Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới và trả sổ bảo hiểm

Luật sư tư vấn:

1. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

* Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:

– Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

– Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

– Cán bộ, công chức, viên chức;

– Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

– Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;

– Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

– Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

– Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

– Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

* Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nếu Người lao động là người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

– Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.

– Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 Bộ luật Lao động năm 2019. 

2. Vì sao phải đóng bảo hiểm xã hội?

Bảo hiểm là một hoạt động qua đó một cá nhân có quyền được hưởng trợ cấp nhờ vào một khoản đóng góp cho mình hoặc cho người thứ 3 trong trường hợp xảy ra rủi ro. Khoản trợ cấp này do một tổ chức trả, tổ chức này có trách nhiệm đối với toàn bộ các rủi ro và đền bù các thiệt hại theo các phương pháp của thống kê.

Đóng bảo hiểm là quyền lợi của người lao động khi làm việc việc tại cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định. Khi đóng bảo hiểm bạn sẽ được hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất,… Do đó, người lao động phải yêu cầu người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội cho mình khi đủ điều kiện.

Đóng bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ của người sử dụng lao động với người lao động và với cơ quan bảo hiểm. Nếu người sử dụng lao động vi phạm các quy định về đóng bảo hiểm cho người lao động thì người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như sau: 

+ Phả tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi thỏa thuận vợi người sử dụng lao động không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, tham gia không đúng đối tượng hoặc tham gia không đúng mức quy định.

+ Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đã không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

+ Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Không những thế người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội còn có thể có các quyền lợi được quy định cụ thể tại Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014: 

– Được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bao gồm các chế độ: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.

– Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.

– Nhận lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội đầy đủ, kịp thời, theo một trong các hình thức chi trả sau:

+ Trực tiếp từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tổ chức dịch vụ được cơ quan bảo hiểm xã hội ủy quyền;

+ Thông qua tài khoản tiền gửi của người lao động mở tại ngân hàng;

+ Thông qua người sử dụng lao động.

– Hưởng bảo hiểm y tế trong các trường hợp sau đây:

+ Đang hưởng lương hư;

+ Trong thời gian nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi;

+ Nghỉ việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng;

+ Đang hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành.

Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày hướng dẫn bởi Thông tư 46/2016/TT-BYT.

– Được chủ động đi khám định mức suy giảm khả năng lao động nếu thuộc trường hợp sau khi thương tật, bệnh tật tái phát được điều trị ổn định và đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội; được thanh toán phí giám định y khoa nếu đủ điều kiện để hưởng bảo hiểm xã hội.

– Ủy quyền cho người khác nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội.

– Định kỳ 06 tháng được người sử dụng lao động cung cấp thông tin về đóng bảo hiểm xã hội; định kỳ hằng năm được cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận về việc đóng bảo hiểm xã hội; được yêu cầu người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp thông tin về việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

– Khiếu nại, tố cáo và khởi hiện về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên mới và trả sổ bảo hiểm

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định:

“Điều 23. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Thành phần hồ sơ:

1.1 Người lao động:

a) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia chưa được cấp mã số BHXH hoặc điều chỉnh thông tin hoặc truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

b) Giấy tờ chứng minh đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) theo Phụ lục 03.

c) Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc Hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động đối với người đi làm ở nước ngoài theo hợp đồng đăng ký đóng trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

1.2 Đơn vị:

a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) đối với đơn vị tham gia lần đầu; đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến; đơn vị thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT.

b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Như vậy, để tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) đối vị tham gia lần đầu; đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến, đơn vị thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT.

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01.

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan bảo hiểm Quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở.

Thời hạn nộp hồ sơ: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng và đầy đủ nhất

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:

* Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.

– 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.

– Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.

– 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp chuyển Cơ quan BHXH quản lý).

– Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).

– Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.

– Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào nội dung được pháp luật quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau: trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày: 

+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

+ Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế;

+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

+ Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

+ Cung cấp bản sảo các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bồ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp kệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.

Chính vì vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, bạn phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho tổ chức bảo hiểm xã hội. Trường hợp khi chấm dứt hợp đồng lao động không được công ty cũ trả sổ bảo hiểm do công ty còn nợ tiền bảo hiểm thì có thể yêu cầu công ty cũ trả sổ bảo hiểm để  bạn hoàn thành hồ sơ tham gia bảo hiểm. Nhân viên đó có thể yêu cầu công ty cũ trả sổ bảo hiểm bằng các thủ tục sau:

– Nộp đơn yêu cầu công ty trả sổ bảo hiểm và đưa ra một thời hạn nhất định nếu sau khoảng thời gian đó công ty không trả thì nộp đơn lên phòng lao động thương binh và xã hội yêu cầu hòa giải viên lao động giải quyết. Trường hợp hòa giải không thành hoặc sau thời hạn 5 ngày làm việc hòa giải viên lao động không kết thúc việc hòa giải thì nộp đơn yêu cầu tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty có trụ sở yêu cầu giải quyết.

5. Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?

Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

– Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đã không quá 75 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;

+ Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;

+ Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toán, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hồi đồng Giám định y khoa;

+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.

Như vậy trong trường hợp công ty bạn chốt và trả sổ cho người lao động muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, công ty bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng. Ngoài ra, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Trong trường hợp bạn còn bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này hay các vấn đề khác như doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình, dân sự, hình sự, bảo hiểm,… cần giải đáp về mặt pháp lý các bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi tới số tổng đài tư vấn luật bảo hiểm xã hội 1900.6162 để được đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn pháp lý với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng. Trân trọng!