Cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn người bản ngữ

Trao đổi, giao dịch qua thư từ quốc tế giờ đây đã trở nên vô cùng phổ biến khi nền kinh tế, giao lưu văn hóa phát triển. Bất kể là thư giao tiếp thông thường hay những bức thư xin việc trang trọng, cách trình bày một bức thư đúng chuẩn cũng nắm vai trò rất quan trọng. Bài viết sau sẽ chia sẻ đến bạn cách viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn xác nhất giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với bên nhận thư.

Các kiểu trình bày khi viết thư bằng tiếng Anh thông dụng

Với thư tiếng Anh, có ba kiểu trình bày thường được sử dụng: Block, Semi – block và Modified Block. Mỗi người sẽ có những lựa chọn trình bày phù hợp với ý thích bản thân, tuy vậy, bạn vẫn cần nắm rõ chi tiết 3 cách thức trình bày để sử dụng thống nhất. Khi viết thư tiếng anh, trình bày lẫn lộn các kiểu hình thức là điểm trừ rất lớn, nhất là trong những thư mang tính nghiêm túc, mẫu thư xin việc, …

1. Trình bày thư bằng tiếng Anh kiểu Block

Viết thư tiếng Anh dưới dạng blog

Dạng trình bày khá thông dụng trong các cách viết thư bằng tiếng Anh. Khi viết, người viết chỉ cần căn tất cả dòng theo thẳng lề trái. Lưu ý, khi xuống dòng, chữ đầu mỗi đoạn không cần viết thụt vào.

2. Viết thư bằng tiếng Anh kiểu Modified Block

Khá tương tự như dạng trình bày Block, thư viết dạng Modified Block cũng được căn thăng lề trái tất cả các dòng. Tuy nhiên, phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết được căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Các đoạn văn bản được viết thẳng, không lùi đầu dòng.

3. Viết thư bằng tiếng Anh kiểu Semi-Block

 Với cách trình bày này, văn bản được căn thẳng lề trái ngoại trừ các phần ngày tháng, địa chỉ cùng phần kết. Ngoài ra, đầu mỗi đoạn văn sẽ viết lùi vào 1 ô.

Bạn bị mất gốc tiếng Anh đã lâu? Bạn ôn thi TOEIC, luyện thi TOEIC rất chăm chỉ nhưng chưa hiệu quả? Tham khảo ngay các khóa học TOEIC để luyện thi TOEIC một cách hiệu quả tại đây:

Cấu trúc chuẩn nhất khi viết thư bằng tiếng Anh

 Để học được cách viết thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác nhất, trước hết bạn cần nắm rõ cấu trúc của nó.

Cấu trúc chuẩn khi viết thư tiếng Anh

Chủ đề thư (Heading)

Trong phần này, những thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ như

Họ tên người gửi

Địa chỉ

Thông tin liên lạc

Ngày, tháng và địa chỉ người nhận (Inside Adress)

Với cách viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết phải dạng tháng, ngày đến năm. Đối với các thư formal, thông tin của người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc, …

 Sau khi trình bày các thông tin, bạn cần có câu mở đầu để dẫn vào nội dung thư.

Mẫu đoạn mở đầu:

Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studing English to pass B1 test. It’s great to hear that your all family are fine.

Nội dung thư (Body)

Có thể nói, nội dung là phần quan trọng và thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Tại phần này, những mục cần đặc biệt lưu ý bao gồm: chủ đề, chào hỏi và nội dung chính.

Lưu ý quan trọng khi viết thư tiếng Anh phần body

Tùy vào loại bức thư có thể xuất hiện phần tiêu đề hoặc không. Với các dạng thư điện tuyệt, phần tiêu đề phải thể hiện rõ ràng mục đích gửi, nếu viết thư ứng tuyển có thể sử dụng cụm từ “Apply to” để mở đầu.

Trong phần nội dung của bức thư, phải trình được tất cả lý do và sự việc. Ví dụ, nếu viết thư xin việc, bạn phải tập trung nhấn mạnh, thể hiện được điểm mạnh bản thân, kinh nghiệm làm việc cũng như lý do tại sao bản thân phù hợp với công việc đang tuyển dụng.

Cùng với đó, ngôn ngữ được sử dụng cũng phải hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu thư cho bạn bè, người thân thiết, bạn có thể sử dụng những loại câu không quá trang trọng (informal). Với những bức thư quan trọng, cần sự trang trọng (formal), bạn cần chú ý tuyệt đối những lỗi ngữ pháp, cách sử dụng câu và lựa chọn những từ ngữ có tính học thuật.

Lời kết (Complimetary close)

Kết thư tiếng Anh, cần phải gồm đầy đủ lời chào cũng như ký tên. Đặc biệt, phần chào mở đầu và kết thúc phải có sự thống nhất với nhau. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir”-  kết thúc bằng “Faithfully, mở đầu bằng tên người thì sẽ kết thúc bằng “Sincerely”. Ngoài ra, cuối thư phải ký và ghi rõ họ tên của bạn.

Mẫu đoạn kết:

I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.

Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh

 
Viết thư tiếng Anh cần tuân thủ những quy tắc nhất định

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài yếu tố nội dung, phần hình thức cũng đòi hỏi bạn cẩn thận một chút. Cùng với đó, một bức thư, đặc biệt là thư bằng một ngôn ngữ khác, khi viết bạn cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp.

• Khi viết thư, tuyệt đối không viết tắt, kể cả những từ tắt thông dụng như “isn’t”, “I’ll”. Khi viết, bạn phải viết rõ ràng từng từ “is not”, “I will”, …
• Trong các văn bản trang trọng (Formal), tuyệt đối không sử dụng các cụm từ lóng, từ thân mật, những cụm từ thường chỉ dùng cho văn nói
• Luôn sử dụng “Dear” cho câu chào đầu và dùng từ ngữ lịch sự
• Khi viết, luôn chú ý viết đầy đủ câu cú, chủ vị, không những câu tắt, rút gọn.
• Sau khi hoàn thành bài viết, đọc lại toàn bộ bài và soát những lỗi về từ vựng, lỗi ngữ pháp, lỗi dùng từ, …

Sử dụng cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận thư mà còn thể hiện được thái độ tôn trọng với họ. Với vài lưu ý nhỏ, sự cẩn thận trong trình bày, bạn đã có thể tự mình hoàn thiện một lá thư. Chúc bạn thành công!

XEM THÊM: >> Viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh

Bạn bị mất gốc tiếng Anh đã lâu? Bạn ôn thi TOEIC, luyện thi TOEIC rất chăm chỉ nhưng chưa hiệu quả? Tham khảo ngay các khóa học TOEIC để luyện thi TOEIC một cách hiệu quả tại đây:

Các câu/ cấu trúc thường dùng khi viết thư bằng tiếng Anh

Chào đầu thư
Trang trọng
Dear Mr / Mrs + Surname Hello
Dear Sir or Madam

Thân mật
Hello / Hi + name
Dear + name

Bắt đầu nội dung
Trạng trọng
Thank you for your letter/ email about…
Many thanks for your letter / email.
I am writing to request information about …
I am writing with reference to your letter.
I would like to offer congratulations on…
Let me congratulate you on…

Thân mật
Thanks for your letter/ email.
Thanks for writing to me.
I am writing to tell you about…
Guess what?
How are things with you?/ What’s up?
How are you? / How was your holiday?

Kết thúc thư
Trang trọng
Yours faithfully
Your sincerely
Regards/ Best regards/ Kind regards.

Thân mật
Best wishes.
Love.
All the best.

Xem thêm các bài viết có liên quan: 

✧  Cách viết CV bằng tiếng Anh và trọn bộ từ vựng phải biết

✧ Trọn bộ công thức viết lại câu hay gặp

✧ Cách viết câu trong tiếng Anh chuẩn ngữ pháp