5 Cách tìm kiếm trong Excel nhanh và chính xác nhất

Mục lục

Làm việc với Excel chúng ta phải list hàng loạt các danh sách các dữ liệu khác nhau, phải làm sao khi chúng ta muốn tìm một dữ liệu nào đó trong một đống các dữ liệu kia, không khó và thật là tiết kiệm thời gian khi các bạn biết cách dùng các chức năng và các hàm trên Excel. Excel bao chứa một hệ thống với hàng loạt các chức năng khác nhau phục vụ tích cực cho công việc của người dùng. Việc tìm kiếm trong Excel cũng vô cùng đơn giản, Excel cung cấp các cách tìm kiếm trong Excel nhanh gọn và thuận tiện cho người dùng. Mời bạn đọc cùng xem thông tin chi tiết trong chuỗi bài học Excel dưới đây.

1. Sử dụng chức năng Find hàm tìm kiếm nhanh trong Excel

Tìm kiếm dữ liệu sử dụng chức năng hàm Find trong Excel thao tác rất nhanh chóng và tiện lợi. Hàm tìm kiếm dữ liệu trong Excel này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian cũng như công sức tìm kiếm ra những dữ liệu trùng nhau trong bảng.

– Bước 1: Vào tab Home trên thanh công cụ và chọn > Find & Select >  Find and Replace:

Sử dụng chức năng Find tìm kiếm nhanh chóng trong Excel (1)

– Bước 2: Sau khi thực hiện lệnh tìm kiếm trong Excel là chọn Find… người dùng sẽ thấy hộp thoại Find and Replace hiển thị và việc tìm kiếm dữ liệu trong Excel sẽ được tìm kiếm ngay khi chúng ta nhập tên một dữ liệu nào mà chúng ta muốn tìm và nhấp vào:

Ở đây chúng ta có 3 lựa chọn:

– Find All: nếu các bạn muốn tìm kiếm tất cả các dữ liệu đó trong bài, ngay lập tức tất cả các dữ liệu đó sẽ được xuất hiện được tô khác màu các ô khác.

Sử dụng chức năng Find tìm kiếm nhanh chóng trong Excel (2)

– Find Next: chúng ta chọn lần lượt các dữ liệu, ngay khi đưa lệnh tìm kiếm này, trên bảng tính ô có dữ liệu này sẽ được hiển thị màu khác với các ô khác.

– Close: kết thúc quá trình tìm kiếm nếu như bạn không muốn thực hiện thao tác nào thêm.

Ngoài ra thuận tiện hơn sử dụng phím tắt để trực tiếp hiển thị ra hộp thoại tìm kiếm bằng việc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F.

Sử dụng chức năng Find tìm kiếm nhanh chóng trong Excel (3)

>> Xem thêm: Hướng dẫn học VBA excel dễ hiểu cho cả người không biết

2. Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel

Để tìm kiếm một vị trí hay để xác định một thông tin chuỗi văn bản hay ký tự nào đó ngoài cách tìm dữ liệu trong Excel bằng chức năng Find, sử dụng hàm Search, diễn tả chức năng đúng như cái tên của hàm, hàm này sẽ thực hiện việc tìm kiếm chuẩn xác từ vị trí của mỗi ký tự khác nhau.

Công thức của hàm Search:

=SEARCH (find text, within text, start num).

Đến với ví dụ để hiểu rõ hơn về hàm, thực hiện việc tìm kiếm vị trí của chữ cái F trong ô EF1 ở cột mã sản phẩm.

– Đặt một ô để định dạng vị trí của chữ F và số 1 cho vị trí bắt đầu thứ tự tìm kiếm.

– Chọn một ô bất kỳ để hiển thị kết quả và nhập công thức hàm Search:

– Trong ví dụ này đặt công thức vào ô A10:

=SEARCH(A9;A6),

chúng ta không cần nhập start num cũng được bởi hệ thống cũng đã cố định ngay từ đầu.

Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel

– Enter và cho ra kết quả vị trí của chữ F trong mã EF1 ở vị trí thứ 2. 

– Một chú ý nho nhỏ nhưng rất quan trọng, người dùng hàm cần chú ý và tính cả vị trí của dấu cách, dấu cách cũng được nằm vào một vị thứ tự nhất định. 

Việc sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel mà cụ thể ở đây là hàm Search là cách tìm kiếm trong Excel khiến cho công việc đã trở nên dễ dàng hơn, có thể tìm kiếm thứ tự vị trí của một ký tự không hay dùng nhưng khi phải tìm thì không thể không sử dụng đến hàm này. 

3. Sử dụng hàm tìm kiếm Hlookup

Excel được coi là bạn đồng nghiệp chuyên cần của người học Kế toán online, trong Excel chứa một hàm Hlookup là hàm được dùng để tìm kiếm giá trị của một cụm các giá trị cho trước trong bảng và tìm kiếm truy xuất giá trị trong một hàng. 

Công thức hàm hàm tìm kiếm giá trị trong excel:

= HLOOKUP (giá trị để tra cứu, diện tích bảng, số hàng)

Thực hiện ví dụ tìm chỉ tiêu của các mặt hàng sau một ngày bán, áp dụng công thức hàm để thực hiện:

Sử dụng hàm Hlookup tìm kiếm trong Excel (1)

Tìm chỉ tiêu của loại mặt hàng thứ nhất tại ô D4 nhập công thức hàm:

=HLOOKUP(B4;$A$12:$D$13;2;1)

Sử dụng hàm Hlookup tìm kiếm trong Excel (2)

– Kết quả chỉ tiêu khi nhấp enter được xếp loại Tốt.

– Kéo sao chép công thức xuống phía dưới hết các sản phẩm và chúng ta thu được kết quả tất cả các chỉ tiêu của các sản phẩm. 

Sử dụng hàm Hlookup tìm kiếm trong Excel (3)

>> Xem thêm: Cách tìm giá trị trùng nhau ở 2 cột trong excel

4. Cách tìm tên trong Excel bằng công cụ Filter

Để có thể thực hiện thao tác tìm tên trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng, bạn thực hiện như sau:

– Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn bôi đen cột  “Họ và tên” bằng cách nhấn chuột trái vào chữ B tên của cột đó. Trên thanh công cụ, bạn chọn thẻ “Data” rồi chọn biểu tượng “Filter” trong mục “Sort & Filter”. 

Tìm kiếm bằng Filter (1)

– Bước 2: Nhấn vào biểu tượng hình tam giác lộn ngược để tìm kiếm.

Tìm kiếm bằng Filter (2)

– Bước 3: Quan sát giao diện, bạn sẽ thấy thanh cuộc của Filter hiện ra. Bạn chỉ cần nhập tên mình muốn tìm kiếm vào mục “Search”. Ví dụ, bạn nhập tên “Dũng” rồi nhất OK là hoàn thành.

Tìm kiếm bằng Filter (3)

Như vậy, kết quả tên “Dũng” đã được lọc ra một cách nhanh chóng.

Tìm kiếm bằng Filter (4)

5. Tìm giá trị theo điều kiện trong Excel bằng hàm Index

Hạm Index được thực hiện bằng 2 cú pháp như sau:

– Cú pháp 1: INDEX(Array, Row_Num, [Column_num])

– Cú pháp 2: = INDEX (Reference, Row_Num, [Column_num], [Area_num])

Trong đó: 

– Array: Là mảng hoặc có thể hiểu là vùng dữ liệu

– Row_num: Số lượng dòng được tính từ dòng đầu tiên của Array đến dòng có chứa giá trị cần tìm kiếm.

– Column_num: Số lượng cột được tính từ cột đầu tiên của Array đến cột đang có chứa trị cần tìm kiếm

– Area_num: Chọn 1 vùng dữ liệu để thực hiện tham chiếu tại đó trả về sự giao nhau giữa dòng và cột.

Quan sát ví dụ mà Unica cung cấp như sau:

– Yêu cầu tìm doanh số của cửa hàng C tính từ cửa hàng A. Giả định đã biết trước vị trí cửa hàng C trong bảng ở thứ tự thứ 3 tính từ trên xuống. 

– Chúng ta áp dụng công thức tính toán như sau: =INDEX($B$2:$C$7,3,2)

Trong đó: 

– $B$2:$C$7 là Array/ Vùng là chứa giá trị muốn tìm

– 3 – Số thứ tự dòng của cửa hàng bạn đang  muốn tìm doanh số tính từ cửa hàng đầu tiên trong vùng ( Tính dịch đi 3 dòng tính cả B2 =B2 -> B3 ->B4)

– 2 – Số thứ tự cột chứa doanh số tính từ vị trí cột đầu tiên của vùng – array (Từ cột B là cột thứ nhất và  tính đến cột thứ 2 = cột C)

Kết quả: C4 =1,300. 

Ví dụ minh họa

Vậy là chúng tôi đã giới thiệu cho bạn những thông tin về cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel. Trên thực tế việc tìm kiếm theo trong Excel rất đa dạng, Excel không chỉ cung cấp các chức năng trên, mà còn có rất nhiều các công cụ và các tính năng làm việc nâng cao khác.

Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm: 4 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học “Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao”

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Tham khảo thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng chất lượng từ giảng viên hàng đầu giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc 100%

Đánh giá :

Tags:

Excel