Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất, các loại báo cáo nhân sự thông dụng

Là một HR, làm việc trong lĩnh vực quản trị nhân lực trong doanh nghiệp cần phải làm rất nhiều loại báo cáo khác nhau, có báo cáo giải quyết công việc, có báo cáo giải quyết các kế hoạch và cả các báo cáo định kỳ. Một trong những báo cáo mà người làm công tác quản trị nhân lực thường xuyên phải tổng hợp là mẫu báo cáo nhân sự. Vậy báo cáo nhân sự là gì? Có những loại báo cáo nhân sự nào và trong mẫu báo cáo nhân sự cần có những nội dung nào? Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một vài nội dung liên quan đến mẫu báo cáo nhân sự này.

Mục Lục

Thế nào là Báo cáo nhân sự?

Báo cáo nhân sự là mẫu báo cáo được lập ra nhằm mục đích theo dõi sự biến động về số lượng nhân sự của doanh nghiệp theo các tiêu chí khác nhau. Dựa trên báo cáo nhân sự, doanh nghiệp biết được số lượng tăng lên hay giảm đi của nhân viên chính thức, nhân viên thử việc là bao nhiêu.

Báo cáo nhân sự thông thường được tổng hợp vào cuối năm không chỉ để theo dõi tình hình biến động nhân sự mà còn đánh giá được hiệu quả của công tác tuyển dụng, tình hình đào tạo lao động, mức độ chấp hành nội quy của người lao động trong công ty. Thông qua báo cáo nhân sự, nhà quản trị nắm bắt được những thay đổi về nhân sự trong doanh nghiệp mình, tìm ra các nguyên nhân yếu kém, kịp thời đưa ra các giải pháp cụ thể để khắc phục đồng thời đề ra được những chiến lược sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả nhất.

Báo cáo nhân sự là một trong những tư liệu quan trọng để người quản trị doanh nghiệp làm báo cáo cuối năm. Tuy nhiên, để có một báo cáo nhân sự chuẩn xác không phải là điều dễ dàng vì danh sách nhân sự cần quản lý bao gồm rất nhiều người cả những người từng làm, đang và sẽ làm việc tại doanh nghiệp.

Hiện nay, việc làm báo cáo nhân sự đã trở nên dễ dàng, nhanh gọn và chính xác hơn với sự giúp sức của các phần mềm quản lý nhân sự song việc tổng hợp các dữ liệu trong báo cáo nhân sự vẫn đòi hỏi người tổng hợp cần làm một cách cẩn thận, chi tiết mới đem đến kết quả chuẩn xác.

báo cáo nhân sự

Các mẫu báo cáo nhân sự cơ bản thông dụng hiện nay

Trong công tác quản trị nhân sự có 4 loại báo cáo quan trọng mà một HR thường xuyên phải tổng hợp:

Mẫu báo cáo về biến động nhân sự

Báo cáo biến động nhân sự dùng để theo dõi sự thay đổi về số lượng nhân sự của doanh nghiệp dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau: thâm niên, thời gian, vị trí công việc. Thông qua Báo cáo này, nhà quản trị nắm được số lượng nhân viên chính thức, thử việc tăng lên hay giảm đi như thế nào. Báo cáo biến động nhân sự bao gồm:

– Báo cáo biến động theo thâm niên

Báo cáo này ghi lại những thay đổi số lượng nhân viên theo thâm niên làm việc. Báo cáo này thường chia lao động theo các nhóm thâm niên khác nhau:

Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 01 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 03 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 06 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 12 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 24 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 36 tháng;
Nhóm nhân viên có thâm niên lớn hơn 36 tháng.

Báo cáo biến động theo thâm niên dùng để nhà quản trị xác định nhóm nhân viên theo thâm niên nào có tỉ lệ biến động lớn hay nhỏ, từ đó, xác định nguyên nhân biến động và đề ra biện pháp cải thiện.

– Báo cáo biến động theo thời gian

Báo cáo này ghi lại sự thay đổi số lượng nhân viên theo thời gian làm việc trong năm. Thông qua Báo cáo biến động số lượng lao động theo thời gian giúp nhà quản trị thấy được thời gian nào trong năm là thời điểm người lao động nghỉ việc, chuyển việc nhiều nhất. Thực tế cho thấy tại các doanh nghiệp, thường trước Tết âm lịch, sau khi người lao động nhận lương, thưởng Tết xong là thời điểm có sự biến động nhân sự lớn nhất. Báo cáo biến động theo thời gian thường chia theo từng tháng trong năm.

– Báo cáo biến động theo vị trí công việc: Báo cáo này thường chia người lao động trong doanh nghiệp thành các nhóm có vị trí, chức vụ tương đương nhau

Mẫu báo cáo về chấp hành các quy định về công, ca làm việc

Báo cáo về chấp hành các quy định về công, ca mang đến cái nhìn tổng quan về sự tuân thủ thời gian làm việc cũng như chấp hành quy định của doanh nghiệp trong từng đơn vị, bộ phận và cả doanh nghiệp.

Dựa trên báo cáo về chấp hành các quy định về công, ca, nhà quản trị doanh nghiệp có cơ sở đánh giá ý thức tuân thủ quy định về thời gian làm việc tại các đơn vị, bộ phận khác nhau. Từ đó, tìm ra nguyên nhân đồng thời đánh giá được năng lực quản lý của các trưởng bộ phận, các cấp lãnh đạo cũng như của cán bộ, nhân viên.

Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động

Báo cáo này có vai trò quan trọng giúp lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá được mối liên quan giữa hiệu suất của nhân lực tác động như thế nào đến hiệu quả kinh doanh. Thông qua báo cáo này, nhà quản trị doanh nghiệp cũng xác định được cơ cấu vị trí chức vụ, cơ cấu lương cũng như cơ cấu trình độ năng lực nhân viên của doanh nghiệp trong điều kiện hiện tại là phù hợp hay chưa.

Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động thường được dùng để so sánh hiệu suất của bộ phận hoặc doanh nghiệp theo thời gian; so sánh hiệu suất giữa các bộ phận, đơn vị có cùng chức năng với nhau.

Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động thiết lập dựa trên 2 chỉ tiêu chủ yếu là:

Số số lượng sản phẩm/ định biên nhân sự;
Số lượng sản phẩm / chi phí tiền lương.

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng

Trong báo cáo hiệu quả tuyển dụng, nhà quản trị phải thể hiện được hiệu quả của công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp như thế nào cũng đánh giá được hiệu quả của các kênh tuyển dụng.

"Các

Những nội dung cơ bản trong mẫu báo cáo nhân sự

* Tổng hợp tình hình chung về nhân sự trong doanh nghiệp

Đây là nội dung quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ mẫu báo cáo nào trong lĩnh vực này.

– BC cần trình bày tổng hợp được tình hình nhân sự trong năm, thống kê số lượng nhân sự hiện tại là bao nhiêu, số lượng nhân sự chính thức, thử việc, số nhân sự parttime, số lượng nhân viên nghỉ việc.

– Tính toán chính xác tỷ lệ nhân sự nghỉ việc:

Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc = Số lượng nhân viên nghỉ việc/ Số nhân viên trung bình làm việc trong năm.

Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc càng cao thì chi phí tuyển dụng bỏ ra càng lớn.

– Tính toán nhân sự theo cơ cấu theo công việc để nhà quản trị nắm được vị trí nào thiếu, vị trí nào thừa nhân sự. Từ đó, tiến hành điều tiết, cân bằng nhân sự, đảm bảo sự hợp lý về cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp.

* Báo cáo về sự hiệu quả trong tuyển dụng nhân sự của công ty, phòng ban trong doanh nghiệp

– Thống kê về tổng số CV thu về sau mỗi đợt tuyển dụng của các doanh nghiệp, phòng ban. Từ số CV này sẽ cho biết tính hiệu quả của các chiến dịch tuyển dụng mà doanh nghiệp, phòng ban thực hiện đồng thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến lượng CV đông đảo hoặc thiếu hụt.

– Tính toán tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV hợp lệ. Thông qua chỉ số này, nhà quản trị nhân sự đánh giá được hiệu quả của các nguồn cung cấp CV. Từ đó, điều chỉnh lại hoạt động của các nguồn cung cấp CV chưa hiệu quả.

* Báo cáo về tình hình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp

– Thông qua báo cáo tình hình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp nói chung, các phòng ban nói riêng, Ban Giám đốc nắm được công tác nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên trong doanh nghiệp được đầu tư ở mức độ nào.

– Báo cáo cũng cần tính được chi phí huấn luyện dành cho 1 nhân viên là bao nhiêu ( chi phí thuê chuyên gia, giảng viên, chi phí giáo trình, chi phí phương tiện, cơ sở vật chất . . .)

* Báo cáo về mức thu nhập của nhân viên toàn công ty

Báo cáo cần nêu rõ con số cụ thể về thu nhập của toàn nhân viên trong công ty là bao nhiêu? So với thị trường nhân lực nói chung ở mức nào? Từ đó, nghiên cứu phương án điều chỉnh cho phù hợp. Người quản trị nhân lực cũng cần tính toán mức thu nhập trung bình theo từng chức danh để xây dựng quy chế lương thích hợp.

* Báo cáo về mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhân sự trong doanh nghiệp

– Chỉ rõ số lượng, tỷ lệ vi phạm nội quy chia theo từng bộ phận và theo mức độ vi phạm.

– Tính toán vi phạm về thời gian đi làm của nhân viên: Dựa trên số liệu thống kê đi muộn của mỗi nhân viên theo từng tháng, so sánh giữa các phòng ban để đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp.

– Tính toán số lượng và tỷ lệ nghỉ ốm của nhân viên, chỉ ra nguyên nhân và tìm ra cách khắc phục.