Các nguyên tắc xây dựng thủ tục hành chính ? Cách thức thực hiện thủ tục hành chính

Thưa luật sư, xin hỏi: Khi ban hành (xây dựng) các thủ tục hành chính thì cần tuân thủ những nguyên tắc, quy định pháp luật như thế nào ? Cách thức thực hiện thủ tục hành chính hiện nay là gì ? Cảm ơn! (người hỏi: N.MC, tỉnh Hà Giang)

1. Các nguyên tắc xây dựng thủ tục hành chính

1.1 Nguyên tắc khách quan

Nguyên tắc này thể hiện trước hết ở việc định ra thủ tục hành chính phải xuất phát từ nhu cầu khách quan của hoạt động hàng đầu, không được tuyệt đối hoá lợi ích của chủ thể quản lí cũng như đối tượng quản lí. Thủ tục hành chính càng không được sử dụng để phục vụ những mục đích mang tính chủ quan của chủ thể quản lí. Ví dụ, khi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan soạn thảo văn bản chỉ nên tổ chức lấy ý kiến đối tượng tác động của văn bản khi việc lấy ý kiến giúp cho cơ quan soạn thảo có được những thông tin cần thiết về đối tượng quản lí hay lập biên bản vi phạm hành chính nhằm mục đích ghi lại một cách trung thực những tình tiết thực tế của vi phạm hành chính làm cơ sở cho xử phạt vừa hợp pháp vừa hợp lí. Người lập biên bản không được mô tả, bình luận sự việc theo quan điểm, nhận định mang tính chủ quan của cá nhân.

1.2 Nguyên tắc công khai, minh bạch

Nếu thừa nhận thủ tục là cách thức tổ chức hoạt động quản lí thì yêu cầu về sự công khai, minh bạch của thủ tục hành chính là tất yếu khách quan. Xã hội càng dân chủ, nhu cầu thu hút nhân dân lao động tham gia vào quản lí hành chính nhà nước càng lớn thì yêu cầu về tính công khai, minh bạch của thủ tục hành chính càng cấp bách. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, tính công khai, minh bạch của thủ tục hành chính trở thành một trong những yếu tố quyết định khả năng hội nhập quốc tế của quốc gia. Đây là một trong những nguyên tắc pháp lí được nêu trong các văn bản pháp luật và nhiều điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc thừa nhận.

Trong xây dựng thủ tục, nguyên tắc này thể hiện:

Thứ nhất, trong trường hợp cần thiết Nhà nước tạo điều kiện cho những đối tượng thực hiện thủ tục đóng góp ý kiến. Điều 3 chương VI Hiệp định giữa Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Hợp chủng quốc Hoa Kì về quan hệ thương mại quy định: “Ở mức độ có thể, mỗi Bên cho phép Bên kìa và các công dân của Bên lực pháp luật, trừ trường hợp văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước, quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng, chống thiên tai, dịch bệnh (Xem: Khoản 2 Điều 78 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật). Điều đó có nghĩa rằng trong phần lớn các trường hợp, việc công bố các thủ tục hành chính không chỉ là cần thiết mà là bắt buộc vì nó có thể ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu lực cùa thụ tục.

Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010 ban hành kèm theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 cũng yêu cầu “cơ quan hành chính các cấp có trách nhiệm giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức phải niêm yết công khai, đầy đủ mọi thủ tục, trình tự, lệ phí, lịch công tác tại trụ sở làm việc Gần đây nhiều bộ, ngành, địa phương đã công bố bộ thủ tục hành chính của mình, đây chính là hoạt động nhằm công khai hoá thủ tục hành chính cố liên quan.

Trong thực hiện thủ tục hành chính, nguyên tắc công khai, minh bạch đòi hỏi công khai hoá quá trình thực hiện thủ tục. Công khai họ tên, chức danh người có trách nhiệm giải quyết công việc, công khai địa điểm, thời hạn giải quyết, kết quả giải quyết. Khi nhân hổ sơ yêu cầu giải quyết công việc của dân phải cố phiếu hẹn trả lời. Những công việc đã cố đủ hồ sơ thì cơ quan có thẩm quyền phải giải quyết theo quy định của pháp luật. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì phải hướng dẫn cụ thể để người dân không phải đi lại nhiều lần. Trường hợp không giải quyết được phải nói rõ lí do cho dân biết. Công khai hoá quá trình thực hiện thủ tục cố những ỉợị ích rõ rệt trong quản lí: về phía cá nhân, tổ chức, những chủ thể này biết thủ tục hành chính đã được thực hiện đến giai đoạn nào, theo đó họ có thể chủ động hoạt động cần thiết hay gây khó khăn cho hoạt động kiểm soát của Nhà nước.

Hiện nay, điều kiện, hoàn cảnh, môi trường, nhiệm vụ quản lí thường xuyên thay đổi nên khả năng thích ứng cùa nền hành chính trước những biến đổi mau lẹ của cuộc sống là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng, hiệu quả của quản lí. Đặc biệt trong quản lí kinh tế, sự chậm trễ có thể làm mất đi những cơ hội thuận lợi hoặc gây ra những tổn thất lớn. Vì vậy, việc “mẫu hoá thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc vê’ sản xuất, kinh doanh và đời sống” được Nhà nước xúc tiến mạnh mẽ. Đồng thời Nhà nước khuyến khích ứng dụng các thành tựu khoa học-kĩ thuật vào quản lí như các thủ tục hải quan, thủ tục đăng kí, kê khai thuế được thực hiện qua mạng điện tử đã tỏ rõ ưu điểm thuận tiện, chính xác, tiết kiệm.

Trong các thủ tục hành chính thường có những khoảng thời gian pháp luật quy định cho các hoạt động cần được tiến hành. Có nhiều khoảng thời gian khác nhau (thời hạn, thời hiệu) nhưng tựu trung lại những khoảng thời gian đó thường nhằm ràng buộc trách nhiệm của các chủ thể của thủ tục, tạo điều kiện đồng thời bắt buộc các chủ thể giải quyết dứt điểm từng vụ việc cụ thể. Nếu không có những quy định về thời gian thì hoạt động quản lí sẽ trì trệ, các chủ thể sử dụng quyền lục nhà nữớc có thể lẩn tránh trách nhiệm. Nhiều vụ việc lâu ngày không được giải quyết làm cho việc giải quyết thiếu chính xác, mất tính thời sự, gây hậu quả khó khắc phục, xói mòn lòng tin cua nhân dận. Thủ tục hành chính đơn giản, tiết kiệm, nhanh chóng, quyền lực nhà nước, nhân danh Nhà nước tiến hành các thủ tục hành chính, bao gồm các cơ quan, cán bộ, công chức nhà nước, tổ chức xã hội, cá nhân được Nhà nước trao quyền quản lí trong trường hợp cụ thể do pháp luật quy định.

Chủ thổ tham gia thủ tục là chủ thể phục tùng quyền lực nhà nước khi tham gia vào thủ tục hành chính, bao gồm các cơ quan, cán bộ, công chức nhà nước, các tổ chức và cá nhân. Chủ thể tham gia thủ tục hành chính có thể bằng hành vi của mình làm xuất hiện thủ tục hành chính, góp phần làm cho thủ tục hành chính được tiến hành nhanh chống, thuận lợi nhưng các chủ thể này không thể tự mình thực hiện thủ tục hành chính vì thù tục hành chính phải do các chủ thể có thẩm quyền thực hiện.

Việc phân chia chủ thể thủ tục hành chính thành hai nhóm nói trên chỉ có tính chất tương đối. Có nhiều chủ thổ tuỳ vào từng trường hợp mà chủ thể đó là chủ thể thực hiện hay chủ thổ tham gia thủ tục. Nói cách khác, xác định một chủ thể cụ thể thuộc loại nào phải xem xét tư cách chủ thể đó trong một thủ tục hành chính cụ thể.

Cơ quan hành chính nhà nước là cơ quan có chức năng quấn lí hành chính nhà nước nên trong hầu hết các hoạt động của mình cơ quan hành chính nhà nước nhân danh quyền lực nhà nước thực hiện hoạt động quản lí. Nhũng hoạt động này được thực hiện theo thủ tục hành chính. Khi đó cơ quan hành chính nhà nước là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính. Các chủ thể này thực hiện nhiều thủ tục hành chính khác nhau, chẳng hạn, khi là cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật để thiết lập trật tự quản lí trong các lĩnh vực xã hôi; khi là cơ quan thanh tra, kiểm tra thực hiện thủ tục thanh tra, kiểm tra để phát hiện nhanh công chức trong các cơ quan đó là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính. Ngoài ra, các cơ quan đó còn có quyền quản lí hành chính nhà nước trong trường hợp cụ thể do pháp luật quy định và khi đó đương nhiên là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính. Ví dụ, thẩm phán chủ toạ phiên toà là” chủ thể thực hiện thủ tục xử phạt vi phạm hành chính khi xử phạt người có hành vi cản trở, gây . rối trật tự tại phiên toà. Không chỉ là chủ thể thực hiên thủ tục, các cơ quan này còn là chủ thể tham gia nhiều thủ tục hành chính khác nhau, như tham gia thủ tục cấp phép khi xin cấp phép xây dựng, giấy phép lưu hành phương tiện vận tải của cơ quan.

Tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế vốn không được sử dụng quyền lực nhà nước nên trong hầu hết các thủ tục hành chính họ chỉ là chủ thể tham gia. Ví dụ, tham gia thủ tục khi xin phép thành lập, xin phép tiến hành một số hoạt động như hoạt động xuất, nhập khẩu, hay khi bị xử phạt vi phạm hành chính. Mốt số ít tổ chức, trong trường hợp pháp luật quy định thì cố thể là chủ thể thực hiện thủ tục. Chẳng hạn, các tổ chức chính trị-xã hội được thực hiện thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật khi phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản hên tịch.

Cá nhân, bao gồm công dân Việt Nam, người nước ngoài, người không quốc tịch, cũng như các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, thường là chủ thể tham gia thủ tục hành chính. Khi thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, cá nhân tham gia những thủ tục hành chính như thủ tục khiếu nại, thủ tục xử phạt vi phạm hành chính, thủ tục đăng kí nhũng sự kiện pháp lí nhất định… Trong trường hợp cụ thể do pháp luật quy định, cá nhân là chủ thể thực hiện thủ tục. Ví dụ, người chỉ huy tàu bay, tàu biển được thực hiên thủ tục tạm giữ người có hành vi vi phạm hành văn bản quy phạm pháp luật là làm thế nào để bằng thủ tục đó có thể tạo ra các văn bản quy phạm pháp luật có tính khái quát cao, có khả năng dự báo chính xác nhằm thiết lập và duy trì trật tự quản lí trong từng lĩnh vực hoặc trong phạm vi lãnh thổ nhất định. Chính vì vậy, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật thường có nhiều chủ thể tham gia và ít có các quy định về thời hạn cho các hoạt động cụ thể trong đó.

2. Thủ tục giải quyết các công việc theo thủ tục hành chính

Nếu như sự ổn định của đời sống xã hội có được phần lớn là nhờ các văn bản quy phạm pháp luật thì sự sống động của đời sống, khả năng thích ứng của nền hành chính, năng lực hoạt động của cơ quan, cán bộ, công chức chủ yếu thể hiện qua hoạt động giải quyết các công việc cụ thể. Có nhiều thủ tục giải quyết các công việc cụ thể vói mục đích khác nhau, như cho phép cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền mà pháp luật quy định phải được sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ví dụ, thủ tục cấp các loại giấy phép; giải quyết các yêu cầu, đề nghị của cá nhân, tổ chức; thủ tục khiếu nại, tố cáo; áp dụng các biện pháp cưỡng chế hành chính; thủ tục xử phạt vi phạm hành chính; hình thành, quản lí đội ngũ cán bộ, công chức; thủ tục tuyển dụng, khen thưởng cán bộ, công chức… Nói chung, thủ tục giải quyết các công việc cụ thể thường liêri quan trực tiếp đến những quyền, nghĩa vụ và lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân nên các thủ tục này phải có khả năng ngăn chặn nguy cơ xâm phạm các quyền và lợi ích hợp pháp. Sự nhanh chóng, kịp thời khi thực hiện các thủ tục này có ý nghĩa đáng kể tới sự chính xác của hoạt động quản lí, sự thuận tiện trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức nên các thủ tục này thường có những khoảng thời gian (thời hiệu, thời hạn) có giá trị bắt buộc đối với các chủ thể của thủ tục.

cũng là cá nhân, tổ chức không sử dụng quyền lực nhà nước. Việc xây dựng và thực hiện các thủ tục này phụ thuộc vào quan niệm về mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân, về vai trò của Nhà nước trong quản lí. Thủ tục hành chính liên hệ ảnh hưởng rõ rệt tới hiệu quả quản lí và người dân đánh giá thái độ, năng lực hoạt động của chính quyền chủ yếu thông qua việc thực hiện các thủ tục này. So với thủ tục hành chính nội bộ, thủ tục hành chính liên hệ linh hoạt và phải thay đổi thường xuyên hơn để phù hợp với sự thay đổi của thực tiễn quản lí. Chính vì vây, vấn đề cải cách thủ tục hành chính liên hệ hiện nay cấp bách hơn cải cách thủ tục hành chính nội bộ. Có nhiều thủ tục hành chính liên hệ như thủ tục cấp phép, thủ tục giải quyết khiếu nại, thủ tục đăng kí quyền sở hữu tài sản, thủ tục áp dụng các biện pháp cưỡng chế hành chính…

Luật Minh Khuê (sưu tầm & biên tập)