Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Nếu như phòng kinh doanh giữ vai trò mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp thì phòng nhân sự chính là bộ phận tạo nên nền móng vững chắc và là hậu phương vững vàng của doanh nghiệp. Hai yếu tố đầu vào quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính là vốn và nguồn lực nhân sự. Mà nhân sự là nguồn lực phức tạp và khó kiểm soát do bản chất hành vi và tâm lý con người là phạm trù không dễ gì nắm bắt được. Để có thể chiêu mộ và quản lý thành công nguồn nhân lực, phòng nhân sự cần được tổ chức thành các bộ phận đảm nhận các chức năng chuyên môn khác nhau. 

Để tối ưu hóa việc quản lý nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức phòng nhân sự thường bao gồm các bộ phận điển hình sau đây:

MỤC LỤC: 
1. Bộ phận tuyển dụng
2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
3. Bộ phận hành chính
4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)

Xem thêm: Headhunter tuyển dụng như thế nào?. 8 Lợi ích khi tìm việc qua headhunter

1. Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ làm việc với các phòng ban khác trong công ty để nắm bắt nhu cầu nhân sự của từng phòng ban, sau đó lập kế hoạch, chiến lược tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng. 

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ làm việc với các phòng ban khác trong công ty để nắm bắt nhu cầu nhân sự của từng phòng ban, sau đó lập kế hoạch, chiến lược tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng.

Các công việc chính của bộ phận tuyển dụng bao gồm:

• Lập kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tuyển dụng đúng thời điểm nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.

• Thông báo thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp trên các kênh tuyển dụng.

• Thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng: sàng lọc, lưu trữ hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá năng lực ứng viên.

• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp, tham gia, tổ chức các hoạt động, sự kiện thu hút nhân tài.

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Đại diện doanh nghiệp tương tác với ứng viên từ những ngày đầu tiên.

• Soạn thảo và gửi các thông báo, thư từ liên quan đến kết quả tuyển dụng cho ứng viên: thư mời nhận việc, thông báo trúng tuyển, thư từ chối ứng viên…

• Liên kết, hợp tác với các đầu mối cung ứng nguồn nhân lực: các trường đại học, trung tâm giới thiệu việc làm, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.

• Xử lý các công tác liên quan đến pháp lý trong hoạt động tuyển dụng.

• Lập báo cáo tuyển dụng.

>>> Đọc thêm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đây là bộ phận được công ty rất mực quan tâm. Bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên và các quy định của nhà nước. Để hoàn thành tốt vai trò của mình, bộ phận C&B cần nắm vững các kiến thức về luật lao động, bảo hiểm cùng nhiều chính sách, quy định có liên quan khác.

Công việc của bộ phận này thường là:

• Chấm công, quản lý giờ giấc làm việc, nghỉ phép… của nhân viên trong công ty.

• Xây dựng thang bảng lương cho từng vị trí công việc.

• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ cho doanh nghiệp.

• Xử lý kịp thời các mâu thuẫn phát sinh trong môi trường làm việc và các tranh chấp trong quan hệ lao động giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp.

• Xây dựng hệ thống KPI phù hợp cho từng phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất công việc.

• Khảo sát, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên trong công ty.

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên.

• Tính lương, chế độ phúc lợi và thực hiện nghiêm túc các chế độ bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo đúng quy định của công ty và pháp luật nhà nước.

3. Bộ phận hành chính

Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính như: soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản khác của công ty;… và cũng có thể đảm đương một số công việc của bộ phận khác.

Công việc chính của bộ phận hành chính thường bao gồm các việc sau:

• Lưu trữ, xắp xếp hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên.

• Hướng dẫn nhân viên mới các quy định, chính sách của công ty về lương, thưởng, đãi ngộ, giờ giấc làm việc…

• Theo dõi và quản lý thời hạn hợp đồng lao động và các chế độ nghỉ việc.

• Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của công ty.

• Quản lý các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, thủ tục nhận việc, nghỉ việc hay thanh lý hợp đồng lao động…

• Chuyển phát, giao nhận các hồ sơ, giấy tờ cho các bộ phận trong công ty.

• Có kế hoạch mua sắm, cấp phát, quản lý các trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm và các tài sản khác của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tổ chức các hoạt động teambuilding hay du lịch hàng năm của công ty.

>>> Có thể bạn quan tâm: Trưởng phòng nhân sự có những KPI gì?

4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những nhiệm vụ chính của phòng nhân sự. Đây là một trong những hoạt động quan trọng nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng của từng cá nhân, từ đó góp phần cải thiện hiệu suất làm việc của toàn công ty. Bên cạnh đó cũng kiến tạo nên những cơ hội giúp nhân viên phát triển bản thân và tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Bộ phận đào tạo và phát triển thường đảm nhận các công việc như:

• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo theo yêu cầu của công ty.

• Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng mục tiêu phát triển.

• Giám sát, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo, có biện pháp điều chỉnh phù hợp để gia tăng hiệu quả chương trình đào tạo.

• Tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên mới nhằm giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc và hòa nhập với môi trường làm việc tốt hơn.

>>> Bạn xem thêm: Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác là gì?

HRchannels – Great Solution. Great People!

HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: [email protected] / [email protected]

Website: www.hrchannels.com

Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet

HRchannels

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.