Công văn là gì? 6 mẫu Công văn được sử dụng phổ biến nhất

Mẫu Công văn là một trong các mẫu văn bản hành chính được tìm kiếm và sử dụng tương đối nhiều hiện nay. Văn bản này được sử dụng trong cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp với vai trò như một phương thức giao tiếp.

1. Công văn là gì? Có những loại Công văn nào?

1. Công văn là gì? Có những loại Công văn nào?

Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò của Công văn được dùng để làm phương tiện trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới và công dân. Đồng thời còn được dùng để thực hiện hoạt đông thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn hiện nay có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó phổ biến là các loại Công văn sau:

– Công văn hướng dẫn: Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.

– Công văn chỉ đạo: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.

– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.

– Công văn đề nghị, yêu cầu: Là Công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp nhằm đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan.

– Công văn phúc đáp: Là loại Công văn trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

– Công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.

– Công văn giải thích: Là loại Công văn dùng để cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.

2. Cách soạn thảo Công văn thế nào?

Công văn là văn bản hành chính phổ biến và có hình thức tương đối đơn giản. Tuy nhiên, vẫn cần nắm rõ các yêu cầu về cả nội dung và hình thức khi soạn thảo Công văn.

2.1 Yêu cầu khi soạn thảo Công văn

Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:

– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.

– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao

– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..

– Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.

2.2 Hình thức của Công văn

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn cần có các thành phần sau:

– Quốc hiệu, Tiêu ngữ;

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;

– Số, ký hiệu Công văn;

– Địa danh, thời gian ban hành Công văn;

– Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;

– Nội dung Công văn;

– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

– Nơi nhận.

Lưu ý:

– Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.

– Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

– Nơi nhận Công văn:

+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.

3. Mẫu Công văn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

3.1 Mẫu Công văn đúng chuẩn theo Nghị định 30

Tải vềSửa/In biểu mẫu

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2

Số: …/…3…-…4…

V/v ……….6…….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…5…, ngày … tháng … năm …

Kính gửi:

– …………………………..;

…………… …… ……… ……… …….7…… ……… …………… …… ……..

………… ………… ……… ……… ………… … ……… ………… ……… ……

……… …………… ……… ………… …………… ……… ……… …… ………..

……… ……… ……… ………… ……… ………… ……… ………………/.

Nơi nhận:

– Như Điều…. ;

– …………..;

– Lưu: VT, …8…9…

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Họ và tên

_____________________________________________________________________________

……… ……… ………… ………… ……..10………… ……… ………… …… ………… … …

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

5 Địa danh.

6 Trích yếu nội dung công văn.

7 Nội dung công văn.

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).

3.2 Mẫu Công văn đề nghị mới nhất

Tải vềSửa/In biểu mẫu

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN

ĐƠN VỊ/PHÒNG BAN

Số: ……/CV – ……

(V.v: Đề nghị …………)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…………, ngày …… tháng …… năm ……

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ

(Về việc: ……………………………….)

Kính gửi (1): ……………………………………………………………

– Căn cứ Quyết định/Công văn/Hợp đồng số ………/……… ngày…tháng…năm… của (2) ………………………

– Căn cứ (3)………………………………………

Để…(4)………………………….…………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

Nay, (5)……………………………làm Công văn này kính đề nghị (6):

……………………………………………………………………………………………

Rất mong nhận được sự xem xét, quan tâm và giải quyết đề nghị trên của ……………………

Xin trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu: VT; ….

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ/PHÒNG BAN

(Người đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Ghi chú:

(1) Cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp.

(2) Tên cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp

(3) Nêu các căn cứ để thực hiện Công văn đề nghị

(4) Nêu lý do làm Công văn đề nghị

(5) Tên đơn vị, phòng ban đề nghị

(6) Nêu các đề nghị theo từng trường hợp

Xem thêm: 7 mẫu Công văn đề nghị được dùng phổ biến nhất

3.3. Mẫu Công văn thông báo mới nhất

Tải vềSửa/In biểu mẫu

CÔNG TY …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————-

Số: …/CV-…

V/v thông báo

…………., ngày … tháng … năm …

Kính gửi: Công ty…………….

(Địa chỉ:………………………………………….)

Căn cứ quy định tại điểm…. Khoản…. Điều…… Hợp đồng/… số……… giữa Quý công ty/…. Và (công ty) tôi, hai bên có thỏa thuận về việc…………… Theo đó, trong trường hợp…….. công ty tôi có quyền/nghĩa vụ thông báo…………. tới Quý công ty để……………

Do vậy, (công ty) tôi làm đơn này để thông báo cho Quý công ty biết sự việc……….. Cụ thể như sau:

…………………………………………………………………………………………

(Phần này, bạn trình bày những thông tin, sự việc mà bạn muốn thông báo tới chủ thể nhận công văn)

(Công ty) tôi cam đoan những thông tin mà (công ty) tôi đã thông báo trên đây là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai (công ty) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Trân trọng cảm ơn./.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu: VT;

Giám đốc

(Ký và ghi rõ họ tên)

Xem thêm: Mẫu Công văn thông báo mới nhất và cách viết

3.4. Mẫu Công văn giải trình mới nhất

Tải vềSửa/In biểu mẫu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(Về việc:..…………………………….)

Kính gửi: …………………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..

– Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………….

– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………

– Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..

– Mã số thuế: …………………………………………………………………….

– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà………………….. Chức vụ: ……………………….

– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………

Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.]

………………………………………………………………………………………………………

Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………………………… Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.

Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

– Như trên; GIÁM ĐỐC

– Lưu: VT; … (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Xem thêm: 6 mẫu Công văn giải trình mọi doanh nghiệp nên biết

3.5. Mẫu Công văn phúc đáp mới nhất

Tải vềSửa/In biểu mẫu

CÔNG TY……….

PHÒNG………….

—————–

Số:…../CV-……..

V/v phúc đáp………………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————————————–

…….., ngày…. tháng….. năm……..

Kính gửi: Công ty ………

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty/Cơ quan/chúng tôi/… đã nhận được Văn bản……………. (văn bản mà bạn dùng công văn này để trả lời) yêu cầu chúng tôi trả lời/đưa ra lý do/… .

Do vậy, tôi làm Công văn……… để phúc đáp lại …………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…

Về yêu cầu……………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…, (chúng) tôi trả lời như sau:………….

…

(Chúng) tôi trả lời để Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà……….. được biết.

(Chúng) tôi xin cam đoan những thông tin mà (chúng) tôi đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật khách quan. Nếu sai, (chúng) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Trân trọng cảm ơn./.

Nơi nhận:

– Ban Giám đốc/…;

– Lưu VT (……).

TRƯỞNG PHÒNG…….

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3.6. Công văn đôn đốc, nhắc nhở mới nhất

Tải vềSửa/In biểu mẫu

TÊN DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ

—————

Số: ………./CV-….

V/v: ……………………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……., ngày …. tháng …….. năm …….

Kính gửi:…………………………………………

Kể từ thời điểm ban hành quy chế/ chủ trương/ chính sách hoặc từ thời điểm ban hành các văn bản pháp luật đến nay, nhận thấy:

– Các vấn đề, công việc đã được thực hiện, những ưu điểm và thuận lợi, cũng như các khuyết điểm và những tồn tại cần điều chỉnh, khắc phục hoặc cần triển khai nhanh chóng, đạt hiệu quả tốt hơn;

– Đề xuất một vài phương hướng, giải pháp giải quyết các tồn đọng còn lại và yêu cầu cụ thể cần thực hiện trong phương án, giải pháp mới đề ra (nếu có);

– Hướng dẫn những điểm lưu ý, khuyến khích để thực hiện tốt công việc và nhiệm vụ được giao phó;

– Nêu rõ thời hạn để thực hiện phương án, giải pháp.

Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các cơ sở,… thực hiện đúng, đủ, chính xác các phương hướng, giải pháp đã đề ra. Trong trường hợp có những bất lợi, khó khăn hoặc vướng mắc khi thực hiện, gửi công văn/báo cáo chi tiết để các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền cùng nghiên cứu và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.

Trân trọng./.

Nơi nhận:

– Như trên ..(3)……..;

– …………………….;

– Lưu: VT, ..(4)……..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (5)

(Ký, đóng dấu)

Trên đây là mẫu Công văn chuẩn Nghị định 30 và một số mẫu thường dùng cho người dân tham khảo. Nếu còn thắc mắc về biểu mẫu này, vui lòng liên hệ Công văn là gì? 6 mẫu Công văn được sử dụng phổ biến nhất 2022 để được hỗ trợ.