Giao tiếp trong kinh doanh: Định nghĩa, các kỹ năng giao tiếp và tầm quan trọng của nó

Giao tiếp trong kinh doanh rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết để nhân viên, quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện công việc và hoàn thành trách nhiệm của họ. 

Nếu bạn giao tiếp kém sẽ khiến nhân viên bất mãn, khách hàng bất mãn và thậm chí mất lợi nhuận. Vậy giao tiếp trong kinh doanh là gì? Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh nào bạn cần có. Cùng TPos tìm hiểu ngay bạn nhé.

Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Có thể nói, loại hình giao tiếp này rất quan trọng đối với các công ty vì nó có thể quyết định sự vận hành suôn sẻ của một doanh nghiệp. 

Giao tiếp kinh doanh là một hành động mà ở đó có sự trao đổi ý kiến, thông tin, hướng dẫn, v.v. có thể được truyền đạt theo nhiều cách khác nhau giữa những người trong và ngoài công ty. Nói chung, giao tiếp được thực hiện cho những mục đích nhất định như cải thiện các dịch vụ, các hoạt động của doanh nghiệp hoặc hạn chế những sai sót.

Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh

1. Tăng sự tương tác của nhân viên

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ragan, giao tiếp kinh doanh là yếu tố hàng đầu mà doanh nghiệp cần lưu ý. Các đội cần hỗ trợ lẫn nhau, đào tạo và nhắc nhở các lãnh đạo doanh nghiệp trong giao tiếp. 

Nếu bạn là một lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt, điều này sẽ khiến nhân viên bạn cởi mở hơn, chia sẻ những khó khăn của họ hoặc những điều mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.

2. Tăng năng suất làm việc của nhân viên

4/5 nhân viên tin rằng giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp họ thực hiện tốt các công việc, họ sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin này. Ngoài ra, trung bình một nhân viên dành 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết. Mỗi tháng, nhân viên sẽ phải mất nhiều thời gian. 

Khi có được kỹ năng giao tiếp kinh doanh, chỉ bằng vài câu hỏi với đồng nghiệp thì các nhân viên sẽ nhanh chóng tìm được thông tin mình cần mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian.

3. Tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng

Giao tiếp kinh doanh tốt hơn cũng có nghĩa là sự hài lòng của khách hàng tốt hơn. Khi giao tiếp kém, nhân viên trong vai trò đối mặt với khách hàng sẽ không có thông tin họ cần. Còn với khách hàng sẽ cảm thấy tinh thần của nhân viên thấp và có trải nghiệm tiêu cực với doanh nghiệp của bạn.

Trên thực tế, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng thái độ của nhân viên có tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng, từ đó dẫn đến tăng doanh thu.

Ngoài ra một chiến lược giao tiếp kinh doanh đúng đắn là điều cần thiết để xây dựng một môi trường và văn hóa công sở tốt hơn. Các công ty giao tiếp minh bạch và cởi mở có bầu không khí làm việc lành mạnh hơn, nhân viên sẽ có động lực làm việc và sự hài lòng hơn về công ty.

Cách để nâng cao kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Tự tin và nghiêm túc

Giao tiếp một cách chắc chắn sẽ tạo niềm tin cho người khác. Người khác sẽ khó nhận được thông điệp của bạn nếu cách giao tiếp của bạn không nghiêm túc và không chắc chắn.

Thân thiện

Mặc dù bạn cần thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp nhưng bạn vẫn có thể duy trì sự thân thiện của mình khi giao tiếp. Hãy sử dụng một giọng điệu thân thiện trong cả giao tiếp bằng văn bản và gặp mặt trực tiếp, điều này sẽ giúp bạn tạo được mối quan hệ tốt hơn với mọi người.

Biết lắng nghe

Giao tiếp hiệu quả sẽ bao gồm nghe và nói. Mặc dù thông điệp của bạn là quan trọng, nhưng bạn cũng phải cho thấy rằng bạn coi trọng ý kiến của người khác bằng cách luôn sẵn sàng lắng nghe. Hãy cố gắng tích cực lắng nghe người khác. Điều này thể hiện bạn là một người lịch sự và biết lắng nghe ý kiến của người khác.

Cởi mở vui vẻ khi giao tiếp

Kỹ thuật giao tiếp trong kinh doanh này là sự tiếp tục của việc lắng nghe. Cởi mở khi giao tiếp có nghĩa là bạn sẵn sàng hiểu quan điểm của ai đó, ngay cả khi bạn đã hình thành ý tưởng từ trước. Để có một cuộc trò chuyện hiệu quả hơn, bạn nên áp dụng phương pháp giao tiếp linh hoạt khi không đồng ý với ai điều gì đó.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp không chỉ diễn ra bằng lời nói mà còn có những loại hình giao tiếp phi ngôn ngữ, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể. Làm chủ cách trình bày ngôn ngữ cơ thể là điều bắt buộc. 

Bạn cần chú ý đến phong thái, cách ăn mặc, biểu hiện của khuôn mặt,.. Sao cho thoải mái và khiến người đối diện không khó chịu với bạn khi giao tiếp với họ.

Sử dụng ngôn từ chính xác và chuẩn mực khi giao tiếp

Trong giao tiếp, không cần phải nói nhiều để thể hiện bạn là người làm chủ có nhiều người biết trong cuộc trò chuyện, mà bạn cần phải biết khi nào nên nói và khi nào không, nên nói vào đúng trọng tâm của vấn đề. Ngôn ngữ khi bạn dùng với nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp hoặc khách hàng cần thể hiện sự tôn trọng và lịch sự như một cuộc nói chuyện bình thường là được.

Việc tôn trọng không phải là luôn đặt đối tượng giao tiếp của mình lên hàng đầu, mà là ở trong cuộc giao tiếp bạn cần chú ý đến họ, không xen ngang khi họ đang nói và chia sẻ giải quyết với những điều mà họ đang gặp phải.

Giao tiếp trong kinh doanh bằng văn bản

Viết lách, ai nói doanh nhân thành công sẽ không cần phải có kỹ năng này? Trong khi là một tác nhân trong lĩnh vực kinh doanh, chúng ta phải làm chủ content marketing bằng hình thức viết thôi miên người đọc. 

Chúng ta phải biết và thành thạo các kỹ năng viết content nhiều nội dung marketing, từ email marketing, blog đến trang web. Bạn có thể xem thêm cách viết content thu hút khách hàng muốn mua sản phẩm của bạn trong tương lai.

Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp

Khi giao tiếp trong kinh doanh đặc biệt là đối với khách hàng hoặc đối tác làm ăn bạn cần biết cách kiềm chế cảm xúc của mình, không để nó chi phối cuộc trò chuyện. Vì khi nóng giận, bạn sẽ chẳng biết mình vừa nói ra những gì đâu, nó sẽ làm hỏng kế hoạch mục tiêu của bạn. Thậm chí tệ hơn nó còn khiến khách hàng hoặc đối tác đánh giá xấu về con người và doanh nghiệp bạn.

Kỹ năng hòa giải trong giao tiếp

Hòa giải cũng được xem là một kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng. Ví dụ: khi bạn ở giữa những người đang tranh luận về ý kiến hoặc đang ở giữa 2 nhà cung cấp cạnh tranh. Chúng ta phải có khả năng hòa giải và giúp cả hai bên giải quyết các vấn đề của họ. Như vậy chúng ta sẽ được họ đánh giá cao hơn.

Kỹ năng tranh luận

TPos biết rằng, trong kinh doanh ngày nay không có giao tiếp nào mà không liên quan đến khả năng tranh luận. Đây sẽ là một cuộc thảo luận lành mạnh nếu cả hai bên tuân thủ đúng các quy tắc của cuộc tranh luận. 

Công việc của chúng ta trong cuộc tranh luận không phải là đứng về phía một trong hai người, mà là hiểu rõ vụ việc và lắng nghe mọi ý kiến rõ ràng. Dù là với nhà đầu tư, đối tác hay thậm chí là nhân viên. Khi chúng ta hiểu rõ vấn đề thì có thể giúp họ giải thích ý tưởng bằng những kỹ năng mà chúng ta có.

Hãy đưa ra lời khuyên đúng lúc

Để là một người giao tiếp trong kinh doanh tốt bạn phải nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin từ những người trong cuộc giao tiếp. Khi giao tiếp bạn hãy lắng nghe là chắc chắn rằng hiểu rõ những điều mà họ đã truyền đạt, rồi sau đó hãy đưa ra lời khuyên một cách chân thành với họ. 

Bạn nên tránh việc quá vội vàng, đánh giá sai suy nghĩ của đối phương dẫn đến mâu thuẫn ảnh hưởng xấu đến cuộc giao tiếp.

Biết cách đặt câu hỏi

Trong giao tiếp việc đặt câu hỏi là điều không thể thiếu, nó giúp bạn và đối phương có thêm thông tin để học hỏi. Khi đặt câu hỏi đối với người khác, bạn nên thể hiện sự tinh tế và lịch sự không khiến người khác có cảm giác khó chịu. 

Việc đặt câu hỏi thông minh sẽ giúp bạn giải quyết được thắc mắc đang gặp phải và giúp bạn gần gũi hơn với người khác. Những người khác sẽ đánh giá bạn tốt hơn và biết rằng bạn đã hiểu rõ được vấn đề.

Thể hiện sự đồng cảm

Khi bạn hợp tác kinh doanh, giao tiếp với đối tác làm ăn hoặc khách hàng, hãy biết cách thể hiện sự đồng cảm của mình với câu chuyện của họ, hãy tỏ ra hứng thú với câu chuyện của họ, điều này sẽ giúp họ tin tưởng bạn hơn xóa tan khoảng cách giữa 2 người với nhau.

Kết luận

Giao tiếp trong kinh doanh là một kỹ năng quan trọng bạn cần phải có. Kỹ năng này để có được nó không phải là một điều quá khó. Bạn chỉ cần tập luyện và ghi nhớ những quy tắc cơ bản ở trên bài viết là được. Ngoài kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh để việc hợp tác kinh doanh được thuận lợi thì bạn nên tham khảo thêm bài viết kinh nghiệm khi hợp tác trong kinh doanh này.

Hy vọng bài viết về giao tiếp trong kinh doanh mà TPos trình bày ở trên sẽ giúp quý bạn đọc có thể giao tiếp tốt hơn đối với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên của mình. Qua đó có thể ngày càng mở rộng quy mô của doanh nghiệp.