Giải Mã Chi Tiết Các Bộ Phận Trong Khách Sạn

Các bộ phận có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của khách sạn. Các mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn cùng với những dịch vụ kèm theo là những yếu tố góp phần quyết định sự thành bại của khách sạn đó.

Trong bài viết này, Glints sẽ đem đến những nội dung liên quan tới các bộ phận trong khách sạn, nêu ra những chức năng và nhiệm vụ cũng như giải đáp một số câu hỏi thường gặp, cùng theo dõi xem nhé!

Mô tả các bộ phận trong khách sạn

Mỗi khách sạn có thể làm ăn phát đạt hơn, kinh doanh suôn sẻ hơn, không thể không kể đến vai trò của các bộ phận và sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận đó.

Để nắm rõ về những bộ phận này là chuyện không hề đơn giản, bạn sẽ phải mất khá nhiều thời gian để tìm hiểu, thật may có Glints ở đây sẽ giúp bạn biết hơn về chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận khách sạn qua những thông tin dưới đây:

Bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn bởi họ là những người sẽ trực tiếp nói chuyện, tương tác với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Có thể nói họ là chiếc cầu nối giữa khách hàng với dịch vụ của khách sạn và giữa các bộ phận trong khách sạn.

Ngoài ra, họ là những trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, thị hiếu của khách hàng, nhu cầu của thị trường, xu hướng trong tương lai, v.v. giúp ban giám đốc nắm chắc tình hình khách lưu trú, nguồn khách, thông tin về cơ cấu khách để đưa ra những thay đổi, các kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tuyệt đối cho khách sạn.

Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ:

Đón tiếp, giải quyết yêu cầu của mọi khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan.
Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nhận và trả phòng, thu phí nếu khách hàng đã sử dụng các sản phẩm, dịch vụ khác trong khách sạn.
Lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống.
Thường xuyên báo cáo với quản lý tình hình hoạt động.
Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.

Bộ phận lễ tân có vai trò quan trọng

Đọc thêm: Butler Là Gì? Công Việc Quản Gia Cao Cấp Trong Các Khách Sạn 5 Sao

Bộ phận buồng phòng (Housekeeping)

Bộ phận buồng phòng có chức năng cung cấp các sản phẩm dịch vụ tại khách sạn, họ mang lại nguồn doanh thu cao nhất cho khách sạn trong tổng doanh thu cũng như chịu trách nhiệm về vấn đề lưu trú của khách hàng tại khách sạn.

Bên cạnh đó, phối hợp chặt chẽ với lễ tân trong hoạt động cung cấp dịch vụ buồng phòng. Bộ phận buồng phòng được phân thành các bộ phận nhỏ chẳng hạn như dọn phòng, giặt ủi, kho vải, vệ sinh công cộng, cây xanh, cắm hoa, v.v.

Nhiệm vụ của bộ phận buồng phòng:

Chuẩn bị và đảm bảo phòng sạch.
Luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách bằng việc vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và cả khu vực công cộng.
Kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụn trong phòng khi làm vệ sinh hay nhận và giao các dịch vụ cho khách hàng,
Báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề phát sinh, phối hợp với các bộ phận khác phục vụ khách hàng.

Bộ phận ẩm thực

Vai trò chính của Bộ phận ẩm thực – Food and Beverage Service (F&B) là phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng tại khách sạn.

Quy mô của F&B sẽ phụ thuộc vào quy mô khách sạn và số lượng khách lưu trú hàng ngày. Đối với mỗi khách sạn, F&B đóng vai trò quan trọng trong việc đem lại doanh thu, thúc đẩy thương hiệu.

Các dịch vụ chính thuộc bộ phận F&B bao gồm:

Nhà hàng (Restaurant)
Dịch vụ tiệc (Banquet)
Dịch vụ đồ uống (Bar/Beverage)
Dịch vụ phòng (Room Service)

Bộ phận ẩm thực đóng vai trò đem lại doanh thu cho khách sạn

Bộ phận bếp

Bộ phận này cung cấp những món ăn ngon cho thực khách. Tại các nhà hàng, các cơ sở kinh doanh ăn uống, bộ phận bếp được xem là “linh hồn” hay “trái tim”, đóng vai trò là đại sứ thương hiệu của cơ sở kinh doanh. Khách hàng đều có nhu cầu thưởng thức món ăn ngon cùng với dịch vụ tuyệt vời.

Bộ phận bếp gồm các chức vụ đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau, các chức vụ đó là:

Bếp trưởng điều hành (Executive Chef)
Thư ký bếp (Kitchen Secretary)
Bếp phó điều hành (Executive Sous Chef)
Đầu bếp chính (Chef de Cuisine)
Bếp trưởng bếp bánh (Pastry Chef)
Đầu bếp bộ phận (Head Chef)
Tổ trưởng tổ bếp (Chef de Partie)
Tổ phó tổ bếp (Demi chef)
Nhân viên bếp (Kitchen Staff)
Phụ bếp (Commis chef)
Trưởng bộ phận tạp vụ bếp (Chief Steward)
Nhân viên tạp vụ (Stewarding)

Bộ phận hành chính – nhân sự

Bộ phận hành chính – nhân sự có chức năng quản lý và tuyển dụng nhân sự. Họ tổ chức, sắp xếp các cán bộ, nhân viên đồng thời ban hành các thể chế, quy chế làm việc.

Ngoài ra, bộ phận này cũng theo dõi và đánh giá nhân viên các bộ phận cũng như tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, trực tiếp quản lý nhân viên, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới.

Bộ phận kế toán – tài chính

Bộ phận kế toán – tài chính sẽ quyết định các chiến lược về tài chính bao gồm việc tìm nguồn vốn cho khách sạn. Thêm vào đó, họ sẽ theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu – chi, công nợ, v.v.

Nhiệm vụ của kế toán – tài chính:

Lập chứng từ trong việc hình thành và việc sử dụng vốn.
Lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận và của cả khách sạn.
Lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm.
Quản lý, giám sát thu – chi

Bộ phận kinh doanh tiếp thị

Bộ phận kinh doanh tiếp thị giữ vai trò quyết định thành công hay thất bại của khách sạn. Mọi khách sạn khi kinh doanh đều cần có doanh thu cao hơn chi phí, những người làm được điều đó là Bộ phận kinh doanh tiếp thị.

Vai trò cụ thể của họ là đưa dịch vụ lưu trú và các dịch vụ khác ra thị trường thông qua một số hoạt động tiếp thị và các chiến lược bán hàng hợp lý.

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật sẽ đảm nhận việc quản lý và giám sát các hệ thống kỹ thuật, các thiết bị trong khách sạn nhằm đảm bảo vận hành tốt, không xảy ra sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra họ các nhiệm vụ cụ thể như sau:

Thường xuyên theo dõi và bảo trì các thiết bị trong khách sạn.
Sửa chữa các công cụ, các thiết bị khi có yêu cầu.
Trang trí sân khấu và chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi có hội nghị, hội thảo hoặc nếu được yêu cầu.

Bộ phận vui chơi giải trí

Bao gồm các dịch vụ như phòng tập thể thao, massage, spa, casino, vũ trường, v.v.

Bộ phận này giúp gia tăng giá trị cho khách sạn, tăng khả năng trải nghiệm của khách hàng. Họ luôn tìm hiểu nhu cầu và xây dựng các chương trình phù hợp cũng như tổ chức các buổi tiệc hoặc liên hoan hay các trò chơi khi nhận được yêu cầu.

Bộ phận quầy lưu niệm

Bộ phận quầy lưu niệm có thể làm tăng doanh thu cho khách sạn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong việc mua sắm thông qua cung cấp các món lưu niệm hoặc đồ dùng cần thiết.

Bộ phận này có vai trò tìm kiếm các sản phẩm độc đáo, chất lượng, mẫu mã đẹp để giới thiệu đến khách hàng và tìm kiếm thêm các sản phẩm đặc biệt làm điểm nhấn cho khách sạn,

Bộ phận kinh doanh tổng hợp

Bộ phận kinh doanh tiếp thị có chức năng tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác, mở rộng thị trường và thu hút khách hàng tiềm năng cho khách sạn. Bộ phận kinh doanh tổng hợp bao gồm bộ phận kinh doanh và Marketing

Nhiệm vụ chính của họ là:

Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng
Tiếp thị sản phẩm
Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh
Thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn
Khảo sát khách hàng để đưa ra góp ý với cấp trên trong việc đổi mới và nâng cấp dịch vụ hiệu quả.

Bộ phận kinh doanh giữ vai trò quyết định sự phát triển của khách sạn

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho khách hàng, bảo vệ tài sản của khách sạn và cả khách hàng, họ chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn, bằng việc tuần tra, túc trực theo ca, họ luôn trong tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố.

Ngoài ra, họ cũng nhận trông giữ xe cho khách và cho nhân viên trong khách sạn.

Đọc thêm: Bellman Là Gì? Bellman Khách Sạn: Chuyện Chưa Kể

Các câu hỏi thường gặp về chức năng của khách sạn

Tiếp theo đây, Glints sẽ giúp bạn giải mã các câu hỏi về các bộ phận trong khách sạn:

Bộ phận nào là nguồn thu chủ yếu của khách sạn?

Bộ phận buồng phòng là một bộ phận đem lại doanh thu và lãi suất cao nhất cho khách sạn. Theo thống kê tại Việt Nam, bộ phận buồng phòng chiếm 60% tổng số doanh thu của khách sạn, tiếp sau đó là bộ phận nhà hàng và các dịch vụ khác.

Bộ phận buồng phòng là bộ phận dẫn khách cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả. Nhờ vào lưu lượng khách lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ khác phục vụ khách hàng cũng được mở rộng và phát triển.

Adjacent room là phòng gì?

Adjacent room là các phòng gần kề nhau hoặc có thể ở bên kia sảnh. Diện tích phòng thường nằm trong khoảng 30 – 45 m2.

Trong quy trình xử lý Lost and found, với đồ vật có giá trị khách sạn sẽ giữ lại trong bao lâu?

Đối với những đồ vật có giá trị quy đổi ra tiền như tiền mặt như trang sức, tiền mặt hoặc đồng hồ sẽ được bảo quản trong két sắt tại quầy Lễ tân. Quy trình để đưa vào và lấy ra khỏi két phải tiến hành dưới sự giám sát của nhân viên An ninh. Chìa khóa của két phải niêm phong và Trưởng bộ phận An ninh sẽ cất giữ.

Nếu là thẻ tín dụng, trước khi thông báo cho công ty cung cấp thẻ sẽ được bảo quản và niêm phong trong vòng 24h.

Những đồ vật ít giá trị, sau 90 ngày không có người nhận sẽ đưa lại cho người tìm ra. Danh sách sẽ được trình lên, thông qua Trưởng bộ phận Buồng phòng. Với món đồ có giá trị sau 180 ngày nếu không có người nhận sẽ tiến hành xin ý kiến của Tổng Giám đốc để đưa cho nhân viên tìm thấy theo đúng thủ tục.

Những món đồ như nước ngọt và đồ hộp sẽ được giữ trong 3 ngày và rau củ trong 1 ngày trước khi đưa lại cho người tìm thấy. Nếu những món này đã dùng rồi sẽ được bỏ đi.

Minibar trong các phòng khách sạn được hiểu như thế nào?

Minibar khách sạn hay được gọi là tủ mát khách sạn, đây là thiết bị không thể thiếu trong các phòng khách sạn hiện nay.

Minibar phục vụ nhu cầu bảo quản đồ ăn, thức uống và giúp khách hàng không cần phải đi xa để mua đồ, nó mang lại cảm giác tiện lợi cho phòng khách sạn mỗi khi có khách hàng.

Đọc thêm: Ngành Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Là Gì? Có Dễ Xin Việc Không?

Lời kết

Các bộ phận trong khách sạn có liên kết chặt chẽ với nhau và đều đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của khách sạn. Chung quy lại, chúng đều mang những nhiệm vụ dù lớn hay nhỏ nhưng cũng có sự tác động nhất định tới dịch vụ của khách sạn và sự hài lòng của khách hàng.

Đừng quên truy cập vào Glints đón đọc thêm nhiều bài viết bổ ích và tìm cho mình những cơ hội việc làm nhé!

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 5 / 5. Lượt đánh giá: 1

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả