Mục Lục

Các công ty đang lựa chọn các giải pháp du lịch được quản lý hàng loạt, lấy cảm hứng từ nhiều lợi ích mà du lịch được quản lý giúp họ tiếp cận.

Hầu hết các doanh nghiệp cần các thành viên trong nhóm đi du lịch thường xuyên hoặc theo dịp, và các doanh nghiệp này có sự lựa chọn giữa du lịch không được quản lý và du lịch có quản lý.

Du lịch không có người quản lý là khi nhân viên tự đặt chuyến bay, khách sạn, xe cho thuê và các chỗ ở khác bằng cách sử dụng công cụ tổng hợp giá vé hoặc công cụ đặt vé. Sau khi chuyến đi hoàn tất, nhân viên nộp biên lai của mình để được hoàn trả.

Du lịch được quản lý thì khác. Khi một công ty chọn du lịch có quản lý, công ty đó sẽ thuê một đại lý du lịch bên ngoài của công ty để xử lý một số hoặc tất cả các khía cạnh của trải nghiệm du lịch cho một công ty và các thành viên trong nhóm của công ty đó.

Đó là phù hợp với bạn? Dưới đây là những ưu và nhược điểm của du lịch có quản lý, cũng như các lý do cụ thể tại sao du lịch có quản lý có thể là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Ưu điểm của Du lịch được Quản lý

Các công ty và tổ chức có những lý do khác nhau để chọn du lịch có quản lý, nhưng có một số động lực chính đằng sau những quyết định đó. Dưới đây là những lợi thế cốt lõi của việc lựa chọn du lịch có quản lý so với du lịch không được quản lý:

1. Tuân thủ Chính sách Du lịch

Chính sách du lịch rất quan trọng, nhưng chúng cũng có thể gây khó chịu vô cùng. Các thành viên trong nhóm du lịch thường không quen thuộc với các chính sách du lịch và việc tuân thủ có thể còn thiếu sót – tốt nhất là.

Du lịch được quản lý giúp việc tuân thủ chính sách du lịch dễ dàng hơn. Ví dụ: các nền tảng đặt chỗ được bao gồm trong các thỏa thuận du lịch được quản lý có thể cảnh báo các thành viên trong nhóm khi họ sắp xếp vi phạm một số phần của chính sách du lịch, cho dù là vượt quá ngân sách hay lý do khác.

2. Đặt chỗ Trực tuyến và Công nghệ Du lịch Khác

Như đã nói ở trên, hầu hết các hoạt động du lịch được quản lý đều đi kèm với nền tảng đặt phòng trực tuyến và các công nghệ hữu ích khác.

Thay vì tìm kiếm trực tuyến một cách ngẫu nhiên các chuyến bay, khách sạn và xe cho thuê phù hợp với lịch trình du lịch của họ, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng nền tảng đặt vé trực tuyến để duyệt qua các tùy chọn thể hiện mức giá thương lượng trước, các tùy chọn tuân thủ chính sách du lịch, cũng như các tùy chọn được tải trước với sở thích và số lượng khách hàng thân thiết của họ.

Du lịch được quản lý thường bao gồm công nghệ cũng hữu ích trong và sau chuyến đi. Trong các chuyến đi, các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào các ứng dụng di động cung cấp cảnh báo, cũng như các tùy chọn liên lạc trực tiếp khi chuyến bay bị hủy hoặc khi có trường hợp khẩn cấp.

Sau một chuyến đi, công nghệ du lịch có thể giúp các thành viên trong nhóm theo dõi chi phí và nộp tiền hoàn lại dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Tự động hóa và Hiệu quả

Khi bạn chọn đi du lịch không được quản lý, theo kịp kế hoạch du lịch, báo cáo chi phí và các nhiệm vụ khác liên quan đến du lịch có thể giống như một công việc toàn thời gian. Khi bạn chọn du lịch có quản lý, bạn sẽ có được mức độ tự động hóa và hiệu quả giúp việc đi lại dễ dàng hơn và giải phóng thời gian cho các thành viên trong nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất – thực hiện công việc của họ.

4. Nhiệm vụ Chăm sóc và Quản lý Rủi ro

Nhiệm vụ chăm sóc là trách nhiệm của các công ty để giữ cho nhân viên của họ được an toàn và bảo mật khi đi du lịch. Quản trị rủi ro là tập hợp các hành động mà một công ty thực hiện để thực hiện trách nhiệm đó.

Một công ty du lịch được quản lý cũng có thể cung cấp hỗ trợ và trợ giúp với nhiệm vụ chăm sóc và quản lý rủi ro. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý có thể theo dõi vị trí của các thành viên trong nhóm của bạn và họ cũng có thể cung cấp quyền truy cập liên lạc trực tiếp trong trường hợp khẩn cấp.

Nhược điểm của Du lịch được Quản lý

Du lịch có quản lý không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả các công ty. Dưới đây là một số hạn chế đối với việc lựa chọn các tùy chọn du lịch được quản lý so với du lịch không được quản lý.

1. Chi phí

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn đi du lịch đủ thường xuyên, một nhà cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý có thể giúp bạn tối đa hóa lợi tức đầu tư của mình. Tuy nhiên, điều đó nói lên rằng có một khoản chi phí liên quan đến việc thuê một công ty du lịch để cung cấp các dịch vụ du lịch được quản lý. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn chỉ đi du lịch một cách ít ỏi, bạn có thể không có quy mô cần thiết để nhận được ROI bạn muốn từ chuyến du lịch có quản lý.

Công ty quản lý du lịch không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn đi du lịch thường xuyên, mặc dù. Hỏi các nhà cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý khác nhau về các lựa chọn khác nhau của họ. Nhiều người cung cấp dịch vụ gọi món hoặc gói rút gọn cho các công ty không cử các thành viên trong nhóm đi du lịch thường xuyên – nhưng họ vẫn muốn hỗ trợ đi lại được quản lý ở một số khu vực nhất định.

2. Tìm đúng nhà cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý

Tất nhiên, không có hai nhà cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý nào hoàn toàn giống nhau. Bạn sẽ muốn tìm một công ty du lịch công ty cung cấp các dịch vụ bạn cần và phù hợp tốt với văn hóa doanh nghiệp cũng như cách thức hoạt động của nhóm bạn.

Có rất nhiều lựa chọn khác nhau khi tìm một công ty cung cấp dịch vụ du lịch được quản lý. Đảm bảo bạn đã tìm kiếm chuyến du lịch được quản lý dịch vụ nghiêm túc, và hãy chắc chắn xem xét một số lựa chọn khác nhau trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Nếu không, bạn có thể cảm thấy thất vọng khi cố gắng tìm kiếm dịch vụ du lịch được quản lý phù hợp cho công ty của mình.

3. Giới thiệu nhân viên của bạn

Để đi đến nơi làm việc được quản lý, bạn sẽ cần sự hỗ trợ của các thành viên trong nhóm đi du lịch của mình. Bạn sẽ cần dành thời gian giới thiệu chúng, chứng minh cách hoạt động của du lịch được quản lý, cũng như làm rõ việc du lịch được quản lý mang lại lợi ích như thế nào cho cả công ty và các thành viên trong nhóm.

Và phần cuối cùng đó thực sự quan trọng: Du lịch có quản lý sẽ làm cho cuộc sống của những nhân viên thường xuyên đi du lịch trở nên dễ dàng và thú vị hơn. Khung giới thiệu về du lịch được quản lý theo những thuật ngữ đó và bạn sẽ có thời gian dễ dàng hơn nhiều để tham gia và nhận được những thứ bạn cần. Ngoài ra, hãy nhớ rằng một số đại lý du lịch được quản lý cung cấp đào tạo và hỗ trợ nhân viên, vì vậy bạn không phải xử lý việc giới thiệu một mình.

Những công ty phù hợp với một trong các tiêu chí dưới đây nên xem xét du lịch có quản lý

Chi hơn 300,000 đô la cho việc đi lại hàng năm
Có 10 nhân viên đi du lịch 10 ngày mỗi năm
Cần dịch vụ Quản lý rủi ro
Thất vọng với các quy trình và thủ tục hiện tại
Cần một chính sách du lịch
Cần du khách tuân thủ chính sách du lịch hiện hành

Cách tốt nhất để Doanh nghiệp của bạn xử lý việc đi lại là gì?

Bạn nên chọn du lịch có quản lý hay không được quản lý cho doanh nghiệp của mình? Bạn nên chọn cách tiếp cận giúp bạn tiết kiệm tiền trong khi tận dụng tối đa khoản đầu tư vào việc đi công tác.

Tại JTB Business Travel, chúng tôi giúp bạn cắt giảm chi phí liên quan đến du lịch bằng cách quản lý một loạt các danh mục chi tiêu du lịch. Chúng tôi không chỉ có thể giúp bạn tiết kiệm các chuyến bay, khách sạn và xe thuê, mà còn cả về chỗ đậu xe, phí, số dặm và các chi phí khác thường không được quản lý.