Có được sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp tư nhân không?

Khách hàng: Hiện tại tôi muốn thành lập công ty nhưng chưa muốn thuê văn phòng mà quanh khu này khó tìm địa chỉ phù hợp. Không biết Luật Minh Khuê có hỗ trợ dịch vụ đăng ký thành lập công ty – doanh nghiệp tư nhân sử dụng kiểu văn phòng ảo hoặc sao đó tương tự với mức giá chấp nhận được không? Rất mong nhận được sự tư vấn từ luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

>> Luật sư tư vấn trực tiếp về pháp luật doanh nghiệp gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn! cám ơn bạn đã gửi câu hỏi tới công ty luật Minh Khuê,với thông tin bạn cung cấp chúng tôi xin được tư vấn như sau:

1. Khái niệm văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một thuật ngữ không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Được gọi là văn phòng ảo bởi vì chủ doanh nghiệp không phải là chủ sỡ hữu của văn phòng, và chủ dịch vụ cho rất nhiều doanh nghiệp thuê 1 văn phòng để làm trụ sở  doanh nghiệp ( chỉ yêu cầu là tránh sự trùng lặp giờ của các chủ doanh nghiệp đến thuê). Hiện nay, thực tiễn đặt ra trường hợp nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tồn tại một không gian văn phòng phục vụ cho việc đàm phán, kí kết trong kinh doanh khi cần thiết, tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh, các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thuê văn phòng ảo để đăng ký làm trụ sở chính thay vì thuê một văn phòng cố định; trong khi đó, công việc văn phòng lại diễn ra ở một nơi khác. Giải pháp này cần được xem xét để xác định có phải là giải pháp trái với quy định của pháp luật doanh nghiệp hay không?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….

Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

2. Khái niệm doanh nghiệp theo pháp luật doanh nghiệp hiện nay

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Điều 42 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính vì lý do này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

3. Trụ sở chính của doanh nghiệp 

Luật Doanh nghiệp 2020 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2020 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp:

“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Ngoài ra Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng lưu ý rằng, Luật Doanh nghiệp không có quy định cấm không có nghĩa là việc tồn tại này là đúng với quy định của pháp luật, bởi lẽ một doanh nghiệp hoạt động không phải chỉ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp mà còn chịu điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác, ví dụ như thuế, thương mại, ngân hàng,….

4. Lợi ích của văn phòng ảo 

Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :

Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.

Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..

Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.

Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.

Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

5. Nội dung hợp đồng khi thuê văn phòng ảo

Để thực hiện giao dịch thuê văn phòng ảo giữu người thuê và người cho thuê văn phòng ảo thì cần lập văn bản Hợp đồng cho thuê và ghi đầy đủ thông tin, rõ ràng chi tiết của đôi bên một cách chính xác.

Trong hợp đồng thuê văn phòng ảo gồm những nội dung sau đây:

Cung cấp đầy đủ thông tin của người cho thuê và người thuê, gồm:

– Họ và tên

– Địa điểm / Trụ sở

– Số điện thoại/ Fax/ Email

– Mã số thuế/ Tài khoản số

– Số căn cước công dân/ số chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu

– Người đại diện pháp luật/ Chức vị

Đối tượng văn phòng ảo

Mục đích thuê văn phòng ảo

– Địa chỉ văn phòng

– Diện tích văn phòng

– Mục đích sử dụng

Chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ khác,…

Thời gian thuê văn phòng

Phương thức thanh toán và số tiền cọc, thời hạn thanh toán

Điều kiện thời hạn thuê văn phòng

Trường hợp cho người khác thuê lại (nếu có)

Quyền và nghĩa vụ của đôi bên tham gia trong hợp đồng thuê

Trách nhiệm thực hiện khi vi phạm hợp đồng

Phương thức giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề giữu đôi bên.

Theo đó: Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng giống như thuê văn phòng bình thường nên cần đáp ứng đủ các điều kiện trong hợp đồng thuê và mục đích kinh doanh dựa vào Bộ luật Dân sự 20015

Bên thuê văn phòng

Theo luật định của Việt Nam, người thuê có quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu của họ. Dựa vào pháp luật quy định về lập hợp đồng cho thuê văn phòng, đối tượng là các cá nhân đang làm việc văn phòng hoặc thuê văn phòng từ các đơn vị cho thuê không cần phải làm hợp đồng công chứng hay chứng thực.

Tuy nhiên, để nâng cao tính hợp pháp của hợp đồng thuê văn phòng, bảo vệ quyền và lợi ích của đôi bên và mối giao dịch hợp tác này thì bên thuê sẽ phải đi công chứng hợp đồng thuê văn phòng của mình.

Bên cho thuê văn phòng

Dựa vào khoản 2 của Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, bên hộ gia đình, cá nhân, tổ chức cho thuê nhà ở làm văn phòng không phải thành lập doanh nghiệp:

– Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình cho thuê văn phòng nhưng không phải do đầu tư kinh doanh vào lĩnh vực bất động sản. Trường hợp ngược lại, nếu các đối tượng này đầu tư kinh doanh bất động sản với dự án có tổng mức phí đầu tư không qua 20 tỷ đồng và chưa tính tiền sử dụng đất.

– Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình đầu tư xây dựng nhà ở để kinh doanh dịch vụ cho thuê.

– Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình sử hữu bất động sản và cho người khác thuê để kinh doanh.

– Với hoạt động quy mô nhỏ và không thường xuyên thì không cần mở công ty, thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và cũng phải kê khai nộp thuế theo đúng luật định đưa ra.

Dựa vào khoản 1 Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, với các cá nhân, tổ chức và hộ gia đình thành lập công ty về kinh doanh bất động sản cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

– Thành lập doanh nghiệp kinh doanh ngành bất động sản

– Có vốn điều lệ ít nhất 20 tỷ đồng trở lên

– Đăng ký kinh doanh lĩnh vực ngành bất động sản

Như vậy, có thể thấy pháp luật hiện hành không quy định cho phép thành lập văn phòng ảo khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này. Hiện nay thì bên văn phòng công ty luật Minh Khuê có hỗ trợ dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân, theo đó bạn có thể liên hệ qua tổng đài tư vấn điện thoại: 1900.6162 hoặc tới trực tiếp công ty để bên công ty chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ cho bạn về dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân một cách chính xác và đầy đủ nhất, cũng như đưa ra tư vấn định hướng cụ thể đối với vấn đề sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp. Rất mong nhận được sự hợp tác!