Hệ thống thông tin kế toán là gì? Thành phần vai trò bạn cần phải biết

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Các doanh nghiệp cần lưu trữ khối lượng thông tin khổng lồ. Điều này đã tạo ra thách thức lớn trong công việc lưu trữ thông tin tài chính. Hệ thống thông tin kế toán chính là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này.

Hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp lưu trữ và và quản lý thông tin kế toán bài bản. Nhờ đó, nhanh chóng cung cấp thông tin hữu ích. Góp phần phục vụ nhanh chóng cho những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

 Cầu nối cho hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán giúp đưa ra những báo cáo kế toán nhanh chóng và chính xác. Nó giúp doanh nghiệp giải quyết các công việc liên quan đến kế toán một cách trơn tru.

Điều này giúp tăng tính tương tác, tạo ra mối quan hệ giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức, doanh nghiệp.

Giảm chi phí tiết kiệm thời gian

Thông tin kế toán giúp giải quyết công việc liên quan đến kế toán

Đây là vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán. Giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc quản lý và lưu trữ thông tin.

Ngoài ra, việc hạn chế sai sót trong lưu trữ và quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh những tổn thất không đáng có. Doanh nghiệp sẽ tránh được những thiệt hại tài chính với hệ thống này.

>>>> TRÁCH NHIỆM của PHÚC DUY khi tiến hành dịch vụ kế toán Thuế

Thành phần hệ thống thông tin kế toán 

Hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường gồm có các thành phần sau: 

Con người

Những người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia có thể cần sử dụng AIS của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau. Với AIS được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin tương tự. AIS cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết. AIS nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả.

Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.

Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể bao gồm những loại dữ liệu sau đây:

• Hóa đơn bán hàng

• Các báo cáo thanh toán của khách hàng

• Các báo cáo phân tích kinh doanh

• Yêu cầu mua hàng

• Hóa đơn của đơn vị cung cấp

• Kiểm tra sổ đăng ký

• Sổ cái chung

• Dữ liệu kiểm kê

• Thông tin liên quan đến biên chế

• Bảng chấm công

• Thông tin thuế

Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.

Phần mềm

Thành phần phần mềm của ASIASOFT là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của công ty. Hiện nay hầu như các công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm máy tính làm cơ sở.

 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã

Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ.

• Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu. 

• Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển. 

• Dễ sử dụng. 

Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán

• Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.

• Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.

• Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.

• Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.

• Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.

• Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.

• Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,chính xác và đầy đủ…

• Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu. 

• Kiểm soát kết quả dữ liệu.