Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ hiệu quả nhất

Trên thực tế, công nợ là gì đã không còn là khái niệm quá xa lạ với người kinh doanh. Tuy nhiên, việc phân biệt và hiểu rõ từng yếu tố như cách tính, theo dõi và đối chiếu công nợ thế nào cho đúng thì không phải ai cũng hiểu rõ và có thể áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm công nợ cũng như quy trình quản lý công nợ hiệu quả nhất. 

1. Công nợ là gì?

Trên nhiều phương diện, khái niệm công nợ là gì tương đối phức tạp, tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản là khi người bán/ người mua thực hiện một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức mà có thể trả góp, trả sau hoặc mua chịu trong một khoảng thời gian nhất định thì đều được gọi là công nợ. Từ khái niệm này, công nợ thường được chia thành 2 dạng là: Công nợ phải thu và công nợ phải trả. 

Công nợ phải thu: Công nợ này xuất hiện khi nhà bán hàng đã thực hiện hoạt động đưa hàng hóa tới tay khách hàng và đã có hóa đơn, chứng từ kê khai thuế nhưng vì một lý do hay chính sách nào đó mà khách hàng chưa thanh toán hoặc mới chỉ thanh toán một phần. Công nợ phải thu thường bao gồm các khoản như: Tiền bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đại lý, nhà bán lẻ,…

Công nợ phải trả: Đối với người kinh doanh, công nợ phải trả thường xuất hiện giữa doanh nghiệp/ cửa hàng với nhà cung cấp trong các hoạt động nhập hàng, nguyên liệu hay các khoản công tác phí, công nợ nhà nước,…nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.

Xem thêm: Những lưu ý khi thu hồi nợ qua điện thoại

2. Hạn mức công nợ

Ngoài khái niệm công nợ là gì, chủ kinh doanh còn cần nắm rõ về các hạn mức công nợ để đảm bảo khả năng quản lý. Bởi trên thực tế, những sai sót dù là nhỏ nhất cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, báo cáo hay kế hoạch thu hồi công nợ cuối cùng. Đó là lý do mà chủ kinh doanh cần lưu ý đến một số vấn đề về hạn mức công nợ như sau:

2.1 Đối với công nợ phải thu

Tùy theo đối tượng cũng như trường hợp công nợ cụ thể mà kế toán công nợ cần hạch toán nợ phải thu một cách chi tiết. Cùng với đó là đưa ra hướng giải quyết cho các tình huống hạn mức công nợ tối đa cũng như thời hạn công nợ 30 ngày là gì. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh tránh được tình trạng kéo dài thời hạn công nợ, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn và khả năng xoay vòng vốn. 

2.2 Công nợ phải trả

Đối với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ cần phải liên tục theo dõi, đối chiếu công nợ để hạn chế tối đa sai sót và tránh những khoản nợ tồn đọng kéo dài, gây nên các vấn đề như khó giải quyết hay ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu/ doanh nghiệp. 

Đối với công nợ phải trả, kế toán cần hạch toán một cách chi tiết theo từng đối tượng, sản phẩm, dịch vụ để có thể tiến hành thanh toán đúng kỳ hạn hợp đồng cho nhà cung cấp, nhà bán, khách hàng, nhà nước hay doanh nghiệp,… có công nợ. 

3. Quy trình quản lý công nợ

3.1 Nợ phải thu

Để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý công nợ, chủ kinh doanh cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý công nợ như sau:

Bước 1: Quản lý công nợ và chính sách chi trả rõ ràng với từng nhóm đối tượng khách hàng. 

Bước 2: Tạo quy trình quản lý công nợ phải thu dựa trên tiêu chuẩn và yêu cầu của cửa hàng. Đặc biệt, quy trình quản lý cần đảm bảo được trách nhiệm của từng cá nhân khi làm việc với khách hàng như: làm thế nào để nhắc nhở khách hàng, thời gian nhắc nhở hay kịch bản phù hợp với từng nhóm khách hàng. 

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng để thu hồi nguồn tiền, công nợ trong thời gian ngắn. Nên lưu ý kết hợp các câu lệnh để thúc giục khách hàng trả tiền đúng hạn mà không gây mất thiện cảm và giữ mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. 

Bước 4: Đảm bảo khả năng liên hệ với khách hàng để hoàn thiện quy trình thanh toán. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chủ kinh doanh cần áp dụng các hình thức như email, nhắn tin, gọi điện hay hẹn gặp để khách hàng không chậm trễ trong việc hoàn trả nợ.

Xem thêm: Tiết lộ nghệ thuật đòi nợ khách hàng văn minh và khéo léo

3.2 Nợ phải trả

Đối với nợ phải trả, quy trình quản lý hợp lý nên được phân chia theo từng nhà cung cấp. Theo đó, kế toán công nợ cần dựa trên sổ công nợ chi tiết và bảng đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ để xây dựng và theo dõi tình hình công nợ của từng nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch trả nợ hợp lý và đúng thời gian hơn, nâng cao uy tín với đối tác của mình. 

Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ các loại báo cáo, chứng từ như tuổi nợ hóa đơn, bảng kê hóa đơn đến hạn, quá hạn thanh toán và bảng kê hóa đơn còn nợ của nhà cung cấp. 

Hãy quản lý nợ phải trả theo từng hợp đồng mua hàng. Phương pháp quản lý này đòi hỏi chủ kinh doanh phải xây dựng được chính sách mua hàng hợp lý, khéo léo đàm phán về các vấn đề công nợ cũng như có công cụ quản lý hiệu quả.

Mỗi hợp đồng sẽ có thể có nhiều giai đoạn thanh toán theo từng tiến độ và khối lượng thực hiện, do đó, việc chủ kinh doanh giải quyết tốt những vấn đề trên là yếu tố vô cùng quan trọng. 

4. Những điều cần lưu ý khi quản lý công nợ

4.1 Đối với công nợ phải thu

Chủ kinh doanh cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn. Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.

Đối với các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm được kịp thời để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp. 

Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất

4.2 Đối với công nợ phải trả 

Chủ kinh doanh cần theo dõi công nợ sát sao cũng như kiểm soát chính xác hạn thanh toán của các khoản nợ để đảm bảo khả năng xoay nguồn tiền và giữ chữ tín với đối tác.

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và theo đúng Luật Lao Động. 

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ, tuy nhiên với bất kỳ cách nào chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo được khả năng lưu trữ và quản lý chứng từ cũng như hệ thống công nợ để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn. 

Một số phần mềm và ứng dụng sẽ giúp chủ kinh doanh có thể đồng bộ toàn bộ hoạt động bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ của cửa hàng. Điều này sẽ giúp cửa hàng có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng, quản lý và thanh toán, nhắc nợ đúng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả. 

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần hiểu rõ về công nợ là gì cũng như những khái niệm quan trọng khi quản lý công nợ. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ có thể giúp chủ kinh doanh tối ưu hoạt động quản lý công nợ. Từ đó thu hồi công nợ và thanh toán đúng hạn, đảm bảo khả năng vận hành cho cửa hàng.

Tốc độ phát triển của cuộc sống ngày nay đòi hỏi các chủ cửa hàng cần nỗ lực nhiều hơn để thích nghi. Ứng dụng Sapo 365 ra đời để cung cấp giải pháp giúp “chuyên nghiệp hóa” quá trình kinh doanh online từ bán hàng, vận đơn đến quản lý công nợ khiến việc vận hành trở nên dễ dàng, trơn tru. Đặc biệt, không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào mà bạn vẫn có thể sở hữu “siêu ứng dụng” tích hợp nhiều tính năng thời thượng, nổi bật này. Hãy tải ngay App Sapo 365 về điện thoại để cùng tạo nên sự khác biệt!

Xem thêm: 9 tuyệt chiêu đòi nợ cuối năm đảm bảo 100% lấy được tiền