Cách lập kế hoạch kinh doanh liên tục Business Continuity Plan

Trong bối cảnh ngày nay khi nền kinh tế thế giới hiện đang gồng mình gánh chịu ảnh hưởng nặng nề do đại dịch Covid – 19 gây ra nhiều doanh nghiệp luôn tiềm tàng nguy cơ phải đối diện với vô vàn những rủi ro và biến cố. Đối diện với những tính thế oái oăm ấy, kế hoạch Business Continuity Plan sẽ được xác lập nhằm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh và khắc phục những rủi ro liên quan xuyên suốt quá trình vận hành. Cùng WEONE khám phá ngay về Business Continuity Plan qua bài viết dưới đây.

Business Continuity Plan là gì?

Business Continuity Plan (BCP) dùng để chỉ kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây chính là những bản phác thảo hoặc bản mô tả cách thức các doanh nghiệp vận hành và ứng phó khi sắp sửa phải đối mặt với những nguy cơ tiềm tàng tới từ bên ngoài, ví dụ như đại dịch Covid – 19 sẽ làm nền kinh tế chung trở nên trì trệ, ách tắc cung – cầu. 

Có thể khẳng định, Business Continuity Plan chính là “bí kíp sinh tồn” giúp mỗi doanh nghiệp có khả năng thích nghi tốt hơn với những giai đoạn khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro và phục hồi kinh tế nhanh chóng ở giai đoạn tiếp sau đó. 

Business Continuity Plan hiện diện trong mỗi doanh nghiệp như một chiến lược tuyệt vời giúp các nhà quản lý có thể giám sát, lãnh đạo nhân viên hiệu quả trong trường hợp làm việc từ xa, hoặc làm việc tập trung vừa bảo vệ sức khỏe của nhân sự vừa không làm gián đoạn kinh doanh.

Để Business Continuity Plan phát huy hiệu quả mỗi doanh nghiệp nên tổ chức một đội ngũ, phân thành phòng ban riêng. Đây là những nhân sự có kỹ năng, tầm nhìn, đã được chọn lọc để giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt ứng phó với rủi ro, nguy cơ. Mỗi người sẽ là một mắt xích quan trọng với những vai trò cụ thể như sau:

• Chủ tịch (BCP Chairman):

  Đây là người trực tiếp xem xét xem bản kế hoạch kinh doanh liên tục được lập ra có khả thi hay không, có sát với thực tế hay không. Nếu những yếu tố nêu trên đều được đáp ứng thì họ sẽ là người ký duyệt cuối cùng và trực tiếp chịu trách nhiệm khi đưa bản kế hoạch ra thực thi.

• Đội phản ứng nhanh (Contingency Team):

  Đây là đội ngũ của những nhân viên có trách nhiệm luôn chủ động bám sát tình hình thực tế. Họ tiến hành cập nhật thông tin liên tục để qua đó, vạch ra kế hoạch cụ thể để ứng phó. Đây cũng chính là đội ngũ thực thi và đề ra những chính sách, điều chỉnh lại nội bộ, hoạt động kinh doanh tạm thời để giảm thiểu rủi ro.

• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team):

  Đây là bộ phận giữ vai trò đầu mối liên lạc chính khi nhân viên trong doanh nghiệp đối diện với tình thế cấp bách. Sau đó, họ sẽ lên kế hoạch truyền thông và tiến hành ứng phó khẩn cấp theo chiến lược đã đề ra.

• Đội kỹ thuật và IT (It Technical Services Team):

  Đây là những nhân sự hỗ trợ về kỹ thuật cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và trong khuôn khổ phòng ban Business Continuity Plan. 

>>>>> Xem ngay: Quy trình lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp

Những lợi ích của Business Continuity Plan là gì?

Một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn hảo không chỉ giúp doanh nghiệp có thể khắc chế được nhanh chóng những nguy cơ hay rủi ro mà chúng còn đem lại nhiều những lợi ích khác nhau trên nhiều phương diện doanh nghiệp như với nhân sự, đối tác hay khách hàng. 

Lợi ích đối với nhân viên

Kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ giúp giữ vững và liên tục củng cố niềm tin nơi đội ngũ nhân sự. Cụ thể, khi dịch Covid – 19 đang lan ra mạnh mẽ, có rất nhiều doanh nghiệp không còn trụ lại được trên “đường đua”, mấp mé ngay bờ vực phá sản hoặc cầm chừng thoi thóp, tuyệt vọng. Hiện thực này ắt hẳn sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới tâm lý nhân viên trước nỗi lo thất nghiệp cùng gánh nặng cơm áo gạo tiền.

Khi Business Continuity Plan được lập ra một cách tỉ mỉ thì đội ngũ nhân sự sẽ hoàn toàn có thêm niềm tin vào năng lực quản lý và ứng phó rủi ro của doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm động lực để gắn bó lâu dài cùng tổ chức. 

Lợi ích đối với khách hàng

Một khi khủng hoảng xảy ra, nếu mỗi doanh nghiệp không dự trù một bản kế hoạch kinh doanh liên tục để ứng phó kịp thời, có khả năng cao họ sẽ mất khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình trên thương trường.

Chính vì vậy, một kế hoạch kinh doanh liên tục được thiết kế tỉ mỉ không chỉ là “bí kíp sinh tồn” trong khủng hoảng mà nó còn là một lời đảm bảo với khách hàng về năng lực quản lý, vận hành cũng như khả năng thích ứng và phục hồi sau rủi ro. 

Chính nhờ vậy mà doanh nghiệp có thêm lòng tin từ khách hàng mà thương hiệu cũng được nâng tầm và giữ vững trên thị trường.

Lợi ích đối với đối tác

Business Continuity Plan chính là một bản kế hoạch đi từ tổng thể đến chi tiết, giúp doanh nghiệp nhìn nhận được những điểm mấu chốt quan trọng. Từ đó, nhà quản lý có thể lên phương án bảo vệ và kiểm soát các mắt xích chủ chốt, như chuỗi cung ứng, nhà cung cấp, đại lý,…

Sở hữu một kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ là bệ đỡ vững chắc giúp bên đối tác có những nhận định tích cực về năng lực ứng phó và giải quyết rủi ro của doanh nghiệp. Đồng thời ta hoàn toàn có thể lấy đó làm tiền đề gây dựng nên niềm tin vào sự hợp tác lâu dài về sau.

Quy trình xây dựng mô hình Business Continuity Plan trong Doanh nghiệp

Để xây dựng mô hình Business Continuity Plan hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tuân theo một quy trình cụ thể như sau:

#1 Xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp hiện tại

Để xác định được bối cảnh hoạt động, bắt buộc bạn phải là người nắm được tổng thể quy trình cũng như những mắt xích trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Bạn phải hiểu được những yếu tố then chốt để đưa quá trình kinh doanh vận hành nhanh chóng trở lại trạng thái bình thường như nó vốn có. Cụ thể những tiêu chí cần xác định đầu tiên đó chính là:

• Sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh là gì? Bởi mỗi loại hình, sản phẩm kinh doanh khác nhau sẽ đưa tới cách thức hoạt động khác nhau. Có những doanh nghiệp có thể cho phép Work From Home nhưng có một số ngành nghề đặc thù buộc phải làm việc tại chỗ và một vài phải tạm ngưng hoạt động. Vì vậy, xác định rõ sản phẩm, dịch vụ mới định vị rõ phương hướng lập ra Business Continuity Plan cho phù hợp.

• Sơ đồ tổ chức bộ máy hiện nay trong doanh nghiệp ra sao?

• Các quy trình phòng ban liệu có đang gắn bó mật thiết với sơ đồ tổ chức?

• Các yếu tố bên ngoài như chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật hay môi trường,… liệu có khả năng làm gián đoạn quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ?

Sau khi đã nắm bắt được rõ ràng bối cảnh và biết được doanh nghiệp cần giữ vững điều gì để kinh doanh hoạt động bình thường, bước tiếp theo bạn cần xác định các mức độ rủi ro khi nguy cơ xảy ra. 

>>>>> Có thể bạn quan tâm: 6 bước xây dựng kế hoạch quản lý trong doanh nghiệp

#2 Xây dựng kịch bản phân tích các rủi ro

Kịch bản phân tích các rủi ro sẽ là lá chắn an toàn giúp doanh nghiệp nhanh chóng lên được kế hoạch ứng phó kịp thời, nhằm đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh liên tục khi nguy cơ lo lắng trước đó đã xảy ra. Cụ thể, để xây dựng kịch bản phân tích rủi ro, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự sau:

• Xác định được rõ ràng các nguy cơ hiện có hoặc tiềm tàng gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của từng phòng ban, tổ chức.

• Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh để từ đó lấy dữ liệu tiến hành phân tích, đánh giá.

• Từ những phân tích đánh giá ban đầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp tục sắp xếp mức độ ưu tiên, kèm theo đó là các biện pháp xử lý kịp thời.

#3 Quyết định các phương án hành động

Một khi đã hoàn tất bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành đề ra những chiến lược ứng phó sao cho thật cụ thể, bám sát vào tình hình thực tế đặc biệt phải phù hợp với từng mức độ rủi ro. Cơ sở của những chiến lược này sẽ dựa vào:

• Số lượng rủi ro có thể xảy ra.

• Cách thức phân bổ nguồn lực như thế nào?

• Liệu nguồn lực có đáp ứng được các mức độ rủi ro sắp sửa xảy ra hay không?

• Tính toán thật cụ thể về những chi phí cũng như lợi ích sẽ đạt được nếu thực hiện các phương án ứng phó trước rủi ro.

#4 Đo lường và đánh giá

Bước tiếp theo: đo lường là đánh giá là một trong những bước không thể thiếu để xác định xem chiến lược Business Continuity Plan đã đặt ra có thực sự hiệu quả trong “thực chiến” hay không. Cụ thể kế hoạch đo lường và đánh giá phải xác định được những tiêu chí sau:

• Xem xét những yếu tố nào trong bản kế hoạch kinh doanh liên tục cần phải được đo lường, đánh giá kỹ lưỡng?

• Phương thức tiến hành đo lường, đánh giá như thế nào là hiệu quả để đảm bảo tính hiệu dụng của Business Continuity Plan?

• Thời gian tiến hành đo lường, đánh giá là bao lâu?

• Ai là người có trách nhiệm thực thi các công việc đo lường, đánh giá?

• Quy trình nhất quán nào để đưa bản kế hoạch ra thực tế ngay sau mỗi cuộc đánh giá?

Đồng thời, việc đo lường cũng như đánh giá cũng cần đạt được những tiêu chuẩn sau:

• Ghi chép và lưu trữ tất cả những điều liên quan về kết quả sau khi đánh giá, quy trình đánh giá thành văn bản để làm bằng chứng và cơ sở thực thi các chương trình liên quan.

• Nếu quá trình đánh giá chỉ ra được những thiếu sót, phải có phương án khắc phục kịp thời để nó không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp.

>>>>> Xem thêm: Cách xác định mục tiêu và lập kế hoạch công việc cho nhân viên hiệu quả

#5 Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện mô hình Business Continuity Plan, nhiều doanh nghiệp chắc chắn sẽ không tránh khỏi những bất cập hoặc hạn chế khiến kế hoạch đã đề ra không thực sự phát huy được hiệu quả, không đạt được những mục tiêu mong muốn đã đề ra trước đó. Những lúc này mỗi doanh nghiệp phải xem xét lại để có phương án cải tiến liên tục, cho đến khi nghiệm thu được kết quả thực tế như mong đợi.

Nếu kế hoạch Business Continuity Plan đã đặt ra nhưng lại không được nhân sự tuân thủ nghiêm túc, mỗi doanh nghiệp cần có những biện pháp khắc phục kịp thời, cụ thể như sau:

• Kịp thời xem xét và kiểm soát những hành vi không tuân thủ Business Continuity Plan. Ngay sau đó, tìm ra một phương án phù hợp để khắc phục hậu quả để tránh những ảnh hưởng nặng nề cho tổ chức về lâu dài.

• Tiến hành phân tích để biết được những nguyên nhân chính nào dẫn đến tình trạng không tuân thủ Business Continuity Plan.

• Quản lý và tiến hành phỏng đoán những nguy cơ không tuân thủ có khả năng sẽ xảy ra trong tương lai gần.

• Hiểu được những điều trên, doanh nghiệp cần phải nhận thức được chính xác mức độ rủi ro hiện tại là gì (nếu không tuân thủ Business Continuity Plan) hoặc mô hình đã đặt ra có lỗ hổng nào ảnh hưởng đến việc thực thi. Từ đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc đề ra phương án điều chỉnh kịp thời.

Những lưu ý giúp đảm bảo thành công của mô hình Business Continuity Plan

Một Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) hiệu quả là một phải đảm bảo được tính thực tiễn khi triển khai. Bởi vậy nên để thành công mô hình ta cần chú ý tới các yếu tố sau đây. 

#1. Vai trò của đội ngũ lãnh đạo

Với tầm quan trọng cũng như mức độ phức tạp của Business Continuity Plan, trách nhiệm của đội ngũ lãnh đạo là vô cùng lớn. Trong quá trình triển khai ban lãnh đạo cần phải luôn thực hiện một số các cam kết:

• Đảm bảo thực hiện các chính sách cũng như mục tiêu kinh doanh luôn liên tục nhất quán với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức

• Đảm bảo việc đưa các yêu cầu riêng của mô hình

  Business Continuity Plan

  vào các quy trình và chính sách của công ty 

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai

  Business Continuity Plan

• Đưa ra định hướng rõ ràng, hỗ trợ tối đa cho các cá nhân, bộ phận đang tiến hành triển khai

  Business Continuity Plan

• Đưa ra các thông điệp truyền thông về tầm quan trọng của

  Business Continuity Plan

  tới đội ngũ 

>>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất

#2. Hoạt động truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một trong những bước không thể thiếu để quá trình triển khai mô hình Business Continuity Plan được diễn ra suôn sẻ, thành công và nhận được sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân sự. Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp giải quyết được nội dung cần truyền thông, thời điểm tiến hành mô hình Business Continuity Plan. Để mọi nhân sự đều có thể nắm rõ được những thay đổi. 

Những nhân sự trong tổ chức cần phải luôn nhận thức được về:

• Chính sách xây dựng mô hình

  Business Continuity Plan

  của tổ chức, doanh nghiệp

• Những lợi ích của mô hình

  Business Continuity Plan

  đến hiệu suất làm việc.

• Những hệ quả của việc không tuân thủ chính sách đã đề ra trước đó

• Vai trò cụ thể và trách nhiệm của mỗi nhân sự trước, trong và sau giai đoạn bị gián đoạn

#3. Nguồn lực công nghệ

Khi quá trình làm việc bị gián đoạn bởi những nhân tố khách quan như đại dịch, nhân viên sẽ không thể tiến hành gặp gỡ. Mọi quá trình trao đổi giao tiếp vẫn cần được tiếp tục, không thể ngưng trệ thì quá trình triển khai mô hình Business Continuity Plan mới không bị ngưng trệ.  

Trong hoàn cảnh đó việc ứng dụng công nghệ với những phần mềm hiện đại sẽ giúp rút ngắn khoảng cách, tăng khả năng thành công của mô hình Business Continuity Plan khi triển khai. Giúp kế hoạch được thực hiện linh hoạt, không bị ngắt quãng, trì trệ. 

Giữa nhiều những phần mềm tràn lan, chưa thực sự đem lại hiệu quả cao, Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ giúp tiếp nối mọi quy trình thủ tục, số hóa kho tài liệu, để đảm bảo công việc không bị ngắt quãng. Với 3 phân hệ chính: quản lý quy trình – thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho lưu trữ tài liệu, WEONE sẽ giúp doanh nghiệp quản trị và điều hành doanh nghiệp đơn giản, toàn diện trên một nền tảng, vận hành hiệu quả hơn khi đối diện với những rủi ro, ngoài dự tính. 

Với WEONE, mọi quy trình, thủ tục cần thực hiện trong mô hình Business Continuity Plan sẽ được tiến hành nhanh chóng, rẽ nhánh linh hoạt, tự động chuyển tiếp từng bước. Điều này giúp loại bỏ hoàn các tác vụ thủ công như in ấn, chờ ký,… tiết kiệm tối đa thời gian, nâng cao hiệu suất công việc.

Ngoài ra công việc của mỗi nhân sự, mỗi phòng ban sẽ đều được giao, hoàn thành dễ dàng ngay trên hệ thống. Với giao diện đơn giản, dễ dùng WEONE giúp mọi nhân sự có thể tiến hành giao việc, hoàn thành công việc cần làm để xây dựng mô hình Business Continuity Plan nhanh chóng, cập nhật chính xác tình trạng xử lý ngay trên hệ thống. Ngoài ra WEONE còn hỗ trợ lập kế hoạch, phân chia công việc đồng đều cho tất cả thành viên trong nhóm. Mỗi công việc được giao, hệ thống sẽ gửi thông báo và cập nhật vào danh sách công việc của cá nhân. Qua đó nhà quản lý có thể nắm, theo dõi tiến độ công việc được giao trực quan dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau kanban, bảng biểu, lịch, gantt. 

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Những tài liệu liên quan tới việc xây dựng mô hình, kế hoạch Business Continuity Plan cũng có thể được WEONE số hóa nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi ngay trên hệ thống. Loại bỏ chi phí lưu trữ, bảo quản, nhân viên dễ dàng khai thác, tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. 

Business Continuity Plan hiện có thể xem như một liều vaccine hiệu quả giúp mỗi doanh nghiệp có thể phòng ngừa và chủ động phản ứng nhanh đối với những nguy cơ tiềm tàng bên ngoài gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nói chung trong mỗi doanh nghiệp. Ngành kinh tế sẽ không ngừng biến động, bên cạnh dịch Covid – 19, mỗi doanh nghiệp cũng cần phải tiến hành dự trù thêm những phương án khác để đảm bảo tính liên tục.