Ngày nay, kho bãi logistics đang dần trở thành một trong các yếu tố quan trọng thiết yếu trong mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp

 

• Kho bãi logistics – Khái niệm về kho bãi

Kho bãi logistics là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ kho bãi logistics.

Kho bãi là nơi lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc là thành phẩm (hàng hóa) nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với các  chi phí thấp nhất khi họ có nhu cầu.

 

• Tầm quan trọng của kho bãi trong logistics

Dịch vụ kho bãi logistics là một yếu tố vô cùng quan trọng trong các quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế, đây là một vấn đề quan trọng trong logistics. Hoạt động kho bãi có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề lưu trữ và quản lý hàng hóa của các đơn vị kinh doanh hàng hóa. Vì vậy, trong logistics thì việc quản trị kho bãi logistics tốt chắc chắn sẽ mang lại được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giảm thiểu được tối đa các chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối hàng hóa. Đơn vị có lợi nhuận hơn nhờ việc cắt giảm những khoản phí không cần thiết.

• Dịch vụ kho bãi logistics giúp doanh nghiệp chủ động trong việc sắp xếp, vận chuyển, phân phối những lô hàng có cùng một kích thước, cùng lộ trình. Điều này sẽ góp phần không nhỏ giúp làm giảm giá thành trên mỗi đơn vị sản phẩm.

• Duy trì các nguồn cung cấp hàng hóa ổn định. Nhờ như vậy có dịch vụ kho bãi, hàng hóa sẽ luôn luôn có sẵn trong kho.

• Dịch vụ khách hàng luôn tốt hơn vì sản phẩm, hàng hóa luôn đúng với yêu cầu về số lượng, chất lượng.

• Công ty sẽ sẵn sàng giao bất kỳ lúc nào khách hàng sẽ cần một cách nhanh chóng nhất. Góp phần giúp doanh nghiệp tạo nên được sự  uy tín khi giao hàng đúng thời gian, địa điểm.

• Dịch vụ kho bãi logistics hoàn hảo sẽ tạo nên sự khác biệt và gia tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Các loại kho bãi trong logistics

Trong ngành công nghệ có các loại kho bãi logistics cơ bản như sau:

 

3.1 Kho kiểm soát khí hậu (Climate-controlled Warehouse)

Loại kho này thường được sử dụng chủ yếu để lưu trữ và vận chuyển các loại hàng hóa dễ hư hỏng, chủ yếu là các loại ngành thực phẩm. Các loại kho kiểm soát khí hậu bao gồm kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ. Bảo đảm hàng hóa đến tận tay người nhận vẫn giữ nguyên được chất lượng ban đầu.

 

3.2 Kho tư nhân (Private Warehouse)

Các kho tư nhân (Private Warehouse)  thường thuộc quyền sở hữu của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc là các công ty lưu trữ hàng hóa tư nhân. Còn được gọi là các kho bãi độc quyền, các cơ sở như vậy cần phải yêu cầu đầu tư vốn trả trước để xây dựng và bảo trì. Nhà kho tư nhân có thể được xây dựng gần các cơ sở sản xuất hoặc bên ngoài công trường. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các công ty đã thành lập. Họ có đầy đủ chi phí và sẵn sàng đầu tư vào tài chính vào việc xây dựng kho trữ hàng hóa của riêng họ.

3.3 Kho công cộng (Public Warehouse)

Nhà kho công cộng là một trong các lựa chọn thích hợp cho các công ty có nhu cầu lưu kho trong thời gian ngắn nhất.

Ví dụ: nếu các nhà sản xuất hết không gian để lưu trữ hàng hóa, thì là nơi bạn có thể chọn để lưu trữ hàng hóa của mình trong một khoảng thời gian ngắn chính là kho công cộng. Loại kho này rất tuyệt vì nó sẽ cho phép bạn cất trữ hàng khi quá nhiều cho đến khi bạn tìm được cho mình một kho bổ sung khác.

3.4 Kho tự động (Automated Warehouse)

Một nhà kho tự động có thể sẽ đem hiệu quả cao, nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian. Loại kho này sử dụng được phần mềm theo dõi đơn hàng để nhận, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Nhà kho tự động này cũng đã sử dụng các thiết bị hiện đại như xe nâng, giá đỡ và pallet để vận chuyển hàng hóa nhanh chóng trong kho. Phần mềm quản lí này sẽ rất ít mắc lỗi hơn so với con người hơn và khả năng nhận và vận chuyển hàng hóa cũng sẽ hiệu quả hơn.

3.5

Kho ngoại quan (Bonded Warehouse)

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi logistics được ngăn cách với các khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện được các dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ trong nước để đưa vào kho. 

Tại các kho ngoại quan thì chủ hàng hóa có thể trực tiếp ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý để làm thủ tục hải quan thực hiện các dịch vụ như gia cố, phân chia và đóng gói bao bì; đóng ghép hàng hóa để phân loại phẩm cấp hàng hóa, bảo dưỡng hàng hóa. Ngoài ra, tại đây còn có thể chuyển được quyền sở hữu hàng hóa, chuyển hàng hóa hai chiều. Giữa kho ngoại quan và cửa khẩu thì giữa các kho ngoại quan với nhau và làm các thủ tục xuất nhập hàng hóa.

3.6 Kho CFS (Container Freight Station)

Kho CFS (hay còn gọi là địa điểm thu gom hàng lẻ); là loại kho chuyên dụng để thu gom, hay phân loại hàng lẻ vận chuyển chung công-ten-nơ. Khi các chủ hàng không có đầy đủ hàng để lấp đầy một công-ten-nơ (FCL) thì mọi việc ghép hàng sẽ diễn ra. Dịch vụ kho bãi logistics ở các kho này sẽ bao gồm có đóng gói lại, sắp xếp lại hàng hóa để chờ xuất khẩu. Hàng hóa sau khi đã được thu gom để chờ làm thủ tục xuất-nhập khẩu; nếu cần thì mới phân chia hoặc ghép chung công-ten-nơ để có thể xuất khẩu ra nước ngoài.

3.7 Kho bảo thuế (Tax Suspension Warehouse)

Theo Điều 4 Luật của Hải Quan số 54/2014/QH13 với các nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa được nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu thì sẽ được lưu trữ tại kho để bảo thuế. Do đó, kho này thường được sở hữu của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này sẽ chịu trách nhiệm sự phối hợp với các cơ quan hải quan để tạo điều kiện cho việc kiểm tra và giám sát các kho bảo thuế.

 

• Kho bãi trong logistics có ý nghĩa như thế nào?

Hoạt động kho bãi trong logistics có ảnh hưởng đến trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và bảo quản hàng hóa của các doanh nghiệp. Quản trị kho bãi logistics tốt giúp các doanh nghiệp:

Góp phần giảm thiểu các chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối hàng hóa. Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra được các lô hàng với các quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối, giảm chi phí bình quân của một đơn vị.

Góp phần tiết kiệm các chi phí lưu thông để thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Duy trì được nguồn cung vô cùng ổn định, sẵn sàng giao bất kỳ lúc nào cho khách hàng đã  có nhu cầu.

Cung cấp đến khách hàng các dịch vụ tốt hơn do hàng hóa đúng với yêu cầu về số lượng, chất lượng và tình trạng.

Tạo nên được sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

 

• Kho bãi trong logistics có chức năng gì?

Một kho bãi hàng hiện đại để đáp ứng được mọi nhu cầu vận tải logistics thường bao gồm các kho nhỏ như:

• Kho nguyên vật liệu và phụ tùng: Cung ứng các nguyên liệu đầu vào cho sản xuất.

• Kho thành phẩm: phân phối các hàng hóa cho đầu ra.

Hệ thống các kho này cần phải đảm bảo thực hiện tốt những chức năng như:

• Đảm bảo chất lượng hàng hóa sẽ được lưu trữ.

• Hỗ trợ cho sản xuất và đáp ứng tốt khi có nhu cầu.

• Gom hàng.

• Tách hàng thành nhiều các lô nhỏ hơn.

 

• Quản trị dịch vụ kho bãi trong logistics

Quản trị kho bãi logistics được cấu thành từ các việc quản trị từng hoạt động liên quan đến kho bãi như:

• Bố trí, thiết kế các cấu trúc kho bãi và các phương tiên cất trữ và bốc xếp hàng trong kho

• Quản lý hàng hóa: bao gồm những việc phân loại hàng, định vị, lập danh mục  và dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.

• Kiểm kê hàng hóa: điều chỉnh được sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho và lưu giữ hồ sơ.

• Quản lý các công tác xuất nhập hàng.

• Đảm bảo được an toàn cho hàng hóa, người lao động

• Phòng ngừa trộm cắp và cháy nổ.

 

• Nhân viên logistics quản lý kho (thủ kho)

Nếu bạn giữ các vai trò thủ kho, cần thực hiện tốt được một số các yêu cầu sau đây để hoạt động trong kho diễn ra trơn tru, hiệu quả:

• Lập sơ đồ kho và dán ngay tại cửa.

• Cập nhật ngay khi có vấn đề phát sinh thay đổi.

• Ký hiệu bằng các nhãn dán vị trí hàng hóa phải rõ ràng, dễ hiểu.

• Hướng dẫn và kiểm soát các hoạt động xếp dỡ hàng.

• Chịu trách nhiệm về cách thức và chất lượng của hàng hóa khi bốc dỡ.

• Kiểm soát các hoạt động xuất nhập và chuyển dịch hàng hóa trong kho.

• Bảo quản mặt hàng hóa tốt.

• Thu dọn và sắp xếp kho thật sạch sẽ, gọn gàng.

• Những lưu ý khi cần thuê kho bãi logistics

Để đảm bảo được chất lượng hàng hóa tới tay người tiêu dùng thì chất lượng kho bãi lưu trữ hàng phải thật đảm bảo chất lượng. Vậy bạn cần phải lưu ý những gì để khi chuẩn bị thuê kho bãi? Dưới đây sẽ là một vài điều lưu ý cần biết

 

8.1 Hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí (HVAC)

Không phải là tất cả các kho đều trang bị đầy đủ hệ thống HVAC mà nếu thuê loại kho có hệ thống này thì người thuê sẽ phải chịu trách nhiệm cài đặt và sử dụng nó. Khi thuê kho, bạn không thể biết được liệu người thuê trước có phải bảo trì hệ thống HVAC thường xuyên không. Vậy nên hãy cẩn thận và tránh xa việc phải chịu trách nhiệm với một số sai sót kỹ thuật có thể có khả năng xảy ra.

Việc lập hợp đồng là việc vô cùng quan trọng. Bạn hãy đàm phán với các chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì được hệ thống HVAC trong quá trình thuê kho. Tuy nhiên, nếu việc hệ thống phải sửa chữa hoặc là thay thế thì chủ kho phải là người chịu trách nhiệm. Trước khi ký kết hợp đồng thuê kho thì hãy kiểm tra cẩn thận, thuê thợ có nhiều năm kinh nghiệm xem xét các thiết bị. Cũng yêu cầu chủ kho kiểm tra lại và sửa chữa hệ thống HVAC và xác nhận bằng văn bản cam kết rằng hệ thống HVAC đó có đảm bảo được yêu cầu hay không.

 

8.2 Các chi phí vận hành

Hiểu rõ và phân biệt được các loại chi phí thì phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành; chi phí nào có thể được loại trừ (ví dụ như là chi phí sửa chữa cửa, tường hoặc là mái nhà). Chi phí vận hành thường được bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì.

 

8.3 Diện tích thuê

Thông thường thì bạn sẽ chỉ cần phải trả cho phần diện tích mà bạn để hàng hóa. Nhưng một vài chủ kho sẽ cố gắng để tính phí luôn phần diện tích mà bạn không sử dụng. Vậy nên bạn cần phải tìm hiểu rõ ràng về luật, chủ kho và các loại hợp đồng trước khi thuê

 

8.4 Bãi đậu xe

Một số chủ kho thường cố gắng bắt những người thuê phải trả phí cho việc sửa chữa và bảo dưỡng cho bãi đậu xe. Đây chính là trách nhiệm của chủ kho. Bởi vì đây là một khoản phí dài hạn và cũng là một phần giá trị của tài sản trong tương lai. Do vậy hãy xác định rõ được mục đích của việc sử dụng bãi đậu xe là gì? Ai sẽ là người sử dụng nó nhiều nhất và số lượng xe sẽ để là bao nhiêu?

 

8.5 Phân vùng

Khi gửi một loại hàng hóa mang những tính chất phân vùng đặc biệt; không được phép để chung với những loại hàng khác thì bạn cần đàm phán rõ ràng với chủ kho. Điều này cần phải được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng khi ký kết với chủ kho.

 

8.5 Bảo trì tài sản

Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ hiểu rõ được nghĩa vụ và trách nhiệm chủ kho cũng như bản thân. Tuy việc bảo trì hàng hóa là việc trách nhiệm của cả hai bên. Nhưng đừng nên vì như thế mà chủ quan hay phụ thuộc được vào chủ kho. Có rất nhiều rủi ro mà chính bạn cũng không thể ngờ đến được.

 

8.6 Khu vực làm hàng và vận chuyển

Với các loại hàng có số lượng, kích thước lớn thì cần sử dụng xe tải có các trọng tải lớn để vận chuyển; bạn cần một sân bãi lớn thích hợp đủ rộng. Để đảm bảo rằng khu vực hoạt động của xe phải có lối đi phù hợp. Bất cứ trường hợp nào, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ phải hỏi chủ kho liệu rằng họ có đáp ứng được những gì bạn cần hoặc liệu chủ kho liệu có sẵn lòng sắp xếp cho bạn hay không?

 

8.7 Điện

Lưu trữ số lượng hàng hóa lớn thì bạn cần phải có nguồn điện 3 pha? Nếu bạn hoặc chủ kho không biết rõ về các vấn đề này thì hãy thuê một kỹ sư điện hoặc là thợ điện để đánh giá hệ thống điện của kho. Tránh các trường hợp do nguồn điện không đủ mà ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

 

8.8 Chiều cao trần kho

Nếu bạn có những hàng hóa hoặc trang thiết bị hoặc vận hành các thiết bị lớn, hãy chắc chắn rằng chiều cao của trần là phải phù hợp.

 

8.9 Tải trọng sàn

Tải trọng sàn cho các loại tấm lót bê tông là bao nhiêu và tải trọng bạn dự định sử dụng là bao nhiêu?

 

• Những thách thức của các kho bãi logistics đang gặp phải

Bất kỳ một ngành nghề nào cũng phải đối mặt với các thách thức, ngành kho bãi logistics cũng vậy. Thách thức lớn nhất của các ngành dịch vụ kho bãi chính là bạn phải làm sao để có thể vận hành hàng hóa trong kho hàng một cách có tổ chức, đáp ứng các đơn hàng một cách vô cùng chính xác và nhanh chóng.

Một kho hàng vận hành ổn định là kho nhân viên của bạn có những khả năng xác định chính xác vị trí của một mặt hàng cụ thể trong kho khi có các yêu cầu. Ngoài ra, nhân viên của bạn còn có thể nhận biết được các thông tin của các loại hàng hóa nhanh nhất có thể để. Ví dụ như là hàng hóa đó đã gần đến hạn sử dụng hoặc hàng hóa là loại dễ hư vỡ nên cần phải cẩn thận khi di chuyển. Những kiểm soát này là rất là quan trọng để vận hành kho hàng một cách trơn tru và hoạt động sản xuất kinh doanh đi vào ổn định..

Những khó khăn trong công việc vận hành kho bãi thậm chí còn là nhiều hơn so với những gì bạn tưởng tượng: chúng sẽ bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát chi phí, nguồn nhân lực, quản lý rủi ro và bảo mật, cùng với các yếu tố khác. Vì thế, làm thế nào để mà bạn đối diện với những khó khăn trong nhà kho và bạn vẫn phải đảm bảo được dịch vụ phù hợp để làm hài lòng khách hàng. 

 

• Cách cải thiện kho bãi logistics

Đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, trong các thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, chúng ta cũng đang có các giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả. Đó chính là hệ thống quản lý nhà kho quản trị logistics. Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) đã trang bị cho bạn – và tất cả nhân viên của bạn – những công cụ cần thiết để có thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả, hiệu quả và có lợi nhuận.

Thật vậy, WMS không chỉ là một trong các giải pháp hiệu quả để cải thiện dịch vụ kho bãi mà còn là những yếu tố bắt buộc trong hoạt động kho bãi ngày nay. Hơn cả một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thì hệ thống quản lý kho hàng kiểm soát tất cả các  hoạt động hậu cần của các kho hàng. Từ khẩu kiểm soát và quản lý hàng tồn kho cho đến việc thực hiện đơn hàng. Nhiều WMS ngày nay tích hợp được các công cụ di động, vì vậy mà các nhân viên và nhà quản lý kho của bạn có thể tham khảo được hệ thống khi đang di chuyển, thông qua điện thoại thông minh.

 

• Lợi ích của Logistics Kho

Lợi ích lớn nhất của dịch vụ kho bãi logistics quản lý các loại  hàng hóa doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tăng doanh thu. Nghe thì có vẻ là không liên quan gì giữa nhà kho và tăng doanh thu, tuy nhiên bạn hãy suy nghĩ theo hướng này: Khi hoạt động kho hàng của bạn diễn ra thật suôn sẻ, hàng tồn kho được phân luống tốt và hàng hóa được đưa đi chính xác và đúng thời gian làm việc với các khách hàng sẽ giúp khách hàng cảm thấy yêu thích với dịch vụ của bạn và họ sẽ nghĩ đến chuyện tiếp tục mua hàng của bạn khi có nhu cầu phía sau. Câu chuyện thành công của Amazon đó là minh chứng rõ ràng nhất về việc đáp ứng vượt xa các nhu cầu của khách hàng. Amazon đã thông báo với khách hàng của họ rằng, với mỗi một đơn đặt hàng sẽ mất khoảng 10-14 ngày hàng hóa đến tận tay khách hàng, tuy nhiên đến ngày 6-8 ngày khách hàng của họ đã có thể nhận được hàng được đặt, và khách hàng của họ đã rất hài lòng về dịch vụ mà bên  Amazon cung cấp. Bạn thấy đó, việc làm hài lòng khách hàng sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích hơn và họ sẽ suy nghĩ đến việc tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn khi đã có nhu cầu.

Dịch vụ kho bãi logistics để quản lý hàng hóa luôn một hoạt động rất cần thiết của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này có thể tự có những bộ phận quản lý kho hàng nhưng mà các doanh nghiệp lớn với lượng hàng hóa khổng lồ thường được lựa chọn bên thứ 3 là các công ty logistics chuyên dịch vụ kho bãi để lưu trữ, tổ chức, quản lý và vận chuyển hàng hóa cần lưu trữ. Họ sẽ có các quy trình hoạt động phù hợp để vận hành hiệu quả hơn hàng hóa của bạn. 

 

• Lời kết

Khi bạn đã có nhu cầu lưu trữ hàng hóa, không chỉ đơn giản là việc xây dựng hoặc thuê một nhà kho là được. Lựa chọn các loại không gian lưu trữ và chú ý những lưu ý cần thiết có thể sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành đơn hàng đúng hạn của khách hàng. Mong rằng với những kiến thức mà Golden Careers đã cung cấp trên đây có thể giúp bạn có thêm hiểu biết hơn về kho bãi trong logistics. Và bạn nên tìm hiểu và tham khảo về ngành nghề logistics Đừng quên theo dõi và đón đọc những bài viết thú vị hơn cùng chúng mình nhé!