các nhiệm vụ chính

Nêu nhiệm vụ chính là phần quan trọng nhất trong các bước xây dựng bản mô tả công việc. Để rõ ràng, bạn nên sử dụng gạch đầu dòng liệt kê những đầu công việc của người mới. Độ dài lý tưởng thường vào khoảng 6 – 12 ý chính.

Ở phần này, bạn cũng cần thể hiện cho ứng viên dễ dàng đo lường khối lượng công việc nhất. Các tasks nên phân chia theo từng tuần/ngày/tháng sẽ hiệu quả hơn.

Yêu cầu tuyển dụng

Bạn nên lưu ý sắp xếp phần này ngay sau nhiệm vụ khi xây dựng bảng mô tả công việc. Qua đó, người đọc tin sẽ có cái nhìn tổng thể về việc “như thế nào thì phù hợp?”. Một số thông tin thường thấy như là:

Các yêu cầu nên đi theo hướng có thể thương lượng được

– Số năm kinh nghiệm.

– Kỹ năng chuyên môn tối thiểu cần đáp ứng.

– Yêu cầu về giới tính của người lao động.

– Độ tuổi.

– Chiều cao.

– Cân nặng…

Bạn không nên quá e ngại về việc đưa ra quá nhiều yêu cầu sẽ khiến ứng viên choáng ngợp. Bởi lẽ, điều này giúp quá trình lọc hồ sơ nhanh hơn. Người sẵn sàng nộp đơn ứng tuyển thường khá phù hợp với vị trí.

Điều quan trọng không phải là cố gắng hạn chế đưa ra các điều kiện. Thay vào đó, bạn nên liệt kê cùng với gợi mở về khả năng thỏa hiệp được.

Quyền lợi được hưởng

Khi xây dựng bảng mô tả công việc, bạn nên biến mục này trở nên hấp dẫn nhất. Để đạt được, hãy tự hỏi kỳ vọng của ứng viên là gì. Người soạn thảo JD cần liên tục đặt ra câu hỏi so sánh để tìm thấy điều nổi bật. Từ đó, bạn có thể cân nhắc nên đưa thông tin nào lên đâu, ví dụ như:

– Lương, thưởng, đãi ngộ.

– Các chế độ phúc lợi cũng như mức bảo hiểm được đóng.

–  Cơ hội được học tập, huấn luyện hoặc thăng tiến…

Phần kết

Phần kết sẽ giúp ứng viên đánh giá cách xây dựng bảng mô tả công việc có chuyên nghiệp không. Các công ty được khuyến khích nêu rõ quy trình tuyển dụng. Việc này giúp ứng viên chủ động thời gian và có sự chuẩn bị tốt nhất. Thông tin bao gồm:

– Nêu rõ từng bước hoặc từng vòng phỏng vấn cùng timeline cụ thể.

– Hình thức phỏng vấn được lựa chọn là trực tiếp hay online?

– Địa chỉ – nơi sẽ diễn ra cuộc trao đổi.

– Phương thức liên lạc khi gặp trục trặc hoặc bất kỳ vấn đề liên quan…

Cần làm gì để xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn?

Để xây dựng bảng mô tả công việc thành công, cấu trúc trên là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Bạn nên áp dụng thêm những lời khuyên dưới đây để thu hút người đọc. Điều này càng thực sự cần thiết hơn trong bối cảnh cạnh tranh nhân tài như hiện nay.

Có hình dung rõ ràng về ứng viên

Hình dung rõ ràng về ứng viên là rất quan trọng trong cách xây dựng bảng mô tả công việc. Bộ phận tuyển dụng hoặc quản lý nhân sự nên tự hỏi vấn đề liên quan tới:

Nhà quản lý nhân sự có thể cân nhắc điều chỉnh JD để tìm thấy người phù hợp

– Trình độ chuyên môn.

– Những điều mà người mới sẽ giải quyết giúp doanh nghiệp.

– Ngoại hình cũng như tính cách thích hợp với vị trí này như thế nào?

Nếu có đủ thời gian, hãy sắp xếp trước một buổi Initial Interview Online. Đơn giản hơn, đó có thể là một cuộc gọi điện thoại ngắn với người ứng tuyển. Cách làm này không chỉ giúp rút gọn danh sách ứng viên. Qua đó, bạn cũng có thể điều chỉnh kịp thời JD để tăng cơ hội tìm kiếm.

Tối ưu từ khóa cho bảng mô tả

Tối ưu từ khóa tưởng chừng như là việc không liên quan trong xây dựng bảng mô tả công việc. Tuy nhiên, mọi người thường biết tới doanh nghiệp qua công cụ tìm kiếm. Vì thế, không áp dụng kỹ thuật này đồng nghĩa với việc mất đi một kênh quan trọng.

Hãy tối ưu từ khóa cho bảng mô tả công việc

Keyword đưa ra nên tập trung vào thị trường ngách, mang tính cụ thể. Thay vì viết là “nhân viên kinh doanh”, hãy tối ưu thành “nhân viên kinh doanh nhà đất”. Các cụm với nghĩa rộng dẫn đến tính cạnh tranh càng cao.

Bên cạnh đó, việc Marketing quá mức cũng là điều không cần thiết trong thời đại này. Người soạn JD nên tránh những từ phổ thông như:

– Tìm kiếm nhân viên năng động, sáng tạo, giàu nhiệt huyết,…

– Đứng đầu thị trường.

– Hàng đầu Việt Nam.

Khi đã viết, bạn nên kèm theo một lý do rõ ràng hoặc nhân tố đặc biệt nào đó. Nếu không, chúng chỉ khiến doanh nghiệp trở nên lu mờ giữa hàng tá những thứ “hàng đầu” trên Internet.

Sử dụng checklist

Sử dụng checklist khi xây dựng bảng mô tả công việc rất quan trọng. Điều này giúp bạn chắc chắn không bỏ sót phần nào. Chúng cũng không tốn quá nhiều thời gian để liệt kê ra. Người soạn JD nên theo sát những đầu mục như:

– Thông tin việc làm.

– Mô tả doanh nghiệp.

– Kỹ năng, yêu cầu.

– Địa điểm làm việc.

– Lương thưởng.

– Chi tiết liên hệ…

Kết hợp cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa

Tin tuyển dụng là những ấn tượng, cầu nối đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Diễn giải chi tiết rất quan trọng nhưng không nên biến chúng thành những trang văn bản dài miên man. Người tìm việc sẽ cảm thấy choáng ngợp ngay khi vừa tiếp cận.

Một chút cá nhân hóa sẽ giúp doanh nghiệp nổi bật hơn

Để xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn hơn đừng quên yếu tố cá nhân hóa. Bởi lẽ, đối tượng đang được hướng tới là con người chứ không phải máy móc. Một chút sự riêng biệt sẽ khiến JD trở nên hấp dẫn hơn.

Chẳng hạn, đi kèm với thông tin tuyển dụng là một video có sự xuất hiện của vị trưởng phòng. Chỉ bằng lời chào thân thiện, bày tỏ mong muốn hợp tác với người mới đã tạo nên khác biệt.

Bạn có thể tham khảo mẫu bảng mô tả công việc nhân viên kế toán tại đây: Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên kế toán đầy đủ nhất

Trên đây là những điều quan trọng, giúp bộ phận nhân sự làm việc hiệu quả hơn. Tuyển dụng không còn đơn thuần là tìm kiếm người mới. Hoạt động này cần được phát triển có chiến lược. Vuiapp.vn hy vọng bạn sẽ sớm xây dựng bảng mô tả công việc thành công.