Chi tiết bài viết – Sở TNMT Bình Dương – Liferay

Vừa qua, Bộ Nội vụ đã có văn bản số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Theo đó, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ yêu cầu các bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nội dung sau:

– Về mục đích, yêu cầu: Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và các hoạt động văn thư, lưu trữ; nhằm định hướng cho các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ thường xuyên và một số nhiệm vụ trọng tâm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; thực hiện thống nhất, hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ phục vụ việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính, phát triển kinh tế, xã hội của địa phương.

– Về nhiệm vụ thường xuyên bao gồm: Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; công tác tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ; thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ và công tác quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

– Về nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 cụ thể như sau:

Thứ nhất, sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Thứ ba, xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

Thứ tư, thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.

Thứ năm, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

Trên cơ sở đó, ngày 21 tháng 01 năm 2021, UBND tỉnh Bình Dương ban hành kế hoạch số 343/KH-UBND về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2021, nội dung thực hiện cụ thể như sau:

– Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:     Các cơ quan, tổ chức tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua các phương tiện báo, đài, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai, sao gửi văn bản, lồng ghép nội dung trong các cuộc họp, giao ban định kỳ, “Ngày pháp luật” của cơ quan.

– Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ, các cơ quan, tổ chức tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, cụ thể: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức năm 2021;  Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025”.

 Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, tổ chức tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Bảng thời hạn bảo quản của ngành.

– Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Kiện toàn tổ chức bộ máy, bố trí công chức, viên chức đảm bảo yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử; công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ; Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

– Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: Các sở, ban, ngành xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. Công tác kiểm tra tập trung vào những nội dung sau:

          – Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

          – Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho lưu trữ, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ).

Sở Nội vụ tổ chức thanh tra, kiểm tra: Thanh tra công tác Nội vụ trong đó có nội dung thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; Kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khi thực hiện chia tách, sáp nhập, nâng cấp đơn vị hành chính.

– Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: Xây dựng, triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” Tiếp tục thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

– Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Tiếp tục xây dựng kế hoạch thu tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thành phần hồ sơ, tài liệu theo Danh mục đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.

+ Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:  Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, đồng thời xác định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu để bảo quản và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định; Tiếp tục thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định lại giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

+ Công tác bảo vệ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ: Lập kế hoạch di dời hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ hiện hữu vào trụ sở Trung tâm Lưu trữ lịch sử sau khi công trình này hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng; Triển khai và đưa vào sử dụng Dự án cải tạo, xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu cho các sở, ban, ngành tại tầng P1 của Tòa nhà Trung tâm hành chính tỉnh; Tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ: Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tiếp tục trao trả hồ sơ cho cán bộ đi B; Thực hiện thủ tục hành chính tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

– Xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh: Ban Quản lý Dự án Đầu tư xây dựng tỉnh phối hợp các cơ quan, tổ chức có liên quan tập trung hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng công trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

– Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ: Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ; không bố trí kinh phí chỉnh lý đối với tài liệu được hình thành sau năm 2015 theo Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ.

Trong đó, UBND tỉnh đã chỉ đạo: (1) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của cơ quan, tổ chức; báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ tổng hợp) trước ngày 30 tháng 11 năm 2021.

(2) Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai, theo dõi, tổ chức tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao; tổng hợp, báo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện Kế hoạch này.

(3) Sở Tài chính bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật.

(4) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện hoặc tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.

TTCN-ĐVH