Hồ sơ kế toán lưu trữ bao lâu là đúng nhất hiện nay

Bạn đang bước chân vào nghề kế toán hay có ý định tìm hiểu về ngành này. Bạn có một số băn khoăn về vấn đề hồ sơ kế toán. Nếu không phải người chuyên trong ngành thì chắc hẳn không mấy ai hiểu hết về vấn đề này. Rất nhiều câu hỏi đã được đặt ra cho chúng tôi về vấn đề kế toán lưu trữ. Nhận thấy lượt yêu cầu cao cho chủ đề liên quan đến kế toán này. Chúng tôi quyết định sẽ có một bài viết giải đáp thắc mắc bạn đọc. Một trong những thắc mắc đó là “Hồ sơ kế toán lưu trữ bao lâu”. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở ngay dưới đây nhé.

Hồ sơ kế toán là gì

Thoạt nghe thì có thể bạn nghĩ hồ sơ kế toán rất phức tạp. Nhưng bất ngờ thay định nghĩa của nó lại vô cùng ngắn gọn. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng hiểu ý nghĩa của cụm từ này. Đây suy cho cùng chỉ là một văn bản nghiệp vụ được lưu trữ sau khi hoàn thành một báo cáo nào đó. Báo cáo này thường rơi vào ngành kinh tế hoặc tài chính. Để cho quý vị rõ hơn thì dưới đây là định nghĩa của từ khóa này:

“ Hồ sơ kế toán là những giấy tờ  mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế hay tài chính phát sinh. Những giấy tờ này đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ tất cả những hoạt động trên được gọi là hồ sơ kế toán”

Các loại tài liệu kế toán cần lưu trữ

Theo quy định thì sau đây chính là những tài liệu kế toán cần được lưu trữ:

• Chứng từ kế toán
• Báo cáo tài chính hay quyết toán về vấn đề ngân sách
• Tài liệu có liên quan đến công việc kế toán. Những tài liệu này thường là các hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành…

Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán

Tùy vào những tài liệu kế toán mà nó có thời hạn lưu trữ khác nhau:

Những tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

• Chứng từ kế toán không sử dụng một cách trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Ví dụ có thể kể đến là phiếu thu, phiếu nhập kho, xuất kho. Những báo cáo này thường không lưu trong tập tài liệu của bên kế toán.
• Tài liệu kế toán cho quản lý và điều hành một đơn vị. Đơn vị này không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
• Những trường hợp khác mà tài liệu quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện theo quy định lưu trữ đó.

Những tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính hay bảng kê khai tổng hợp. Thường các loại này sẽ báo cáo theo hàng quý hàng năm, báo cáo quyết toán và báo cáo tự kiểm tra
• Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng tài sản cố định, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản
• Tài liệu kế toán của chủ đầu tư. Tài liệu này gồm tài liệu kế toán của các kỳ trong năm. Ngoài ra còn có tài liệu về báo cáo quyết toán dự án
• Tài liệu liên quan đến thành lập hay chia tách, chuyển đổi mục đích hay chủ sở hữu…
• Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ sơ kiểm toán nhà nước
• Các tài liệu không được quy định tại điều 12 và 14 của nghị định
• Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản từ 1 đến 6. Nếu được pháp luật quy định lưu giữ trên 10 năm thì phải thực hiện đúng

Những tài liệu phải lưu trữ với thời hạn vĩnh viễn

• Đối với đơn vị kế toán thuộc kiểm toán nhà nước. Tài liệu kế toán cần được lưu trữ vĩnh viễn với những loại sau. Có thể kể đến như Báo cáo tổng quyết toán ngân hàng, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương, dự án quan trọng quốc gia….Việc xác định tài liệu khác có phải lưu trữ vĩnh viễn không phải do người đại diện của đơn vị hay ngành địa phương cơ sở quyết định. Điều này sẽ được quyết định trên cơ sở ý nghĩa về kinh tế an ninh…
• Đối với việc kinh doanh, tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn. Việc lưu trữ sẽ do người đại diện của đơn vị kế toán mang tính sử liệu. Nó được quyết định trên cơ sở ý nghĩa về kinh tế hay an ninh. Việc xác định tài liệu có phải lưu trữ vĩnh viễn không sẽ do người đứng đầu đơn vị quyết toán. Nó sẽ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa về lâu dài của tài liệu.
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là phải trên 10 năm lưu trữ. Điều này kéo dài cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên

Cách để bảo quản và lưu trữ hồ sơ kế toán

Cần phải luôn bảo quản, lưu trữ cẩn thận hồ sơ kế toán vì đây là tài liệu gốc. Tài liệu này có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho việc kiểm tra và đối chiếu. Nên sắp xếp phân loại theo từng nội dung, trình tự thời gian trước khi tiến hành lưu trữ. Điều này sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm, đảm bảo hồ sơ kế toán không bị hỏng hoặc mất. Trước khi đưa vào lưu giữ dài hạn, thì hồ sơ nên được  ểtrong phòng kế toán một năm. Làm vậy để tiện cho việc kiểm tra sau này.

Vậy là bài viết của chúng mình đã phải kết thúc rồi. Chắc hẳn bạn đã có thời gian tìm hiểu lý thú về hồ sơ kế toán đúng không nào. Bây giờ câu hỏi “Hồ sơ kế toán lưu trữ bao lâu” sẽ không còn làm khó bạn nữa. Chúng tôi rất vui khi được mang đến thông tin này cho bạn.