Business Center Là Gì? Mô Tả Công Việc Business Center Trong Khách Sạn

Business center là gì? Đây là bộ phận trực thuộc khối Front Office và thực hiện những công việc nhằm đáp ứng nhu cầu của khách khi đến khách sạn. Trong bài viết sau, chúng ta cùng tìm hiểu các hạng mục công việc mà nhân viên business center đảm nhận nhé.

Business center trong khách sạn là gì?

Trong khách sạn, business center (dịch vụ văn phòng) là bộ phận sẽ đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan đến fax, giao chép tài liệu, book phòng hội nghị, đáp ứng yêu cầu phiên dịch của khách hàng… Thông thường, khách sạn cao cấp, quy mô 4 – 5 sao mới có business center.

Business center sẽ phụ trách cung cấp dịch vụ văn phòng (Nguồn ảnh: RH Hotel)

Mô tả công việc, nhiệm vụ của nhân viên business center

Giao nhận fax cho khách và nội bộ

Chuyển fax cho khách trong khách sạn

• Khi nhận fax của khách, cần đề nghị khách cung cấp và ghi lại số fax, tổng số trang sẽ gửi, sau đó xác nhận lại với khách.
• Thông báo giá cước, hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi fax cho khách.
• Ghi đầy đủ họ tên khách và số phòng đang lưu trú, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi fax vào sổ gửi fax.
• Khi tài liệu được gửi xong thì gửi trả lại bản fax cho khách kèm tờ activity report được in tự động từ máy fax.
• Nếu chuyển xong mà không có sự hiện diện của khách thì cho tài liệu vào phong bì. Bên ngoài ghi rõ tên khách, số phòng, số trang rồi chuyển cho nhân viên bellman gửi trả vào phòng khách.
• Ghi vào sổ giao nhận của bộ phận concierge.
• Ghi hóa đơn thanh toán gồm ngày tháng, tên khách, số phòng, loại dịch vụ, số tiền, chữ ký của nhân viên business center và xin chữ ký khách. Sau đó, chuyển đến nhân viên thu ngân tiền sảnh.
• Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn.

Nhân viên business center phụ trách công việc liên quan tới fax
(Nguồn ảnh: Izmailovo Hotel)

Nhận fax của khách trong khách sạn

Trường hợp khách đang ở trong khách sạn

• Khi nhận fax, cần phân loại và tìm đúng tên khách, số phòng trên danh sách khách đang lưu trú.
• Khi tìm ra tên thì để tờ fax vào bao thư ghi số phòng.
• Nếu khách đang ở trong phòng thì chuyển cho bellman giao lên phòng cho khách và ghi vào sổ giao nhận của bộ phận concierge.
• Nếu khách không ở trong phòng thì giao cho nhân viên belllman đặt vào phòng khách và ghi vào sổ giao nhận của bộ phận concierge.
• Chuyển hóa đơn cho nhân viên thu ngân tiền sảnh để thanh toán tiền khi khách check out.

Trường hợp khách đã check out

• Xem lại danh sách khách đang lưu trú trong khách sạn vào những ngày trước để xác nhận khách đã trả phòng rồi hay chưa.
• Nếu khách từng lưu trú tại khách sạn nhưng đã check out, thì nhân viên business center lưu lại trong hồ sơ lưu và giao cho khách khi khách quay lại.

Trường hợp khách sẽ đến check in

• Khi chưa thấy khách trên danh sách khách đang lưu trú, nhân viên business center cần dò trên danh sách khách đến trong ngày.
• Nếu tìm thấy tên khách có fax đến thì cho vào phong bì, ghi tên khách và chuyển cho lễ tân để trao cho khách khi khách nhận phòng.

Nhận fax của khách sẽ chia thành nhiều trường hợp
(Nguồn ảnh: eFax)

Gửi fax nội bộ

• Nhân viên business center cho nhiệm vụ gửi fax cho tất cả bộ phận trong khách sạn và lưu các thông tin về ngày giờ, số fax gửi đi, số trang… của bộ phận gửi.
• Khi xử lý fax xong, đóng dấu “faxed out” lên tài liệu và trả lại ngay hoặc để vào hồ sơ riêng cho bộ phận đó cho nhân viên nhận lại sau.

Nhận fax nội bộ

• Khi nhận fax của nội bộ khách sạn thì ghi nhận các thông tin như ngày giờ, số trang nhận được và số fax của nơi gửi.
• Phân loại và báo kịp thời cho các bộ phận liên quan tiếp nhận. Riêng bộ phận Đặt phòng thì giao trực tiếp.

Sao chép tài liệu cho khách

• Để thực hiện tốt yêu cầu sao chép tài liệu cho khách, nhân viên business center cần biết cách sử dụng máy photocopy và nắm rõ mức giá dịch vụ tại khách sạn.
• Khi tiếp nhận yêu cầu của khách, cần hỏi khách muốn sao chép bao nhiêu bản, khổ giấy nào, một hay hai mặt giấy…

Trước khi tiến hành photocopy, đừng quên báo giá cho khách
(Nguồn ảnh: O Risen Copier Machine)

Tiếp nhận yêu cầu phòng họp (trực tiếp)

Bước 1: Chào khách, gợi ý giúp đỡ khách.

Bước 2: Nhận biết khách

• Hỏi khách có phải là khách đang lưu trú tại khách sạn không.
• Nếu đúng, cần hỏi tên khách, số phòng và kiểm tra lại thông tin.

Bước 3: Tiếp nhận yêu cầu

• Cần hỏi khách và lưu lại các thông tin sau:

– Số lượng khách sẽ tham dự hội nghị

– Thời gian tổ chức

– Các yêu cầu về set up phòng, trang thiết bị cần thiết

– Các điều khoản khác (số lần tea break, số tiền cho 1 khách hàng…)

– Giá thuê phòng thỏa thuận

Bước 4: Kiểm tra khả năng đáp ứng

Kiểm tra và thông báo đến khách khả năng đáp ứng yêu cầu trên.

Khi tiếp nhận yêu cầu book phòng hội nghị, cần nắm chính xác và chi tiết
mọi thông tin khách đưa ra (Nguồn ảnh: Hotel Saint Louis)

Bước 5: Đảm bảo thanh toán

• Hỏi khách về hình thức thanh toán.
• Đề nghị đặt cọc trước.

Bước 6: Kết thúc quy trình

• Xác nhận lại yêu cầu của khách.
• Hỏi khách có cần được hỗ trợ gì thêm không.
• Chào khách.
• Liên lạc với bộ phận liên quan, ghi sổ giao ca.

Đáp ứng yêu cầu phiên dịch, thông dịch của khách

• Thông thường, tại các hội nghị đều có sẵn thông dịch viên, nhưng nếu khách yêu cầu cung cấp thêm thì nhân viên business center cần hỏi khách về:

– Loại ngôn ngữ cần dịch

– Chuyên đề của hội thảo

– Tài liệu để tham khảo trước

– Thời lượng thông dịch

– Yêu cầu đặc biệt nếu có

Nhân viên cần nắm rõ các yêu cầu về loại ngôn ngữ cần dịch, thời lượng, chủ đề…
(Nguồn ảnh: Maya de Wit)

• Sau khi tìm được người đáp ứng yêu cầu thì báo giá và phương thức thanh toán cho khách.
• Nếu khách muốn thanh toán chung tiền phòng thì nhân viên business center cho khách ký hóa đơn có ghi rõ chi tiết sử dụng phiên dịch, thông dịch.

Ngoài ra, nhân viên business center cũng tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu của khách về phương tiện vận chuyển trực tiếp (liên hệ với công ty vận chuyển và đặt vé giúp khách).

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu chủ đề business center là gì và mô tả công việc business center trong khách sạn. Để biết thêm về nghiệp vụ của các bộ phận khác thuộc Front Office, bạn có thể tham khảo tại đây nhé.