Cơ sở tiền mặt (CASH BASIS) là gì ? Tìm hiểu.

Kế toán tiền trong tiếng Anh gọi là Cash basis. Kế toán tiền là nguyên tắc kế toán theo đó thu nhập và chi phí được kế toán ghi nhận khi và chỉ khi đơn vị kế toán thu hoặc chi tiền đối với các giao dịch liên quan thu nhập và chi phí.

Cơ sở tiền mặt là hệ thống kế toán trong đó doanh thu được ghi nhận khi tiền mặt thu vào và chi phí được thực sự thanh toán. Hình thức kế toán này dễ được các công ty nhỏ chấp nhận hơn là kế toán trên cơ sở phát sinh, trong đó thu nhập và chi phí được hạch toán khi phát sinh.

Định nghĩa

Kế toán tiền trong tiếng Anh gọi là Cash basis. Kế toán tiền là nguyên tắc kế toán theo đó thu nhập và chi phí được kế toán ghi nhận khi và chỉ khi đơn vị kế toán thu hoặc chi tiền đối với các giao dịch liên quan thu nhập và chi phí.

Thuật ngữ liên quan

Đơn vị kế toán (Accounting Entity) hay còn gọi là thực thể kế toán là đơn vị kinh tế có tài sản riêng, chịu trách nhiệm sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập báo cáo kế toán.

Ví dụ

Một lô hàng hóa được mua nhập kho ngày 01/12/N với giá 100 triệu đồng và chưa xuất kho trong năm N. Tại ngày 31/12/N giá thị trường của lô hàng hóa này là 90 triệu đồng.

60% lô hàng hóa được xuất ra để bán trong năm N+1 với tổng giá bán thực tế là 150 triệu đồng, trong đó khách hàng trả ngay bằng tiền mặt 100 triệu đồng, còn 50 triệu đồng sẽ trả vào năm N+2.

Theo nguyên tắc kế toán tiền, doanh thu năm N+1 của lô hàng hóa này được kế toán ghi nhận là 100 triệu đồng.

Liên hệ thực tiễn

Nguyên tắc kế toán tiền được qui định tại Điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTCnhư sau:

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quĩ và từng tài khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

2. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân kí cược, kí quĩ tại doanh nghiệp được quản lí và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ kí theo qui định của chế độ chứng từ kế toán.

4. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải qui đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

– Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỉ giá giao dịch thực tế

– Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỉ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

5. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo qui định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỉ giá giao dịch thực tế.

Các phương pháp kế toán cơ bản

Kế toán dồn tích

Accrual basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, được dịch sang tiếng Việt theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam là Kế toán dồn tích. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản, Accrual basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu – Dự chi. Theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung (VAS 01), “mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.”

Một ví dụ điển hình của phương pháp Kế toán dồn tích là hoạt động bán chịu. Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp Kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập trước khi thực nhận được tiền từ doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ.

Kế toán dựa trên dòng tiền

Cash basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, nhiều khi được hiểu và dịch sai thành “Cơ sở tiền mặt”. Thực chất, cash basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu – Thực chi tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.

Chọn Phương pháp kế toán nào cho phù hợp

Phương pháp Kế toán dồn tích được lựa cho hầu hết các doanh nghiệp có khối lượng doanh thu cao, không phân biệt bán chịu hay bán thu tiền ngay, và có kết cấu phức tạp. Thêm vào đó, những doanh nghiệp trong quá trình hoạt động có liên quan đến Hàng hoá tồn khó phải áp dụng phương pháp này; và việc áp dụng Kế toán dồn tích là thực sự cần thiết đối với những doanh nghiệp phát sinh các hoạt động bán chịu, khi đó nó sẽ đảm bảo tính Phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.

Phương pháp Kế toán dựa trên dòng tiền thương được áp dụng đối với những doanh nghiệp nhỏ mà hoạt động chủ yếu dựa trên các luồng tiền ra vào, đặc biệt là các doanh nghiệp dịch vụ không liên quan đến hàng hoá tồn kho. Trên thế giới, đứng trên quan điểm của thuế, một số trường hợp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Theo phương pháp này, thu nhập có thể được ghi nhận vào năm tài chính sau, trong khi chi phí hay giá vốn có thể đã được ghi nhận trước, tại thời điểm thanh toán. Do đó, nó đảm bảo nguyên tắc Thận trọng trong kế toán cũng như Thận trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp này.

Kết hợp giữa Kế toán dựa trên dòng tiền và Kế toán dồn tích

Cũng như Việt Nam, tại một số nước trên thế giới, cơ quan thuế vẫn chưa chấp thuận cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền. Tuy nhiên, do ưu điểm là rất đơn giản, một số doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp kế toán này cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính, và vào cuối năm tài chính thực hiện CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH để chuyển Báo cáo tài chính thành lập-theo-kế-toán-dồn-tích.

Họ đã làm như thế nào? Trong kỳ, kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm thu được tiền và chi phí tại thời điểm chi tiền. Các hoá đơn phát hành và hoá đơn chi phí phát sinh được theo dõi chi tiết ngoại bảng.

Tại thời điểm cuối năm tài chính, kế toán thống kê lại các hoá đơn bán hàng đã phát hành nhưng chưa được thanh toán, và thực hiện lập bút toán điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu.

Nợ Phải thu khách hàng
Có Doanh thu

Kế toán thống kê các hoá đơn chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán tiền, và lập bút toán điều chỉnh tăng chi phí và các khoản phải trả.

Nợ Chi phí
Có Phải trả nhà cung cấp

Như vậy, công ty vẫn đảm bảo tuân thủ theo Phương pháp Kế toán dồn tích. Thông thường các hoá đơn chưa thu tiền hoặc chưa thanh toán còn lại rất ít. Do đó, đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc hạch toán kết hợp như vậy rất thuận lợi cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với hình thức Doanh nghiệp tư nhân, khi ông chủ là người quản lý túi tiền.

Sự khác biệt giữa kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt

Kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt là 2 phương pháp ghi nhận doanh thu, chi phí trong các doanh nghiệp (DN). Kế toán dồn tích theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung (VAS 01): “Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền.

Báo cáo tài chính (BCTC) lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của DN trong quá khứ, hiện tại và tương lai”. Hiểu theo cách đơn giản hơn, đây là phương pháp kế toán mà việc ghi nhận tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí dựa trên nguyên tắc dự thu – dự chi.

Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập DN trước khi nhận được tiền từ việc bán sản phẩm hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Với kế toán tiền mặt, doanh thu và chi phí được ghi nhận vào thời điểm thu hoặc chi tiền mà không phụ thuộc vào thời điểm phát sinh doanh thu hoặc chi phí là khi nào. Hay nói cách khác, việc ghi nhận doanh thu, chi phí dựa trên nguyên tắc thực thu – thực chi. Các DN sẽ không ghi nhận thu nhập cho đến khi thực sự nhận được nó.

Như vậy, việc nhìn nhận các ưu điểm, nhược điểm và ảnh hưởng của từng phương pháp đến việc ghi chép thu – chi là rất quan trọng đối với mỗi DN. Nghiên cứu này đưa ra góc nhìn rõ ràng hơn về việc sử dụng 2 phương pháp này trong thực tiễn, đồng thời giúp các DN có cơ sở để lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.

Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu nhằm đánh giá tác động đến báo cáo thu nhập khi ghi nhận doanh thu và chi phí theo phương pháp kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt. Đồng thời, đánh giá các ưu điểm, nhược điểm của 2 phương pháp và xu hướng sử dụng phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí hiện nay ở Việt Nam và trên thế giới.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp sau:

– Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Các tài liệu, bài báo trong và ngoài nước đã xuất bản về kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt.

– Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích các thông tin để làm rõ hơn những điểm mạnh và hạn chế của 2 phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.

– Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp một số nghiên cứu trên thế giới, từ đó thấy được xu hướng ưu tiên sử dụng phương pháp kế toán dồn tích trong hệ thống kế toán các quốc gia trên thế giới.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Bài viết nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có trụ sở tại Tây Nguyên trong tháng 12/2016 theo các tiêu chí sau (ĐVT: 1.000 đồng):

– Bán hàng hóa trị giá 600.000 (giá vốn 300.000) đã thu tiền mặt 200.000 số tiền còn lại khách hàng nợ;

– Mua hàng hóa trị giá 300.000, thanh toán cho người bán 100.000 bằng tiền mặt số còn lại sẽ thanh toán vào tháng sau;

– Trả tiền thuê văn phòng với số tiền là 60.000 cho 3 tháng;

– Trả lương tháng 12 cho nhân viên 50.000.

Để thấy được sự tác động đến báo cáo thu nhập cuối kỳ khi sử dụng 2 phương pháp, ta có bảng so sánh như Bảng 1.

Như vậy, khi sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt, công ty bị lỗ 10.000, trong khi sử dụng phương pháp kế toán dồn tích Công ty A lãi 230.000, con số chênh lệch khá lớn. Sự khác biệt giữa 2 phương pháp ghi nhận có thể có những ảnh hưởng đáng kể về thuế.