Bản sao là gì? Các loại bản sao? Giá trị pháp lý của bản sao?

Hiện nay, trong việc thực hiện thủ tục hành chính việc sử dụng bản sao trở thành phổ biến thậm chí là yêu cầu bắt buộc vậy bản sao là gì? Có những loại bản sao nào? Giá trị pháp lý của bản sao như thế nào? Dưới đây là bài phân tích về vấn đề trên.

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 23/2015/ NĐ-CP.

1. Thế nào là bản sao giấy tờ?

Vậy theo quy định của pháp luật hiện hành, như thế nào được coi là bản sao? Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:

+ Bản chụp từ bản chính: thường gặp nhất là phô tô từ bản chính;

+ Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp): thường gặp nhất là bản sao Giấy khai sinh.

Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

2. Giá trị pháp lý của bản sao:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao như sau:

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

…”

Như vậy, có nhiều bản sao có thể hình thành từ một bản chính (bằng cách chụp lại, phô tô, scan,..) song chỉ những bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính (sau đây gọi chung là bản sao hợp lệ) là có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

Xem thêm: Hồ sơ xin cấp bản sao hồ sơ bệnh án

3. Thẩm quyền cấp bản sao:

– Đối với bản sao được cấp từ bản chính thì thẩm quyền thuộc về cơ quan quản lý sổ gốc

VD: Bản sao bằng cấp ba do Sở giáo dục đào tạo cấp, bản sao giấy khai sinh,..

– Đối với bản sao được chứng thực từ bản chính thuộc thẩm quyền Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên

Xem thêm: Mất giấy khai sinh bản gốc và bản sao có được cấp lại không?

4. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính:

– Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

Khi có nhu cầu cấp bản sao từ bản chính thì người có nhu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Nếu trong trường hợp người xin cấp là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ  bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

– Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Khi làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính thì phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu trong trường hợp người chứng thực không có bản sao và chỉ mang bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Khi thực hiện việc chứng thực thì người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính đối chiếu với bản sao nếu bản chính không thuộc trường hợp là bản chính bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung hoặc bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ thì thực hiện việc chứng thực theo nội dung như sau:

–  Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Xem thêm: Xin cấp bản sao bằng đại học đã mất

5. Thời hạn thực hiện việc cấp bản sao:

– Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện ngay trong ngày. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

– Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Thời hạn thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện ngay trong ngày, trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn thực hiện ngay trong ngày thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Xem thêm: Công chứng là gì? Phân biệt giữa công chứng và chứng thực?

6. Bản sao có hiệu lực trong thời hạn bao lâu?

Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị  khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả. 

Như vậy, các quy định của pháp luật hiện hành về bản sao giấy tờ vẫn còn điểm bất cập, cần được sửa chữa, bổ sung để hoàn thiện hơn.

Xem thêm: Hợp đồng thế chấp có bắt buộc phải công chứng, chứng thực không?

7. Phân biệt giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính:

Tiêu chí Cấp bản sao từ sổ gốc Chứng thực bản sao từ sổ chính Khái niệm Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Giá trị pháp lý Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Thẩm quyền thực hiện Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc – UBND xã, phường, thị trấn;

– Công chứng viên;

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Bản chất Căn cứ vào bản gốc để cấp bản sao.

Bản gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

Căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao. Bản chính bao gồm:

– Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại;

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trình tự thực hiện Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là:

– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;

– Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

-> xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính

Lưu ý: Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ quy định, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

Bước 2: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

– Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

– Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao

Ví dụ Bản sao bằng cấp ba, bằng đại học; giấy khai sinh Bản sao chứng thực chứng minh thư nhân dân; bản sao chứng thực sổ hộ khẩu , sổ đỏ