VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT TỒN KHO ĐỐI VỚI CÁC SẢN PHẨM DỄ HỎNG

Đỗ Văn Tính – Khoa QTKD

I. Một số khái niệm về kho hàng

1. Kho ngoại quan

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt nam, ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng.

2. Kho trung chuyển

Kho trung chuyển là kho hàng của doanh nghiệp hay tổ chức đặt tại tỉnh, thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, là nơi tập kết, lưu giữ hàng hóa, vật tư trong thời gian ngắn trước khi vận chuyển đến địa điểm khác, thường được xây dựng tại các đầu mối giao thông quan trọng, nơi tiếp giáp giữa các loại hình vận chuyển.

II.Một số khái niệm về tồn kho

1. Khái niệm về hàng tồn kho

Tồn kho được định nghĩa như một tài sản dược dùng cho việc bán hàng, để duy trì sản xuất hay được dùng để sản xuất ra hàng hóa khác.

Hay tồn kho là một danh sách các hàng hóa và nguyên vật liệu được nắm giữ sẵn có để dùng ở trong kho. Tồn kho được nắm giữ để quản lý và để hạn chế tình trạng mà quá trình sản xuất hay phân phối không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đồng thời nó làm dịu đi sự tác động của việc sản xuất dở dang và hạn chế được việc thiếu các nguyên liệu dành cho quá trình sản xuất.

Tuy nhiên, các nhà quản trị cũng cần hiểu rằng tồn kho là một chi phí chứ không phải là một nguồn lợi nhuận. Chẳng hạn một đại lý bán lẻ có thể có một kho lớn chứa đầy các loại hàng hóa cao cấp, nhưng chúng gần như chẳng đem lại lợi ích gì cho đến khi được bán và đem lại một số thu nhập. Cho đến thời điểm đó nó vẫn là chi phí. Thời gian tồn trữ trong kho càng lâu thì chi phí càng lớn.

Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hóa tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, vào thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự sẽ thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.

Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Các phí tổn đó phụ thuộc vào:

· Phương pháp kiểm soát hàng hóa tồn kho.

· Quy mô của việc phục vụ dịch vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng.

· Số lượng hàng hóa tồn kho bổ sung sau mỗi lần đặt hàng.

Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho.

Theo số liệu thống kê thì tồn kho chiếm khoảng 50% vốn của doanh nghiệp. Vì vậy kiểm soát tồn kho là một vai trò hết sức quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm hữu hình thì điều đó càng quan trọng hơn. Tồn kho là một tài sản lưu động lớn nhất của doanh nghiệp, vì thế độ linh hoạt của nó sẽ quyết định sự phát triển của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Phân loại tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán thì hàng tồn kho là những tài sản:

· Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường;

· Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

· Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ;

· Hàng tồn kho bao gồm:

· Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi gia công chể biến;

· Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

· Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm;

· Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

· Chi phí dịch vụ dở dang;

3. Tồn kho bao nhiêu là hợp lý?

Có thể phân loại tồn kho sâu hơn nữa theo giá trị của nó. Ví dụ như doanh nghiệp có thể đặt các mặt hàng ở mức giá trung bình và cao. Nếu mức độ tồn kho của doanh nghiệp bị giới hạn bởi nguồn vốn, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp lập kế hoạch chi phí với tồn kho mới và tồn kho thay thế.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các nguồn lực nhất định trong các phạm vi có giá trị lớn. Tuy nhiên, các món hàng giá rẻ có thể quyết định đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp và doanh nghiệp không nên bỏ sót chúng.

Như vậy vấn đề quan trọng là doanh nghiệp xác định nên tồn kho bao nhiêu cho hợp lý. Quyết định giữ tồn kho bao nhiêu phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp và liên quan đến việc phân loại tồn kho. Nếu doanh nghiệp thiếu kho để chứa hàng hóa tồn kho, doanh nghiệp có thể thuê các kho hàng mà có thể chứa được lượng lớn hàng hóa tồn kho và sau đó thanh toán tiền lệ phí cho các nhà cung cấp đã cất giữ nó.

Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thuê kho hàng thì doanh nghiệp có thể có những thuận lợi và bất lợi sau:

Thuận lợi

Bất lợi

– Hiệu quả và linh hoạt

– Các chi phí lưu kho thấp

– Bạn có thể duy trì sự cập nhật và phát triển các sản phẩm mới mà không bị hao mòn dần về tồn kho

– Sự thỏa mãn các nhu cầu của tồn kho có thể phức tạp và tốn kém

– Bạn có thể cạn dự trữ nếu có một sự vướng mắc trong hệ thống

– Bạn phụ thuộc vào năng lực của các nhà cung cấp của bạn

Sức mạnh này đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp nếu môi trường hoạt động bền vững cho phép các sản phẩm phát triển nhanh chóng, việc mua và dự trữ hàng tồn kho là khá tốn kém, các mặt hàng tồn kho có thể dễ hỏng hoặc có thể bổ sung thêm một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Nếu doanh nghiệp quyết định giữ hàng hóa tồn kho ngay tại kho hàng của mình thì sẽ đem lại những thuận lợi và bất lợi sau:

Thuận lợi

Bất lợi

– Dễ quản lý

– Các chi phí quản lý thấp

– Không bao giờ cạn dự trữ

– Mua với số lượng lớn sẽ rẻ hơn nhiều

– Các chi phí bảo hiểm và cạn dự trữ cao hơn

– Một vài hàng hóa có thể bị hỏng

– Tồn kho có thể trở nên lỗi thời trước khi nó được sử dụng

– Nguồn vốn của bạn có thể bị phong tỏa

Sức mạnh này phù hợpvới việc kinh doanh của doanh nghiệp nếu việc bán hàng dự báo trước được các khó khăn (như nó bị trói buộc một cách khó khăn về việc nên giữ tồn kho bao nhiêu và khi nào nên giữ), doanh nghiệp có thể tích trữ phong phú các loại tồn kho giá rẻ, các cấu thành hoặc các vật liệu mà doanh nghiệp có thể không mua được cho đến khi có những phát triển nhanh chóng hoặc chúng được giữ trong thời gian dài đến lúc đặt hàng lại.

4. Các loại chi phí tồn kho

Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận.

Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này tăng, còn một số khác thì giảm. do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm tối thiểu hóa chi phí liên đến hàng tồn kho.

4.1 Các chi phí tăng lên khi tồn kho tăng

· Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xem xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao.

· Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu trữ tồn kho như: chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho(giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh…)

· Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản,có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho có thể chi phí thuế sẽ tăng.

· Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải tỏa tồn kho lâu, nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hóa càng lớn. Đây cũng khoản chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau.

· Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.

· Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở quy trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.

· Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: khi sản xuất những lô hàng có số lượng lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong một vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảmđược lượng kém phẩm chất.

4.2 Các chi phí giảm xuống khi tồn kho tăng

· Chi phí đặt hàng: bao gồm những chi phí trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi quy trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn sau. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn.

· Chi phí thiếu hụt tồn kho:Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, chúng ta co thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ quy trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất doanh thu, mất uy tín với khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có sự dự trữ, bổ sung hay còn gọi là dự trữ an toàn.

· Chi phí mua hàng: Khi mua nguyên vật liệu với số lượng lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng sẽ thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm.

· Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể chưa quen với công việc, chưa quen với quy trình sản xuất, vật liệu không đạt tiêu chuẩn, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít sự thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.

Tóm lại, khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng theo và ngược lại, sẽ có các chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm tối thiểu hóa tổng chi phí liên quan đến tồn kho.

III. Kiểm soát tồn kho

1. Khái niệm về kiểm soát tồn kho

Theo kinh tế học thì vấn đề kiểm soát tồn kho tập trung vào việc cắt giảm chi phí liên quan mà không ảnh hưởng đến doanh thu.

Một số quan điểm khác thì cho rằng kiểm soát tồn kho là việc hoàn thành quản lý hệ thống tồn kho ở nhiều vị trí, đó là tuân thủ việc theo dõi các mức độ tồn kho và quá trình nhận diện hàng hóa tồn kho thông qua biên lai về hàng tồn kho, hàng gửi và hàng hóa trả lại cũng như các điều chỉnh liên quan. Kiểm soát tồn kho bao gồm việc kiểm tra số lượng lớn các yêu cầu và các hoạt động báo cáo để đem lại cho doanh nghiệp một sự chi tiết, các thông tin quan trọng trong quá khứ và hiện tại về hang tồn kho để quản lý tồn kho một cách hiệu quả.

Kiểm soát tồn kho được sử dụng để cho biết doanh nghiệp tồn kho bao nhiêu trong một thời gian nào đó, và doanh nghiệp giữ nó như thế nào. Nó đưa ra những yêu cầu chính thức cho mỗi danh mục hàng hóa mà doanh nghiệp sử dụng để sản xuất ra một sản phẩm hay dịch vụ, từ vật liệu thô cho đến khi sản phẩm hoàn thành. Nó bao gồm tồn kho tại mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất, từ thu mua và giao hàng cho đến khi sử dụng và đặt ra một yêu cầu mới cho tồn kho.

Hiệu quả của việc kiểm soát tồn kho cho phép doanh nghiệp có một số lượng thích hợp về tồn kho trong một thời gian thích hợp tại một địa điểm thích hợp. Nó bảo đảm rằng vốn không bị giữ lại quá mức cần thiết và bảo vệ cho việc sản xuất nếu xuất hiện nhiều vấn đề bất cập trong quản lý hàng hóa tồn kho.

2. Kiểm soát chất lượng tồn kho

Kiểm soát chất lượng tồn kho là một khía cạnh quan trọng, sống còn của kiểm soát tồn kho, đặc biệt là có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của khách hàng hoặc chất lượng của sản phẩm hoàn thành.

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả nên kết hợp chặt chẽ với sự theo giõi tồn kho và theo giõi loạt tồn kho. Điều này có nghĩa là có khả năng phát hiện ra một sự khác thường hoặc xúc tiến các nguồn lực cần thiết để hoàn thành sản phẩm, và nhận dạng các mặt hàng khác nhau trong từng loạt.

Hàng hóa nên được kiểm tra có hệ thống về chất lượng, nhận ra các lỗi, thiếu sót và sự ảnh hưởng của loạt được loại bỏ ra ngoài. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp đề xuất bất cứ vấn đề nào với nhà cung cấp của doanh nghiệp và đồng thời cho phép doanh nghiệp chứng minh về sự an toàn và chất lượng hàng hóa của mình.

Với hệ thống kiểm soát chất lượng bằng việc lưu trữ thông tin về hàng hóa trong máy tính sẽ phần nào theo giõi một cách minh bạch tương đối. Phương pháp kiểm soát tồn kho bằng sổ sách có thể sử dụng các mã để theo giõi có hệ thống và thực hiện nó dễ dàng hơn để phát hiện ra những loạt cá biệt.

Phần mềm nhận dạng bằng tần số radio có thể được sử dụng để dự trữ thông tin về một sản phẩm hay cấu thành của một kỳ sản xuất, để bảo đảm rằng nó sẽ được bán hoặc được sử dụng gia công chế biến trong cùng thời gian. Hệ thống này cũng có thể được sử dụng để phát hiện những sản phẩm bị sai hỏng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Và để có thể kiểm soát chất lượng tồn kho các nhà quản lý cần phải:

3. Quản trị kiểm soát tồn kho

Có nhiều công việc quản lý được kết hợp với kiểm soát tồn kho. Điều đó phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của công việc kinh doanh của doanh nghiệp, chúng có thể được thực hiện như một phần công việc của nhà quản lý, hoặc bằng một chuyên gia về kiểm soát chất lượng.

Các đặc trưng của công việc giấy tờ bao gồm:

· Phân phát và cung cấp các ghi chú cho những hàng hóa nhập kho.

· Các đơn đặt hàng thu mua, biên lai và các phiếu.

· Giấy báo nợ.

· Bảng tiêu chuẩn đòi hỏi và các chú thích cho ra của hàng hóa xuất kho.

Tồn kho có thể có mối liên hệ với một phần vốn của doanh nghiệp, vì thế thông tin chính xác về mức độ tồn kho và trị giá tồn kho là điều cần thiết cho sự tính toán sổ sách công ty.

Các con số nên được kiểm tra có hệ thống, hoặc là thông qua kiểm soát sổ sách một cách đầy đủ về tồn kho gọi là bảng kiểm kê hàng hóa tồn kho.

4. Kiểm soát sức mạnh và sự an toàn

Kiểm soát bên ngoài về sức mạnh và tính an toàn của tồn kho liên quan đến trạng thái tự nhiên của bản thân hàng hóa tồn kho. Vấn đề như đến nơi nào và bao nhiêu mặt hàng được lưu trữ, chúng được di chuyển bằng cách nào và ai di chuyển chúng trở nên quan trọng và có ý nghĩa – nó phụ thuộc vào chúng là cái gì?

Doanh nghiệp có thể có những nguyên vật liệu mạo hiểm trong kho hàng của họ, các hàng hóa bị giảm giá theo thời gian hoặc các mặt hàng rất nặng hoặc khó khăn cho việc di chuyển.

5. Sản phẩm dễ hỏng là gì?

Những hàng hóa dễ hỏng là những hàng hóa có thời gian sống cố định và xác định sau khi chúng được xem xét khả năng không dùng được, chúng có thể không được sử dụng để đáp ứng nhu cầu.

Việc lập kế hoạch và kiểm soát chuỗi cung ứng của các sản phẩm dễ hỏng là một điều quan trọng bởi lẽ tuổi thọ thực sự của các sản phẩm như sữa, thuốc, thức ăn, các loại rau quả và một vài hóa chất có được thời gian sống cố định sau đó chúng sẽ bị hỏng và không sử dụng được nữa. Sự hiện diện của những loại sản phẩm này sau thời gian tồn tại (tuổi thọ) của chúng sẽ không chỉ chiếm một khoảng trống trong nhà kho mà còn tác động xấu đến các sản phẩm khác được lưu trữ bên cạnh. Việc xác định chính sách đặt hàng và bổ sung hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của các loại hàng hóa này kéo dài suốt cả chuỗi cung ứng, vì thế nó trở nên có tính chất quyết định cao.

IV. Các phương pháp kiểm soát tồn kho

Sau đây là một vài phương pháp cho việc kiểm soát tồn kho, tất cả được thiết kế để cung cấp một hệ thống hiệu quả cho việc quyết định tồn kho cái gì, khi nào cần giữ tồn kho và tồn kho bao nhiêu là hợp lý.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương pháp nhất định hoặc hỗn hợp hai hay nhiều phương pháp cùng lúc nếu doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa khác nhau.

1. Nhập trước, xuất trước (FIFO)

Đây là một hệ thống để đảm bảo rằng loại tồn kho dễ hỏng được sử dụng hiệu quả với mục đích không làm giảm giá trị. Tồn kho được nhận dạng bằng cách nhận biết thời hạn và dịch chuyển thông qua mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất trong đơn đặt hàng chính xác.

Theo phương pháp này, hàng hóa tồn kho được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định hàng hóa nào nhập kho trước thì xuất dùng trước và tính theo đơn giá của những lần nhập trước.

Như vậy nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm.

Phương pháp này thích hợp dùng trong thời kỳ lạm phát tăng và áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

Ưu điểm của phương pháp này là cho phép kế toán và những nhà quản lý hàng hóa tồn kho có thể tính giá hàng hóa xuất kho kịp thời, phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị hàng hóa cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát tăng, phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao, do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trước cổ đông làm cho các nhà đầu tư yên tâm và kỳ vọng vào cổ phiếu của công ty, từ đó giúp giá cổ phiếu của công ty tăng lên.

Tuy nhiên nhược điểm của nó là các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu.

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho dược tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

2. Nhập sau, xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá của lần nhập sau.

Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Pương pháp thích hợp trong thời kỳ giảm phát.

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện hành phù hợp với chi phí hiện hành. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế.

Nhược điểm của phương pháp này là làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó.

Ngoài ra còn có các phương pháp sau:

· Mức tồn kho tối thiểu: doanh nghiệp cần nhận biết được mức tồn kho tối thiểu cần nắm giữ, và đặt hàng lại khi tồn kho đạt tơi mức này.

· Xem xét lại tồn kho: Khi áp dụng phương pháp này doanh nghiệp cần xem xét tồn kho một cách thường xuyên. Với mỗi lần xem xét lại

3. Vai trò của kiểm soát tồn kho

Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:

· Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu.

· Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi.

· Bảo vệ đơn vị trước những dự báo tháp về nhu cầu.

Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi do đó khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí. Vậy tồn kho bao nhiêu là hợp lý?

Các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho. Thực tế tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất. Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất của mình, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với quy mô nhỏ.

Các nhà quản trị sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng quy mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao.

Mặc dù mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn nhận về vấn đề có thể theo những hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xem xét một cách toàn diện.

Kiểm soát tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xác định được cần giữ tồn kho bao nhiêu vào thời điểm nào và tại vị trí nào. Vai trò của kiểm soát tồn kho là tạo ra tính sẵn sàng của hàng hóa tồn kho và ước lượng được giá cả. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh với các đối thủ cũng như đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, nó giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa tồn kho một cách chặt chẽ bao gồm quản lý quản trình xuất, nhập của hàng hóa tồn kho, quản lý quá trình dịch chuyển của hàng hóa tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Bên cạnh đó kiểm soát tồn kho cũng giúp cho doanh nghiệp xác định được thời điểm thu mua của từng mặt hàng cụ thể, tại thời điểm cụ thể với số lượng bao nhiêu là phù hợp. kiểm soát tồn kho cũng giúp cho doanh nghiệp xác định được nhu cầu của mỗi loại hàng hóa là bao nhiêu, cần nhập bao nhiêu, cần xuất bao nhiêu. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng cạn dự trữ hay dư thừa quá nhiều về hàng hóa tồn kho. Và vai trò cuối cùng của kiểm soát tồn kho là duy trì và bảo quản hàng hóa tồn kho.