Biên bản bàn giao hồ sơ mẫu mới nhất 2020 [Có file word]

Trong công việc của cá nhân hay hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bạn có thể sẽ phải bàn giao hồ sơ, tài liệu với các nhân khác hoặc đối tác của doanh nghiệp mình. Khi đó, hai bên cần phải lập biên bản giao hồ sơ, tài liệu mà bản thân đang nắm giữ. Vậy biên bản bàn giao hồ sơ là gì? Khi viết biên bản giao nhận hồ sơ cần lưu ý những điểm nào? Chúng ta sẽ cùng giải đáp những thắc mắc trên trong nội dung bài viết dưới đây.

Thế nào là biên bản bàn giao hồ sơ?

Bàn giao nói chung và bàn giao hồ sơ nói riêng nhất thiết phải được lập thành biên bản, tránh tình trạng thỏa thuận miệng, khi hồ sơ, tài liệu bị thất lạc, bí mật trong tài liệu bị phát tán sẽ rất rắc rối mà khó lòng giải quyết được hậu quả.

Về mặt pháp lý, biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu chính là một dạng thỏa thuận xác nhận dân sự, nó được coi như một chứng cứ quan trọng trong việc chứng minh đã thực hiện việc giao nhận hồ sơ theo thỏa thuận. Trong biên bản này có ghi lại cụ thể thông tin của bên bàn giao, bên nhận bàn giao cũng như những hồ sơ, tài liệu đã được hai bên giao nhận với nhau.

Đối với cá nhân, mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu thường được sử dụng cho người lao động đang chuẩn bị nghỉ chế độ như nghỉ hưu, nghỉ thai sản; nghỉ chữa bệnh dài ngày, đi công tác lâu ngày hay chuyển công tác…

Đối với doanh nghiệp, biên bản giao nhận hồ sơ, chứng từ, tài liệu, hồ sơ được dùng phổ biến giữa các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc trong những giao dịch thương mại, mua bán hàng hóa… với đối tác khác. 

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu một mẫu biên bản đơn giản nhưng lại thể hiện được tinh thần, trách nhiệm của cá nhân người chuyển giao vì nó sẽ giúp cho các cá nhân, bộ phận liên quan tiếp quản công việc còn chưa hoàn thành của bạn một cách dễ dàng đồng thời không làm ảnh hưởng, gián đoạn mạch vận hành của cơ quan, doanh nghiệp.

Quá trình giao nhận hồ sơ cần được ghi thành văn bản

Cũng như các loại biên bản bàn giao khác, một khi người nhận ký vào biên bản này thì sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng, hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu đó theo đúng quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. 

Vai trò của biên bản bàn giao hồ sơ

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu là thực sự cần thiết đối với cá nhân nói riêng và cơ quan, doanh nghiệp nói chung vì những lý do sau:

– Người giao và người nhận ký vào biên bản giao nhận hồ sơ, đồng nghĩa với việc thể hiện tinh thần, trách nhiệm, sự coi trọng đối với hồ sơ, tài liệu đó. Từ đó, có thể thấy được phần nào ý thức, trách nhiệm của cá nhân đối với doanh nghiệp và doanh nghiệp với đối tác.

Bàn giao hồ sơ, tài liệu phải lập thành văn bản cũng là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc trong các doanh nghiệp với sự tham gia đầy đủ của bên bàn giao và bên tiếp nhận bàn giao.

– Bàn giao hồ sơ là căn cứ minh chứng cho việc hai bên đã cùng nhau giao nhận hồ sơ, tài liệu trên thực tế. Từ đó, quy kết trách nhiệm lưu trữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu đó nếu xảy ra các sự cố: thất lạc, bị hư hỏng, bí mật kinh doanh, công nghệ bị rò rỉ, phát tán ra bên ngoài gây tổn thất không thể bù đắp cho cơ quan, doanh nghiệp.

Xem thêm: 

Mẫu biên bản bàn giao tài sản chi tiết nhất

Mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất

Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản bàn giao hồ sơ

Để việc bàn giao hồ sơ trong thực tế diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, người chịu trách nhiệm bàn giao công việc nên chuẩn bị sẵn một văn bản hoặc danh sách bàn giao tài liệu đầy đủ, chính xác để  người tiếp nhận dễ dàng theo dõi.

Bên bàn giao cũng nên có trách nhiệm hướng dẫn bên nhận bàn giao cách bảo quản, sử dụng tài liệu cũng như hoàn thiện những phần hồ sơ mình đang làm dang dở để bên nhận khỏi bỡ ngỡ, có thể bắt nhịp công việc nhanh hơn.

Một mẫu biên bản giao nhận hồ sơ chuẩn

Biên bản bàn giao hồ sơ phải đảm bảo đủ những thông tin cơ bản sau đây:

– Thời gian, địa điểm thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu.

– Thông tin chi tiết về bên giao và bên nhận hồ sơ: họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc; trường hợp doanh nghiệp bàn giao hồ sơ, tài liệu với đối tác thì cần ghi rõ: tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại, số fax, tên và chức vụ của người đại diện.

– Liệt kê các hồ sơ, tư liệu bàn giao, nếu nhiều thì có thể lập thành bảng cho dễ theo dõi, ghi cụ thể tên hồ sơ, số lượng, tình trạng…

– Hai bên cam kết về trách nhiệm trong việc bảo quan, sử dụng hồ sơ, tài liệu đúng quy định. Bên bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về những số liệu, tài liệu đã làm hoặc đã cất giữ đến thời điểm bàn giao còn bên nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về hồ sơ, tài liệu được tiếp tục làm hoặc số lượng, chất lượng, bảo mật thông tin tài liệu sau khi được nhận bàn giao.

– Biên bản giao nhận hồ sơ cũng cần có đủ chữ ký, đóng dấu của các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý cho biên bản.

Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất

Hi vọng bài viết trên giúp các bạn gỡ rối phần nào khi tìm hiểu các nội dung liên quan đến việc lập và sử dụng mẫu biên bản khi tiến hành giao và nhận hồ sơ. Cuối cùng mình xin gửi các bạn tham khảo mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất hiện nay nhé!

Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ Tại đây