Cách viết một bức thư kinh doanh (How to write a business letter)

Đôi khi bạn cần viết nhiều thư theo phong cách trang trọng hơn. Những dạng thư này được gọi là business letter (thư kinh doanh) và nó tuân theo một phong cách hay cấu trúc nhất định. Khi bạn làm việc cho một công ty, trước hết bạn nên kiểm tra cách viết một bức thư kinh doanh của công ty đó.
Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc bắt đầu viết bức thư, hãy bắt tay làm những phần nhỏ trước. Có thể bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi viết lời kết cho lá thư của bạn trước. Hãy làm những phần mà bạn cảm thấy dễ nhất trước tiên.
Trong mẫu thư kinh doanh, bạn cần lưu ý tới:

• bố cục bức thư
• cung cấp hoặc yêu cầu thông tin chính xác
• xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng

Ví dụ về một bức thư trong kinh doanh
 
Global Paper Ltd
718 Castle Peak Rd, Tsuen Wan NT, Hong Kong
Tel: 23456789
Fax: 23456781
12 June 20XX
Michael Wong
Sale Manager 
Startup Ltd
123 Middle Road
TST Kowloon
Hong Kong
CHINA

Dear Mr Wong

With reference to our telephone conversation yesterday, I am writing to inform you that we will post six boxes of the required labels Ref.No.101. They will arive at your company on 20 June, as you requested.
I am enclosing a copy of the invoice. Please contact us again if we can help in any way.

Your sincerely
Arnold Brown (Signature)
Arnold Brown 
Global Paper Ltd Sales Manager

Enclosures

Phần mở:

• Địa chỉ người gửi: không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp sử tên công ty ở đầu thư
• Ngày tháng: sử dụng ngày tháng đầy đủ 
• Địa chỉ người nhận: cách tốt nhất là viết cho một người nhận cụ thể tại công ty. Hãy gọi cho công ty nếu bạn không biết ai sẽ là người nhận thư. Đối với thư quốc tế, hãy nhập tên quốc gia in hoa tất cả các chữ ở dòng cuối cùng.
   

Lời chào: Dear + tên người nhận

Phần thân: nên có khoảng cách giữa các đoạn

• đoạn văn thứ nhất: giới thiệu thông tin liên quan và lí do viết thư
• đoạn văn thứ 2,3: chi tiết 
• đoạn văn cuối cùng: phần lưu ý, nhắn gửi

Phần kết:  Để lại 4 dòng giữa phần kết và phần tên người gửi để kí tên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kí thư.

Phần đính kèm: Nếu có tài liệu trong thư, hãy nhập ‘Enclosures’ bên dưới phần kết. Nếu bạn có nhiều tệp đính kèm, hãy liệt kê tên các tệp đính kèm ấy.

Cấu trúc và phông chữ : Times New Roman là loại phông được chấp nhận phổ biến, dù vậy nhiều loại phông chữ khác như Arial cũng có thể được sử dụng. Hãy xem xét đối tượng của bạn khi chọn phông chữ. Không sử dụng hỗn hợp các phông chữ với nhau, đơn giản là tốt nhất. Nhìn chung, không sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn 12 vì nó rất khó đọc.

Ngôn ngữ: 

• Hãy nhớ giữ cho giọng điệu của bức thư tích cực và lịch sự. Sẽ tốt hơn nếu làm cho bức thư ngắn gọn, súc tích- không dài quá 1 trang. Viết những câu ngắn. Giới hạn đoạn văn đến 4 hoặc 5 dòng.
• Trong đoạn văn đầu tiên, mở đoạn một cách thân thiện và sau đó là câu văn viết về luận điểm chính. Trong đoạn thứ 2, chứng minh tầm quan trọng của luận điểm chính. Ở đoạn văn thứ 3 và những đoạn tiếp theo, tiếp tục chứng minh luận điểm với những thông tin nền, những chi tiết bổ sung. Ở đoạn kết, trình bày lại mục đích viết thư, trong vài trường hợp, yêu cầu một số hành động của bên nhận thư.
   

Lời chào:
Dear Sir or Madam or Dear Sir/ Madam: nếu bạn không biết tên người đó
Dear Prof, Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Jones: nếu bạn biết tên người đó
Dear Michael: nếu bạn biết rõ người đó
Dear Pat Smith: nếu bạn không biết giới tính của người đó
Dear Ms Smith: Sử dụng ‘Ms’ cho phụ nữ nếu bạn không biết người đó đặc biệt muốn được gọi là ‘Miss’ hay ‘Mrs’

Đoạn văn thứ nhất:
Phần giới thiệu
Thank you for your letter of April 3…(Cảm ơn lá thư của bạn này 3 tháng 4..)
With reference to your letter of May 14,..(Liên quan đến lá thư của bạn ngày 14 tháng 5…)
With reference to your phone call today,..(Liên quan đến cuộc gọi của bạn ngày hôm nay..)
With reference to your advertisement in the South China Morning Post,..( Liên quan đến quảng cáo của bạn đăng trên tờ Bưu điện Hoa Nam buổi sáng …)

Phần lí do:
I am writing to…(confirm, apologise for, to enquire about..)(Tôi viết để … xác nhận/ xin lỗi/ tìm hiểu về…)

• yêu cầu:
  Could you possibly… (Bạn có thể …)
   I would be grateful if… (Tôi sẽ rất biết ơn nếu …)
• đồng ý yêu cầu: I would be delighted to… (Tôi rất vui mừng …)
• báo tin xấu:
  Unfortunately … (Thật không may …)
   I am afraid that… (Tôi sợ/ e rằng …)
   

Đoạn văn thứ 2,3 (chi tiết về lí do viết thư)

Đoạn cuối:
Lời kết: I am enclosing… (Tôi đính kèm …)
Lời cám ơn/ Lời ngỏ
Thank for your help (Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn)
Please contact us again if you have any problems. (Vui lòng liên hệ lại với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì.)
 Please contact us again if we can help in any way (Vui lòng liên hệ lại với chúng tôi nếu chúng tôi có thể giúp đỡ bất cứ điều gì.)

Nhắc đến liên hệ trong tương lai:
I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.)
I look forward to meeting you next Friday. (Tôi mong được gặp bạn vào thứ Sáu tới.)
I look forward to seeing you next Monday. (Tôi mong được gặp bạn vào thứ Hai tới.)
                                                            
Phần kết
Hoàn thành bức thư
Yours faithfully: nếu bạn không biết người nhận
Yours sincerely: nếu bạn biết người nhận
Best wishes/ Best regards/ Kind regards : nếu người nhận là đối tác hay bạn gần gũi