Bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học kỹ thuật & Điện tử nghe nhìn

MỞ ĐẦU
Trong quá trình sinh hoạt, lao động của con người từ trước đến nay đã nghiên cứu đúc rút, tổng kết nhiều kinh nghiệm, nhiều qui luật vận động của tự nhiên, xã hội và tư duy để phục vụ cho đời sống con người, chế ngự thiên nhiên, xây dựng xã hội ngày càng văn minh, hiện đại. Các trí thức kinh nghiệm và trí thức khoa học được con người tích luỹ một cách hệ thống, ngày càng phong phú, và không ngừng phát triển từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp.
Kho tàng trí thức khoa học – kỹ thuật (KHKT) được phản ánh trong tài liệu lưu trữ, trong sách báo và trong các tư liệu KHKT khác. Đặc biệt tri thức KHKT được phản ánh trong tài liệu lưu trữ là bộ phận quan trọng có giá trị cao, trung thực và chính xác nhất. Tài liệu lưu trữ KHKT là tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên không kể sản sinh trong thời kỳ nào, và trên vật mang tin gì.
Từ thế kỉ XIX con người đã bắt đầu phát minh ra các thiết bị điện tử, nghe nhìn và từ đó các thiết bị này ngày càng phát triển, chúng đã phục vụ rất đắc lực cho công tác lưu trữ các loại tài liệu. Tài liệu điện tử, nghe nhìn có khả năng ghi và làm tái hiện lại các hoạt động của xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng như sự việc đã xảy ra, ngoài ra còn có thể cho phép con người xem, chu chuyển một cách nhanh chóng, ở nhiều nơi cùng một lúc
	Với ‎ nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ KHKT và tài liệu điện tử, nghe nhìn đã nêu trên, trong điều kiện sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm chưa có tài liệu chính thức của học phần “Lưu trữ tài liệu KHKT, điện tử, nghe nhìn’’ chúng tôi đã viết giáo trình này nhằm phục vụ cho sinh viên các lớp Quản trị văn phòng – lưu trữ.
	Bài giảng học trang bị cho người học những kiến thức, nghiệp vụ cơ bản về công tác tổ chức thu thập, lưu trữ tài liệu KHKT, điện tử và nghe nhìn, về phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập đvbq và thống kê phục vụ cho công tác quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài những nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ, người học cũng được trang bị thêm những kiến thức về các chuyên ngành hoạt động thường xuyên sản sinh ra tài liệu KHKT và nghe nhìn để có những hiểu biết nhất định và sẵn sàng thực hiện công việc sau khi ra trường. 
Bài giảng gồm 2 phần, mỗi phần7 chương như sau:
PHẦN 1: LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC - KỸ THUẬT
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC - KỸ THUẬT
Nội dung: Chương 1 cung cấp những khái niệm chung nhất của tài liệu KHKT, cách phân loại TLKHKT, ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật.
CHƯƠNG 2: THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT 
Nội dung : Chương 2 nêu bày được khái niệm, mục đích, ý nghĩa và nội dung thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ. Thực hiện sơ đồ hóa các quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ. Mô tả được quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC - KỸ THUẬT
Nội dung: Nội dung chính của chương 3 là các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu KHKT, tiêu chuẩn và công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu KHKT
CHƯƠNG 4: CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHKT
Nội dung: Nội dung chính của chương 4 là những vấn đề chung của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ KHKT, các phương án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo, nghiên cứu khoa học.
CHƯƠNG 5: CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC - KỸ THUẬT
Nội dung: Nội dung chính của chương đó là trên cơ sở hiểu biết ý nghĩa, tác dụng và yêu cầu của công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT để xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT và các bộ thẻ giúp tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT nhanh và hiệu quả.
CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC - KỸ THUẬT
Nội dung: Nội dung chính của chương là khái niệm, ý nghĩa, vai trò của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ KHKT. Cách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ KHKT ở phòng đọc, công bố tài liệu lưu trữ KHKT...
CHƯƠNG 7 : BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC - KỸ THUẬT
Nội dung: Trình bày vai trò, ý nghĩa tác dụng và nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT, về nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT. Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT.
PHẦN 2: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Chương này đề cập đến những vấn đề chung về lưu trữ tài liệu điện tử, nghe nhìn như phân loại, ý nghĩa của loại tài liệu điện tử, nghe nhìn
CHƯƠNG 2: THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN 
Nội dung: Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu của việc thu thập, bổ sung tài liệu điện tử, nghe nhìn, đặc biệt đối với tài liệu ghi âm.
CHƯƠNG 3 : XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Nội dung chương này đề cập đến những vấn đề chung về xác định giá trị tài liệu điện tử, nghe nhìn như khái niệm, phương pháp, tiêu chuẩn, công tác xác định giá trị tài liệu điện tử nghe nhìn.
CHƯƠNG 4: PHÂN LOẠI VÀ HỆ THỐNG HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Nội dung chương này đề cập đến những vấn đề chung về phân loại giá trị tài liệu điện tử, nghe nhìn 
CHƯƠNG 5: THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Nội dung chính của chương là Khái niệm, ý nghĩa tác dụng, nội dung của công tác thống kê tài liệu điện tử nghe nhìn
CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn. các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn.
CHƯƠNG 7: BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ, NGHE NHÌN
Nội dung: Khái niệm, ý nghĩa tác dụng và nội dung của việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn. Các yếu tố ảnh hưởng tới tuổi thọ của tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn. Những yêu cầu cơ bản để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn
Trong mỗi chương gồm có các phần: mục tiêu, nội dung, tóm tắt, câu hỏi ôn tập và hướng dẫn tự học)
MỤC TIÊU BÀI GIẢNG
1. Kiến thức:
- Trình bày được khái niệm tài liệu KHKT (TL KHKT), xuất xứ, nội dung, loại hình, giá trị và đặc điểm của TL KHKT.
- Hệ thống hóa được các nhóm, bộ, các loại TL KHKT.
- Trình bày và giải thích được phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đối với TL KHKT như: thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng TL KHKT .
- Trình bày và phân tích được khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tác dụng của tài liệu điện tử, nghe nhìn.
- Trình bày và giải thích được phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đối với tài liệu điện tử nghe nhìn như: thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn.
2. Kỹ năng:
- Tổ chức thu thập tài liệu theo các nhóm đối với TL KHKT và theo một số đặc trưng đặc thù đối với tài liệu điện tử, nghe nhìn.
- Xây dựng các phương án phân loại đối với từng loại tài liệu cụ thể, phù hợp với đặc điểm tài liệu và yêu cầu bảo quản tài liệu; 
- Lập đvbq và biên mục tài liệu; 
- Sắp xếp và hệ thống hoá TL KHKT và điện tử, nghe nhìn.
3. Thái độ:
- Tích cực, trách nhiệm trong học tập. Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi, chia sẻ trong nhóm, trong lớp.
 - Sau khi học môn học này, người học có nhận thức đúng đắn về các giá trị của tài liệu lưu trữ KHKT và điện tử, nghe nhìn, từ đó xác định trách nhiệm của mình với tư cách là cán bộ lưu trữ đối với công tác thu thập và quản lý loại tài liệu quí giá này.
- Nhận thấy sự cần thiết phải nghiên cứu các lĩnh vực, các môn học liên quan: tự trang bị cho mình kiến thức cơ bản về khoa học, kỹ thuật, điện tử, nghe nhìn cần có hiểu biết nhất định về bản quyền tác giả, sở hữu trí tuệ
PHẦN 1: LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT
Mục tiêu: 
- Kiến thức:
 + Trình bày được khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ KHKT.
+ Nêu được các nhóm, bộ, các loại tài liệu KHKT.
+ Trình bày được ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ KHKT.
- Kỹ năng:
+ Giải thích được được khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ KHKT.
+ Hệ thống hóa được các nhóm, bộ và các loại tài liệu KHKT.
- Thái độ: Nhận thức giá trị của tài liệu lưu trữ KHKT trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
1.1 . Khái niệm tài liệu lưu trữ KHKT
Những tài liệu KHKT được lưu trữ được gọi là tài liệu lưu trữ KHKT. Tài liệu lưu trữ KHKT là tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa học, kỹ thuật hoặc sự thực hiện những tư tưởng KHKT trong thực tiễn. Chúng được hình thành trong quá trình nghiên cứu các quy luật tồn tại trong thiên nhiên, thiết kế và chế tạo các sản phẩm công nghiệp, thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản, thăm dò, tìm kiếm các khoáng vật trong lòng đất.
Tài liệu lưu trữ KHKT và tài liệu quản lý hành chính có sự khác nhau về cơ bản. Tài liệu lưu trữ KHKT chứa đựng những tư tưởng khoa học, kỹ thuật và kết quả ứng dụng chúng trong thực tế. Còn tài liệu quản lý hành chính phản ánh các hoạt động quản lý trong các ngành kinh tế quốc dân. Tuy nhiên giữa tài liệu lưu trữ KHKT và tài liệu quản lý hành chính có mối liên hệ rất mật thiết. Chúng ta đều biết rằng trong thành phần các nhóm tài liệu lưu trữ KHKT bao giờ cũng có một số tài liệu quản lý hành chính nhất định. Các tài liệu quản lý hành chính này góp phần làm cho việc hiểu và đánh giá các công trình kỹ thuật được chính xác đầy đủ. 
Thí dụ: trong bộ tài liệu thiết kế của một công trình xây dựng thường có các tài liệu quan lý hành chính sau đây: Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và các cơ quan hữu quan; quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép xây dựng công trình; văn bản phê chuẩn địa điểm và cấp đất xây dựng; Kết luận của Hội đồng thẩm tra luận chứng kinh tế - kỹ thuật v.v.. Về bản chất, các tài liệu trên là tài liệu quản lý hành chính nhưng do có mối quan hệ hết sức mật thiết đối với tài liệu KHKT nên chúng cũng cần được nộp vào các phòng, kho lưu trữ KHKT cùng với những tài liệu KHKT mà chúng có liên quan. 
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ KHKT
Tài liệu lưu trữ KHKT là một hệ thống rất phức tạp, bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau. Thêm vào đó ở mỗi ngành KHKT lại có những loại tài liệu đặc thù. Tuy nhiên có những tài liệu KHKT khá phổ biến ở tất cả các ngành KHKT. Dưới đây chúng ta chỉ nghiên cứu những loại tài liệu khá phổ biến ở các ngành mà thôi. Việc nắm vững các đặc điểm của các loại tài liệu lưu trữ KHKT là một việc rất cần thiết cho công tác quản lý và sử dụng chúng một cách tối ưu.
1.2.1. Bản vẽ: 
Bản vẽ là hình biểu diễn của một vật thể lên một mặt phẳng theo các phương pháp đồ thị đặc biệt và được dùng để làm ra vật thể đó. (Xem phụ lục 1)
Bản vẽ là một trong những công cụ lao động dùng để diễn đạt ý đồ của người thiết kế, chỉ đạo sản xuất, hướng dẫn thi công công trình; chế tạo và lắp ráp sản phẩm. Trong kỹ thuật, bản vẽ được coi là tiếng nói của kỹ thuật.
Để biểu diễn các vật thể trong không gian trên các mặt phẳng, người ta dùng phương pháp hình chiếu thẳng góc kết hợp với hình cắt và mặt cắt. Ngoài phương pháp hình chiếu thẳng góc, trong kỹ thuật còn dùng phương pháp hình chiếu trục đo và hình chiếu phối cảnh để biểu diễn các vật thể.
Tùy theo mức độ chi tiết và đầy đủ việc biểu diễn vật thể, có thề chia bản vẽ ra các loại chính sau đây:
- Sơ đồ: là hình biểu diễn vật thể được thực hiện bằng những quy ước đặc biệt. Sơ đồ cho ta hiểu một cách khái quát về kết cấu của một đối tượng cần xây dựng hoặc chế tạo, về những bộ phận và chi tiết của nó và về sự bố trí các bộ phận và các chi tiết đó. Trên sơ đồ, không biểu diễn cụ thể kết cấu cũng như kích thước của các bộ phận, các chi tiết của đối tượng cần xây dựng hoặc chế tạo.
- Bản vẽ tổng mặt bằng: là hình chiếu bằng của một vùng xây dựng (nhà máy, xí nghiệp, các khu dân cư) theo đường viền của chúng và theo đúng kích thước quy định.
Bản vẽ tổng mặt bằng thể hiện vị trí: kích thước của công trình xây dựng, của từng hạng mục công trình, hệ thống giao thông; địa hình và các công trình kế cận.
Bản vẽ tổng mặt bằng chiếm một vị trí quan trọng trong bộ tài liệu thiết kế xây dựng. Nó là cơ sở để thiết kế các bản vẽ và các tài liệu kỹ thuật khác.
Trên bản vẽ tổng mặt bằng có vẽ mũi tên chỉ hướng bắc nam và có gắn hoa gió. Hoa gió chỉ thời gian và hướng chính của gió thổi vào vùng ấy hàng năm. 
Bản vẽ toàn thể: Là bản vẽ toàn bộ hình dáng của một vật thể. Nó cho ta biết kết cấu của sản phẩm công nghiệp, mối quan hệ lẫn nhau giữa các bộ phận, nguyên lý hoạt động và những số liệu về thành phần của sản phẩm công nghiệp.
Bản vẽ lắp: là bản vẽ biểu diễn kết cấu, nguyên lý làm việc của nhóm, bộ phận của sản phẩm công nghiệp hoặc công trình xây dựng.
Bản vẽ lắp dùng để chế tạo các bộ phận các nhóm của vật thể và lắp ráp các bộ phận, các nhóm đó. Trên bản vẽ lắp có bảng kê các bản vẽ liên quan đến nó.
Trong xây dựng cơ bản không dùng thuật ngữ bản vẽ lắp mà dùng bản vẽ bộ phận.
- Bản vẽ chi tiết: Là bản vẽ biểu diễn một chi tiết nào đó của sản phẩm công nghiệp hoặc công trình xây dựng. Bản vẽ chi tiết cho ta hiểu một cách đầy đủ, chính xác hình dáng, cấu tạo, kính thước và các yêu cầu kỹ thuật của một chi tiết. Nó là công cụ trực tiếp để chế tạo ra các chi tiết của sản phẩm công nghiệp hoặc công trình xây dựng.
Giữa bản vẽ toàn thể; bản vẽ lắp và bản vẽ chi tiết có mỗi quan hệ mật thiết. Bản vẽ chi tiết thể hiện nội dung của bản vẽ lắp, còn bản vẽ lắp thể hiện nội dung của bản vẽ toàn thể. Từ bản vẽ toàn thể đến bản vẽ chi tiết, mức độ chi tiết biểu diễn vật thể ngày càng tăng dần và đạt cực đại ở bản vẽ chi tiết.
Tùy theo quá trình thành lập, bản vẽ được phân chia thành các loại sau đây: 
- Bản vẽ phác: Là bản vẽ trên giấy bất kỳ, khi vẽ không dùng dụng cụ vẽ và không cần vẽ theo một tỷ lệ nhất định. Bản vẽ phác dùng để thể hiện nhanh chóng ý đồ và giải pháp kỹ thuật của người thiết kế và là cơ sở để lập bản gốc. Bản vẽ phác là bản vẽ tạm thời, khi lập được bản gốc sẽ huỷ bản vẽ phác.
- Bản gốc: Là bản vẽ trên giấy vẽ chuyên dùng, khi vẽ tuân theo các tiêu chuẩn của bản vẽ và là cơ sở để lập bản chính. Bản gốc thể hiện chính xác tư tưởng của người thiết kế Trên bản gốc có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, nhưng không có dấu của cơ quan thiết kế. Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp thì bản gốc chỉ có tác dụng để lập bản chính và không có giá trị pháp lý, vì thế không cần lưu trữ. Ngược lại đối với các lĩnh vực địa chất, khí tượng thủy văn và đo đạc trắc địa thì bản gốc thường có giá trị rất lớn và cần phải lưu trữ vĩnh viễn.
- Bản chính: Là bản vẽ được thực hiện trên vật liệu trong suốt. Trên bản chính có đầy đủ chữ ký và con đấu của cơ quan thiết kế. Nội dung của bản chính hoàn toàn giống bản gốc. Vật liệu chế tác để lập bản chính thường là bản can. Bản chính là tài liệu lưu trữ quan trọng, là "kho vàng" của các cơ quan thiết kế.
Bản chính là cơ sở để lập ra các bản sao. 
- Bản điệp: là bản vẽ sao y nguyên bản chính. Trong quá trình sử dụng tài l ...  liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn
7.2.1. Chất liệu và kỹ thuật công nghệ làm ra tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn
Tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn chủ yếu được lưu trên các loại ổ đĩa như đĩa CD, đĩa DVD, ổ đĩa cứng, băng ghi âm, ghi hình...
Mặt khác công nghệ làm đĩa, làm phim cũng tác động lớn đến độ lâu bền của vật liệu mang tin. Bên cạnh đó tính bảo mật được viết bởi các chương trình ứng dụng của vật mang tin cũng có vai trò quan trọng bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn .
7.2.2. Điều kiện thiên nhiên, môi trường
Thiên nhiên và môi trường ảnh hưởng rất lớn và thường xuyên đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn nói riêng. Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới, gió mùa nên khí hậu nắng, nóng, độ ẩm cao, mưa bão bất thường gây ra lụt, bão. ánh sáng mặt trời làm tăng nhanh các phản ứng hoá học của các chất hữu cơ cấu tạo nên giấy, phim ảnh cho nên dễ làm hư hỏng tài liệu.
Độ ẩm cao làm cho tài liệu lưu trữ bị kết dính, đóng cục, tạo điều kiện cho vi sinh vật, nấm mốc xâm nhập và phá hoại tài liệu lưu trữ, các loại côn trùng có điều kiện phát triển phá hoại tài liệu một cách nhanh chóng.
Môi trường không khí bụi bẩn bám vào tài liệu cũng tác hại không nhỏ đến việc bảo quản an toàn tài liệu. Nhiệt độ và độ ẩm cao trong không khí là môi trường tốt cho nấm mốc côn trùng phát triển trong các kho lưu trữ.
Mối, mọt, các loại gậm nhấm cũng là kẻ thù rất nguy hiểm đối với tài liệu lưu trữ. Nếu không kịp thời phát hiện mối, mọt thì trong thời gian ngắn tài liệu lưu trữ bị hư hỏng lớn.
Và đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn một môi trường bị nhiễm từ mạnh cũng có thể làm biến dạng nội dung được ghi trong ổ đĩa, băng hình...
7.2.3. Các thảm hoạ thiên nhiên cũng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ
Những trận động đất với cường độ mạnh, núi lửa phun nham thạch và hoả hoạn, bão, lụt tác động rất lớn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhiều trận động đất đã phá hỏng toàn bộ cả kho tài liệu lưu trữ. Vì thế việc chống động đất, núi lửa, phòng chống hoả hoạn, bão lụt cũng là một nhiệm vụ quan trọng của công tác bảo quản tài liệu. 
7.2.4. Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu
Quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu cũng ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. Việc phân loại tài liệu không đúng làm phá vỡ mối quan hệ về nội dung tài liệu, tác động mạnh đến tài liệu làm cho chúng bị nhiễm vi rút độc hại. Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể tiêu huỷ mất những tài liệu có giá trị. Việc chuyên chở, bàn giao tài liệu không cẩn thận làm gãy nát tài liệu, rơi mất tài liệu.
Những người nghiên cứu, khai thác tài liệu không chấp hành đúng nội quy của việc bảo quản tài liệu cũng là một nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Những độc giả không có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ, trong khi khai thác sử dụng ghi chép lên tài liệu, đánh tráo tài liệu, cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ hoặc làm va đập mạnh xây xước tài liệu lưu trữ.
7.3. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn
7.3.1. Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhà kho bảo quản lưu trữ có tác dụng quan trọng đến việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ có nhiều loại khác nhau. Đối với các Trung tâm lưu trữ Quôc gia thì nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ là toà nhà dùng để bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đây là một công trình văn hóa của quốc gia, bảo quản các di sản văn hoá của dân tộc, được xây dựng ở những vị trí Trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học của Quốc gia; có hình dáng kiến trúc đẹp, phù hợp với cảnh quan và môi trường xung quanh, đảm bảo các công năng của một nhà kho lưu trữ. Các tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn có ý nghĩa quốc gia được bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
Nhưng rất nhiều tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn có giá trị hiện hành được bảo quản trong các kho lưu trữ cơ quan. Quy mô của các kho lưu trữ cơ quan bé hơn Trung tâm lưu trữ Quôc gia, bảo quản tài liệu ít hơn, các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ còn đơn giản hơn. Với sự phát triển của khoa học ccông nghệ, việc lưu trữ tài liệu nghe nhìn được số hóa đã góp phần giảm thiểu diện tích phòng kho chứa tài liệu đó là một ưu điểm đáng kể của việc lưu trữ tài liệu điện tử, nghe nhìn.
7.3.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ có tính chất chuyên dùng và nhiều loại đã được tiêu chuẩn hoá.
a) Giá đựng tài liệu: Có nhiều loại khác nhau.
Ngoài các giá đựng hồ sơ và tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn, các tài liệu phim, ảnh, ghi âm, đĩa CD-ROM được xếp trong các tủ chuyên dùng với vật liệu chống được sự nhiễm từ làm hỏng tài liệu lưu trữ.
b) Hộp đựng tài liệu: Hộp đựng tài liệu có tác dụng chống bụi và ánh sáng tác động lên tài liệu và dễ tra tìm tài liệu. Hộp đựng tài liệu có nhiều loại hình dáng khác nhau, bằng vật liệu khác nhau nhưng phổ biến dùng hộp bằng carton cứng là tốt nhất, vừa thông thoáng, vừa đẹp và rẻ tiền. 
c) Máy điều hoà không khí: Những Trung tâm lưu trữ Quôc gia thường sử dụng hệ thống điều hoà Trung tâm để điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong từng phòng kho tương ứng với chế độ bảo quản cho từng loại tài liệu khác nhau. Hệ thống điều hoà Trung tâm cần đầu tư nhiều kinh phí và tốn nhiều điện.
Các kho lưu trữ điện tử, nghe nhìn cơ quan phổ biến dùng điều hoà không khí bằng các loại máy bán trên thị trường theo công suất khác nhau tuỳ thuộc diện tích nhà kho lưu trữ. Những kho lưu trữ diện tích lớn thì dùng máy điều hoà công suất lớn, những kho lưu trữ bé thì dùng máy công suất bé.
d) Máy hút ẩm: Các kho lưu trữ dùng máy hút ẩm 3 - 5 kg lít sử dụng thường xuyên là rất tốt. 
đ) Thiết bị phòng và chống cháy: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các kho lưu trữ chuyên ngành, TTLT tỉnh được trang bị hệ thống báo cháy và chống cháy tự động. Hệ thống báo cháy bằng nhiệt hoặc bằng khói đều tốt. Chống cháy dùng các vòi phun CO2 khi có hoả hoạn trong kho. Hệ thống báo cháy và chống cháy được trang bị trong khi xây dựng kho lưu trữ.
Những kho lưu trữ tài liệu điện tử, nghe nhìn cơ quan trang bị phòng chống cháy bằng các dụng cụ phổ biến như bình bọt, họng nước phun, cát, chăn ướt, thang
e) Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu trong kho: Trong kho lưu trữ phải sử dụng máy hút bụi, chổi, dụng cụ lau chùi giá, hộp tài liệu bằng vải bông.
g) Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm: Các phòng kho lưu trữ phải có dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trong kho và ngoài kho để so sánh môi trường trong kho với bên ngoài phục vụ cho việc mở cửa và đóng cửa kho một cách khoa học đảm bảo thông thoáng mà không bị ẩm ướt, khô nóng.
Thường xuyên kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, định kỳ kiểm định lại độ chính xác của các dụng cụ đó.
h) Quạt thông gió: Các kho lưu trữ dùng quạt thông gió để thay đổi không khí trong kho. Những kho lớn sử dụng quạt thông gió chuyên dùng chống được bụi bẩn vào kho lưu trữ. Các kho nhỏ sử dụng quạt thông gió bình thường, sử dụng trong nhà kho để thay đổi không khí. Các chỗ đặt quạt thông gió phải có lưới chắn côn trùng và gậm nhấm bay vào kho. Lưới chắn làm bằng lưới kim loại không rỉ.
7.3.3. Môi trường bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn
Môi trường bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung phải sạch sẽ, nhiệt độ, độ ẩm thích hợp thì mới bảo quản lâu dài tài liệu.
a) Nhiệt độ và độ ẩm trong kho bảo quản tài liệu điện tử, nghe nhìn tốt, nhất là 18oC + 20oC 5%. Đối với tài liệu ảnh đen trắng, nhiệt độ 16±0C; độ ẩm 55% o 5%, tài liệu ảnh màu nhiệt độ 5± 2, độ ẩm 35 ±0C 5%.± 2 và độ ẩm 35% ±0C 
Để duy trì được nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng ở trên các kho lưu trữ sử dụng trung tâm điều hoà không khí chạy liên tục 24/24 giờ.
Trong kho lưu trữ khống chế được nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng thì đó là biện pháp chống nấm mốc tốt nhất cho tài liệu.
b) Ánh sáng trong kho lưu trữ: Trong kho lưu trữ hạn chế ánh sáng tự nhiên của mặt trời bằng cách ít mở cửa sổ, lắp đặt giá đựng tài liệu vuông góc với cửa sổ, ít dùng đèn trong kho. 
c) Chống bụi: Trong kho lưu trữ không được có bụi. Bụi là một trong những nguyên nhân làm hỏng tài liệu. Để chống bụi cần phải có lớp phủ sàn nhà và tường nhà chống bụi phát sinh ở sàn nhà và tường. Không được mở cửa sổ, cửa kho khi môi trường bên ngoài nhiều bụi hoặc tạp chất nguy hại cho tài liệu. Định kỳ sử dụng máy hút bụi trong kho và lau chùi giá, hộp, sàn nhà kho sạch sẽ. Tài liệu khi nhập vào kho lưu trữ phải khử côn trùng, bụi, mốc và vệ sinh sạch sẽ.
7.3.4. Phòng, chống sinh vật phá hoại tài liệu
Có nhiều loại sinh vật phá hoại tài liệu lưu trữ rất nguy hiểm, cho nên các kho lưu trữ cần phải tìm các giải pháp phòng chống ví dụ chống mối; chuột; côn trùng...
7.3.5. Phòng chống cháy, chống mưa lụt
Phòng chống cháy, chống mưa lụt là công việc quan trọng để bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc phòng chống cháy, chống lụt phải thực hiện ngay từ khi lập dự án xây dựng kho lưu trữ đã nêu ở trên. Các trang thiết bị phòng cháy, chống cháy luôn chuẩn bị sẵn sàng. Các kỹ thuật viên sử dụng phải tập luyện sử dụng thành thạo trang thiết bị chống cháy. Lãnh đạo cơ quan lưu tưữ và thủ trưởng các cơ quan phải ban hành nội quy phòng chống cháy; những việc không được làm trong kho lưu trữ như không hút thuốc lá trong kho, không để chất dễ cháy trong kho, hết giờ làm việc phải tắt điện v.v
Việc chống mưa lụt đối với kho lưu trữ cũng rất cần thiết. Nhà kho lưu trữ không được để giột, các cửa phải kín tránh được mưa hắt vào kho. Khi tài liệu lưu trữ bị ướt phải sấy khô, không được đem tài liệu phơi nắng mặt trời làm hư hỏng tài liệu nhanh chóng.
7.3.6. Chống hư hỏng tài liệu do con người gây ra
Việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu như thu thập, vận chuyển tài liệu, phân loại, xác định giá trị tài liệu đều trực tiếp con người tác động lên tài liệu. Vì thế ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu. Đặc biệt việc khai thác sử dụng tài liệu rất dễ làm hư hỏng tài liệu do vô tình hoặc hữu ý. Đôi khi việc sao chép tài liệu có thể nhiễm vi rút máy tính làm phá hủy tài liệu mà đôi khi không khôi phục lại được.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan. Đối với độc giả khai thác tài liệu phải được tuyên truyền phổ biến quy chế bảo quản tài liệu khi khai thác sử dụng như không được viết lên tài liệu lưu trữ, không được làm rách tài liệu, không đánh tráo tài liệu v.v...
7.4. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tu bổ phục chế tài liệu
7.4.1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Điều 17 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ban hành ngày 15/4/2001 quy định “Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ”. Việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở các nước phát triển được lập kho lưu trữ riêng. Những tài liệu quý, hiếm của Quốc gia được bảo quản tại kho bảo hiểm và những kho khác nhau. Đối với nước ta chưa có kho bảo hiểm tài liệu đặc biệt quý hiếm. Vì thế, việc xây dựng kho bảo hiểm, việc nhân bản tài liệu bảo hiểm đều là mới mẻ, chưa được thực hiện.
7.4.2. Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng
Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng là một việc làm thường xuyên để bảo quản tài liệu ở các kho lưu trữ. Mục đích tu bổ tài liệu là để kéo dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang có nguy cơ bị hư hỏng. Những tài liệu đã bị hư hỏng (bết dính, rách, thủng ) thì phải phục chế lại như nguyên trạng bản chính.
Tu bổ, phục chế tài liệu là công việc tỷ mỉ, thận trọng, chính xác. Hiện nay trên thế giới đang áp dụng nhiều phương pháp tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Cục lưu trữ Nhà nước Việt Nam đã tổ chức nhiều đoàn cán bộ đi học tu bổ phục chế tài liệu ở Malaysia, Nhật Bản, Trung Quốc. Một số chuyên gia bảo quản tài liệu lưu trữ của Anh quốc, Nhật Bản, Mỹ đã đến Hà Nội hướng dẫn tu bổ phục chế tài liệu cho cán bộ lưu trữ Việt Nam.
Ngày 15/6/2000 Cục lưu trữ Nhà nước đã ban hành quyết định số 69-QĐ/LTNN về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Đây là kết quả của việc học tập kinh nghiệm tu bổ tài liệu của một số lưu trữ nước ngoài kết hợp với kinh nghiệm thực tế tu bổ phục chế tài liệu của các TTLTQG Việt Nam.
Nội dung quy trình tu bổ tài liệu gồm 13 công đoạn từ lựa chọn tài liệu, kiểm tra thực trạng tài liệu, tháo gỗ gim, kẹp, bóc tài liệu bết dính, làm phẳng tài liệu, khử nấm mốc, khử axit, tu bổ tài liệu, nghiệm thu, bàn giao. Riêng đối với phục hồi tài liệu điện tử nghe nhìn đôi khi đó là một phần mềm khắc phục lỗi bảo mật thông tin điện tử, phục hồi dữ liệu bị mất nhờ các phần mềm ứng dụng.
Tóm tắt chương
Chương 7 nêu ra khái niệm, ý nghĩa, tác dụng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn. Nội dung chương cũng trình bày cụ thể các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu như chất liệu làm tài liệu, điều kiện thiên nhiên, môi trường, thẩm họa thiên nhiênTừ đó đưa ra các biện pháp kỹ thuật để phòng, chống, bảo quản tài liệu điện tử, nghe nhìn có hiệu quả như biện pháp về yêu cầu của nhà kho và các trang thiết bị thiết yếu, các biện pháp chống mối mọt, bảo hiểm tài liệu
Câu hỏi ôn tập
1. Thế nào là bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn? 
2. Trình bày những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu điện tử, nghe nhìn?
3. Trình bày những biện pháp bảo quản tài liệu điện tử, nghe nhìn?
Hướng dẫn sinh viên tự học
1. Đọc toàn bộ nội dung chương 
2. Dựa vào các câu hỏi ôn tập chương, trả lời
3. Làm việc theo nhóm: Tìm hiểu một cơ quan lưu trữ tại địa phương, đánh giá tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, nghe nhìn tại đó, tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng và đề ra các biện pháp khắc phục. 
KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử, nghe nhìn. Các loại tài liệu này có hình thức đa dạng, phức tạp và nội dung phong phú. 
Tập bài giảng học phần Lưu trữ tài liệu KHKT, điện tử, nghe nhìn góp phần trang bị cho người học những kiến thức, nghiệp vụ cơ bản về công tác tổ chức thu thập, lưu trữ tài liệu KHKT, điện tử, nghe nhìn, về phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập đơn vị bảo quản và thống kê phục vụ cho công tác quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài những nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ, người học cũng được trang bị thêm những kiến thức về các chuyên ngành hoạt động thường xuyên sản sinh ra tài liệu KHKT, điện tử và nghe nhìn để có những hiểu biết nhất định và sẵn sàng thực hiện công việc sau khi ra trường. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO: 
1. Giáo trình lưu trữ, Trường Trung học văn thư lưu trữ trung ương, NXB văn hóa thông tin, 2005.
 2. Nghị quyết 26/NQ của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới. H.,1992.
 3. Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam, 1992
 4. Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa 13
 5. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Công báo, 1982.
 6. Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. Công báo, 1991.
 7. Nghị định số 35/HĐBT ngày 28 tháng 01 năm 1992 của Hội đồng Bộ trưởng về công tác quản lý khoa học và công nghệ.
 8. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
 9. Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ 
 10. 
MỤC LỤC