Sổ bảo hiểm xã hội và một số điều người lao động cần lưu ý

Mỗi một cá nhân khi tham gia bảo hiểm xã hội đều được cấp 1 sổ BHXH để theo dõi quá trình tham gia BHXH. Bài viết hôm nay sẽ bật mí những điều cần biết khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội để người lao động (NLĐ) có thể hưởng các chế độ bảo hiểm tối đa, bảo vệ quyền lợi của mình khi làm hồ sơ giấy tờ nhận trợ cấp. 

Sổ bảo hiểm xã hội là gì? một số vấn đề NLĐ cần lưu ý

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Theo quy định tại Luật bảo hiểm xã hội 2014 mới nhất, người tham gia đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) tại Việt Nam đều sẽ được cấp 1 cuốn sổ BHXH với bìa màu xanh lá cây và trên đó có ghi dãy mã số BHXH định danh duy nhất của cá nhân đó.

Vậy sổ BHXH dùng làm gì?

Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội dùng để ghi chép quá trình tham gia BHXH và là căn cứ để giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi sổ BHXH có một mã số riêng và duy nhất được cấp từ cơ quan bảo hiểm xã hội.

Những thông tin trong sổ BHXH của người tham gia bao gồm:

1. Thông tin của người tham gia BHXH.

2. Quá trình đóng và hưởng BHXH. 

3. Xác nhận của cơ quan BHXH về các quyết định đóng và hưởng BHXH

Như vậy, mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội tương ứng với một mã số bảo hiểm xã hội duy nhất của cá nhân đó. Sổ BHXH là giấy tờ quan trọng giúp người tham gia có thể thực hiện làm các hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp xã hội của bảo hiểm xã hội.

Hiện nay, nhằm tạo điều kiện cho người lao động/ người tham gia bảo hiểm có thể tra cứu các thông tin ghi trên sổ bảo hiểm xã hội một cách dễ dàng và thuận tiện thông qua 5 cách đã được eBH hướng dẫn chi tiết tại bài viết – https://ebh.vn/tin-tuc/tra-cuu-bao-hiem-xa-hoi.

2. Có 2 sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?

Theo quy định mỗi người tham gia BHXH chỉ sở hữu duy nhất 1 sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ giấy bìa xanh ghi lại quá trình tham gia, lịch sử hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động. Tuy nhiên, vì nhiều lý do như người lao động làm việc và tham gia đóng BHXH cùng lúc tại nhiều công ty hoặc khi người lao động làm việc tại 2 tỉnh khác nhau… mà có 2 sổ bảo hiểm xã hội dẫn tới quá trình tham gia đóng bảo hiểm không được phản ánh đầy đủ và chính xác.

Khi sở hữu nhiều hơn 2 sổ BHXH người lao động sẽ không được giải quyết chế độ bảo hiểm theo quy định. Khi đó người lao động cần thực hiện thủ tục gộp các sổ BHXH lại thành 1 sổ duy nhất theo đúng quy định của Luật hiện hành.

Người lao động có 2 sổ BHXH phải làm thủ tục gộp sổ.

Hướng dẫn làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017. Theo đó, người lao động cần chuẩn bị:

Hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS: Đối với người lao động);

2. Sổ bảo hiểm xã hội (Tất cả các sổ mà người lao động có);

3. Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS: Đối với doanh nghiệp).

Người lao động thực hiện nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi mình đang tham gia BHXH. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định hoặc không quá 45 ngày (trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH) NLĐ được cấp sổ BHXH mới.

3. Cá nhân có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Trong nhiều trường hợp người lao động không được công ty/ người sử dụng lao động chốt sổ BHXH. Vậy người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Hiện nay, theo quy định của Pháp luật thì người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm cho mình, quyền chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động. Trong trường hợp Công ty không chốt sổ cho người lao động, công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH đồng thời bắt buộc phải giải quyết chốt sổ cho người lao động.

Liên quan đến vấn đề này, căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 47, Bộ luật Lao động năm 2012 thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ liên quan khác đã giữ lại của người lao động khi họ nghỉ việc.

Ngoài ra tại Khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nêu rõ trách nhiệm thực hiện chốt sổ BHXH của các bên liên quan, cụ thể:

“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, người lao động sẽ không thể tự chốt sổ BHXH cho mình. Bạn cần gửi yêu cầu chốt sổ cho người sử dụng lao động để phối hợp cùng cơ quan BHXH để tiến hành thủ tục chốt sổ và trả lại sổ BHXH cho bạn theo đúng quy định.

4. Cá nhân tự sửa thông tin trên sổ BHXH được không?

Đối với nội dung ghi trên sổ bảo hiểm xã hội của cá nhân, người lao động hoặc người sử dụng lao động tuyệt đối không được tẩy xóa làm sai lệch thông tin đã ghi trên sổ BHXH.

Cách xử lý đối với các trường hợp thông tin ghi trên sổ BHXH bị sai là cá nhân hoặc người lao động ủy quyền cho người sử dụng lao động làm thủ tục điều chỉnh hồ sơ và thu hồi sổ BHXH theo quy định.

Ngoài ra, các trường hợp cá nhân cố tình sửa chữa làm sai lệch nội dung ghi trên sổ BHXH có thể bị xử lý phạt hành chính trong lĩnh vực BHXH từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng được quy định tại Điều 39, Nghị định 28/2020/NĐ-CP ban hành ngày 1/3/2020.

5. Ai giữ sổ bảo hiểm xã hội?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 18, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người lao động sẽ tự quản lý sổ BHXH của mình. Cụ thể:

“Điều 18. Quyền của người lao động

… 2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội”

Người lao động được quyền giữ sổ BHXH.

Người lao động tự quản lý sổ BHXH sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi thông tin về quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Người lao động cũng có thể tự kiểm tra thông tin ghi trên sổ BHXH của mình. Trong trường hợp thông tin sai có thể thông báo lại với người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH để kịp thời xử lý sớm tránh làm ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ sau này.

Người lao động tự giữ sổ sẽ tự bảo quản sổ nguyên vẹn và sạch sẽ tránh làm ảnh hưởng đến thông tin ghi trong sổ. Trong trường hợp làm mất, bạn có thể liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm. 

Hiện nay, tại một số công ty người lao động có thể ủy quyền cho công ty giữ sổ BHXH để dễ dàng quản lý và thực hiện các thủ tục giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm cho người lao động.

6. Mất sổ BHXH có làm lại được không?

Hiện nay, vì nhiều lý do người lao động có thể bị mất sổ BHXH như thiên tai, hỏa hoạn hoặc do thất lạc..khi đó người lao động cần phải thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện các thủ tục để được cấp lại sổ theo đúng quy định và đảm bảo quyển lợi của bản thân khi cần sử dụng sổ BHXH để hưởng các chế độ BHXH.

Bên cạnh trường hợp bị mất sổ do nguyên nhân khách quan, trong trường hợp sổ BHXH của người lao động bị sai thông tin hoặc cần thay đổi thông tin BHXH cũng có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ. Hồ sơ sẽ căn cứ theo từng trường hợp cụ thể mà người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết liên quan.

Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH được quy định tại Điều 27 và Điều 29, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 

Về thủ tục cập lại sổ được quy định tại Quyết định số 222/QĐ-BHXH ban hành ngày 25/02/2021. Theo đó người lao động thực hiện nộp hồ sơ phù hợp cho cơ quan BHXH theo một trong ba hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH

2. Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích

3. Nộp trực tuyến trên cổng dịch vụ công Quốc gia.

Cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trong thời hạn 45 ngày, nếu phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ từng làm việc thì cơ quan BHXH phải có văn bản thông báo cho người lao động được biết.

Như vậy trong bài viết trên đây, BHXH điện tử eBH đã gửi đến bạn đọc những thông tin mới nhất về sổ BHXH và một số điều người lao động lưu ý. Mong rằng với những chia sẻ trên có thể mang lại cho độc giả những thông tin hữu ích nhất.