Chi phí quản lý doanh nghiệp – Các khoản phí và hạch toán

Công tác quản lý chi phí doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp hiệu quả. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hay chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì? Hạch toán các loại chi phí ra sao? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về những chi phí doanh nghiệp để tối ưu các chi phí quản lý cho tổ chức của mình nhé!

Tìm hiểu về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Theo Luật kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, ta có thể hiểu rằng chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là toàn bộ ngân sách, chi phí mà doanh nghiệp đầu tư vào quá trình vận hành và quản lý kinh doanh, sản xuất, hành chính và một số khoản khác có tính chất chung của toàn doanh nghiệp.

Nói đơn giản hơn, chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí mà tổ chức phải chi trả để vận hành các hoạt động của doanh nghiệp mượt mà và hiệu quả. Vì vậy mà chủ sở hữu của các tổ chức cần quản lý tốt phần chi phí quản lý doanh nghiệp này.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Để quản lý tốt doanh nghiệp và có thể xây dựng kế hoạch quản trị hiệu quả với chi phí tối ưu, các nhà lãnh đạo cần hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp.

Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố sau:

• Chi phí nhân viên quản lý: Chi phí quản lý này dùng để chi trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, bao gồm những khoản tiền như lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội ở các cấp quản lý bộ phận, ban giám đốc doanh nghiệp.
• Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí dùng cho các vật liệu dùng trong những hoạt động quản lý doanh nghiệp như thiết bị máy móc, văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài khoản cố định. Loại chi phí này được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí dùng để chi cho các dụng cụ, thiết bị đồ dùng văn phòng như sổ, sách, bút,… được hạch toán thông qua tài khoản 6423.
• Chi phí khấu hao tài sản: Chi phí này phản ánh khấu hao những loại tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng, máy móc thiết bị, vật kiến trúc, vật liệu truyền dẫn,… và được hạch toán trong tài khoản 6424.
• Thuế, phí và lệ phí: những chi phí cho thuế môn bài, thuế đất, khoản phí/ lệ phí khác được nêu trong tài khoản 6425.
• Chi phí dự phòng: Các khoản phí dự phòng phải trả về chi phí sản xuất kinh doanh được hạch toán thông qua tài khoản 6426.

» Tìm hiểu thêm: 5 Bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả 2022

Các nguyên tắc kế toán trong chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo đó, các nhà quản trị phải nắm rõ các nguyên tắc kế toán trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của đơn vị gồm:

• Các khoản chi phí về lương (tiền lương, thù lao đối với viên chức quản lý, tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản chi mang tính chất tiền lương phải trả cho người lao động, một số khoản chi khác);
• Các khoản trích Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định;
• Chi cho lao động nữ theo chế độ quy định;
• Chi trang phục giao dịch, chi bảo hộ lao động theo quy định;
• Chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí, chi nghiên cứu khoa học;
• Chi phí vật tư, văn phòng phẩm;
• Các khoản chi về tài sản, như: Khấu hao TSCĐ, chi mua BH tài sản, chi mua sắm công cụ, dụng cụ, chi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, chi trả tiền thuê tài sản;
• Các loại thuế, phí, lệ phí, như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất;
• Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả;
• Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước,…);
• Chi phí bằng tiền khác (lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho công tác bảo vệ môi trường, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,…).

» Tìm hiểu thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Khái niệm và các nguyên tắc

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý tài chính đối với Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam. Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Chi phí doanh nghiệp được quản trị như thế nào

Kết cấu và nội dung của tài khoản 642

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý thực tế phát sinh trong kỳ;
• Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Số dư: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2.

• Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, … (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
• Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng, …
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất, … và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, … (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

» Đừng bỏ lỡ: Top 11 Cách lập quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp – tài khoản 642

Chi phí nhân viên quản lý

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
• Có các TK 334, 338.

Chi phí vật liệu quản lý

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ)
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Có các TK 111, 112, 142, 224, 331…

Chi phí đồ dùng văn phòng

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
• Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
• Có các TK 111, 112, 331,. . .

Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

Chi phí thuế và các lệ phí liên quan

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Chi phí dịch vụ mua ngoài

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế)
• Có các TK 111, 112, 331, 335,.

Chi phí dự phòng và chi phí khác

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

» Đừng bỏ lỡ: 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp đơn giản, giúp vận hành mượt mà

Cách kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để kiểm soát các loại chi phí doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo, quản trị tổ chức đòi hỏi cần nắm rõ được cơ cấu công ty cũng như phải chuẩn hóa đầy đủ quy trình quản lý. Nhờ đó bạn có thể tối ưu được các loại chi phí quản lý doanh nghiệp để mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức của mình.

Muốn tối ưu hóa lợi nhuận, các nhà quản trị phải thực hiện được hai hành động:

• Tăng doanh thu
• Giảm chi phí

Do đó, muốn đạt được chìa khóa quan trọng trong công tác quản lý của mình, ban lãnh đạo công ty cần xác định rõ định mức chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo đó, định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là việc doanh nghiệp quy định mức chi phí cần phải có cho các hoạt động quản lý tổ chức. Công dụng của quá trình định mức chi phí bao gồm:

• Đây là cơ sở giúp các công ty lập dự toán hoạt động, vì để lập dự toán chi phí nhân công phải có quy cách số giờ lao động, chi phí nguyên vật liệu phải có quy cách nguyên vật liệu.
• Giúp nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh của tổ chức, vì chi phí định mức là tiêu chuẩn và cơ sở để đánh giá.
• Cung cấp cho người quản lý thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định về định giá sản phẩm, chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng, phân tích lợi nhuận.
• Gắn trách nhiệm của từng nhân viên với việc sử dụng tiết kiệm tài nguyên.

Nguyên tắc xây dựng Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp chuẩn:

Quá trình thiết lập các tiêu chuẩn – Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là một nhiệm vụ mang tính nghệ thuật kết hợp với khoa học. Nó kết hợp suy nghĩ với chuyên môn của tất cả những người chịu trách nhiệm về giá cả và chất lượng của sản phẩm. Đầu tiên, chúng ta phải nghiêm túc xem xét tất cả những kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó, theo sự thay đổi của tình hình kinh tế và đặc điểm của cung cầu mà có những điều chỉnh, bổ sung tương ứng về công nghệ.

Trên đây là những thông tin quan trọng khi nói đến chi phí quản lý doanh nghiệp. Hi vọng rằng, qua bài viết của CoffeeHR, các lãnh đạo có thể nắm rõ được các khoản chi phí để dễ dàng tối ưu cho quá trình vận hành và quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự