Hướng dẫn cách mở và tạo tài liệu mới trong Word 2016 – Vũ i Tờ ‘s Blog

Hướng dẫn tạo một tài liệu mới từ một mẫu có sẵn

Trong bài học này chúng ta sẽ làm quen với các thao tác rất đơn giản đó là tạo tài liệu mới trong Word 2016, hoặc mở file word cũ đã tạo trước đó… Tuy căn bản nhưng nếu lần đầu tiên sử dụng word 2016 chắc bài viết cũng sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức thú vị.

Ở bài học trước, các bạn đã cùng với Vũ i Tờ’s Blog cùng tìm hiểu và làm quen với giao diện Word 2016 với sự thay đổi về menu thành thanh ribbon, các chế độ xem văn bản, trợ giúp tell me, chèn lệnh vào thanh quick access toolbar…

Tiếp theo ở bài học này bạn sẽ học cách tạo mới một file word 2016 bằng chức năng blank document (file trắng) hoặc sử dụng template (khuôn mẫu) có sẵn. Bên cạnh đó là học cách mở một existing document (file word cũ) mà chúng ta đã tạo ra trước đó, hoặc đồng nghiệp gửi qua cho chúng ta.

Xem thêm: cách tạo một cửa sổ làm việc workbook mới trong Excel 2016

Hướng dẫn tạo một tài liệu mới

Khi bắt đầu một tài liệu văn bản mới trong Word 2016, bạn thường muốn bắt đầu với một tài liệu trống, hoàn toàn mới.

Chọn thẻ File để truy cập Backstage view.

chọn New, sau đó nhấp vào Blank document.

** cửa sổ lựa chọn loại tài liệu sẽ tạo

Một tài liệu mới với dịnh dạng cơ bản mặc định sẽ xuất hiện.

Hướng dẫn tạo một tài liệu mới từ một mẫu có sẵn

Một template là một tài liệu mẫu được tạo sẵn với bộ định dạng đã được cài đặt. Bạn có thể sử dụng để tạo một tài liệu mới một cách nhanh chóng với tài liệu mẫu này. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một file word mới.

Nhấn vào thẻ File để truy cập Backstage view , sau đó chọn New.

Một số mẫu sẽ xuất hiện bên dưới lựa chọn Blank document. Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một khuôn mẫu cụ thể. Trong ví dụ này chúng ta sẽ tìm kiếm một khuôn mẫu có tên flyer.

Khi bạn đã tìm thấy một mẫu mà bạn thích, bấm chọn để xem trước nó.

** cửa sổ lựa chọn chuyên mục

Một bản xem trước của mẫu sẽ xuất hiện. Nhấp chuột Create để sử dụng mẫu đã chọn.

** cửa sổ mô tả chuyên mục

Một tài liệu mới sẽ xuất hiện cùng với khuôn mẫu vừa chọn

Ngoài ra, bạn cũng có thể duyệt các mẫu theo danh mục sau khi thực hiện tìm kiếm.

Mở một tài liệu word có sẵn

Ngoài việc tạo tài liệu mới, cũng có khi bạn muốn mở một tài liệu đã được lưu trước đó hoặc tài liệu do ai đó gửi cho bạn

(Để tìm hiểu thêm về lưu tài liệu, hãy truy cập bài học của Vũ i Tờ’s Blog về lưu trữ tài liệu trong word 2016.)

Chọn thẻ File, mở Backstage view, sau đó nhấp vào Open.

chọn This PC, sau đó nhấp vào Browse.

Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn tài liệu của bạn, sau đó nhấp vào nút Open.

** chọn đường dẫn file tài liệu muốn mở

Tài liệu được chọn sẽ xuất hiện.

Cách ghim tài liệu lên top trong backstage view

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một tài liệu nhiều lần, bạn có thể ghim file đó trong backstage view để truy cập nhanh.

Chọn thẻ File, mở Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Sau đó chọn Recent.

Một danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Di chuột qua tài liệu bạn muốn ghim sau đó nhấp vào biểu tượng pushpin

** ghim một tài liệu lên đầu

Đến unpin một tài liệu, nhấp vào biểu tượng đinh ghim một lần nữa.

** cửa sổ tài liệu mới mở gần đây

Chế độ tương thích – Compatibility Mode

Đôi khi bạn có thể cần phải làm việc với các tài liệu đã được tạo trong các phiên bản Microsoft Word trước đó, chẳng hạn như Word 2010 hoặc Word 2007. Khi bạn mở các loại tài liệu này, chúng sẽ xuất hiện trong Compatibility Mode.

Chế độ tương thích vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, do đó bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh trong phiên bản được sử dụng để tạo ra tài liệu.

Ví dụ: nếu bạn mở một tài liệu được tạo trong Word 2007, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh trong Word 2007.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy chế độ tương thích có thể ảnh hưởng đến các lệnh nào khả dụng. .

** Vì tài liệu bên trái ở chế độ tương thích, nên nó chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trong Word 2007

Để thoát khỏi Chế độ tương thích, bạn sẽ cần convert tài liệu cho phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn cộng tác với những người khác chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Word cũ hơn, tốt nhất nên để tài liệu ở chế độ tương thích để định dạng không bị thay đổi.

Cách Để chuyển đổi (convert) một tài liệu:

Nếu bạn muốn truy cập vào tất cả các tính năng của Word 2016, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang định dạng file 2016.

Nhấn vào thẻ File để truy cập vào Backstage view, sau đó chọn lệnh Convert

** chuyển đổi tài liệu lên phiên bản word 2016

Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp chuột OK để xác nhận chuyển đổi tập tin.

Tài liệu sẽ được chuyển đổi sang phiên bản mới nhất.

Chuyển đổi một tập tin có thể gây ra một số thay đổi cho định dạng cũ của tài liệu. Cũng như những người dùng khác sẽ bị ảnh hưởng nếu đó là tài liệu dùng chung vì vậy cần cẩn thận.

Ok. Vậy là Vũ i Tờ’s Blog đã hướng dẫn bạn cách tạo tài liệu mới trong Word 2016 rồi. Cũng đơn giản mà phải không nào? Nếu bạn có thắc mắc hoặc chia sẻ hay hơn về cách tạo tài liệu thì comment bên dưới nhé.

Bài cùng chuyên mục: