Kiểm soát là gì? Kiểm soát có mục đích, vai trò, ý nghĩa và nguyên tắc gì?

Kiểm soát là một trong những chức năng gắn liền với tư tưởng phòng ngừa, quản lý quá trình, sự tham gia của mọi người với vai trò là chủ quá trình và quan hệ mật thiết với quản trị rủi ro trong thế giới ngày nay. Vậy kiểm soát là gì? Kiểm soát có mục đích, vai trò, ý nghĩa và nguyên tắc gì? Hãy cùng Luật Minh Khuê tìm hiểu trong bài viết lần này nhé.

1. Kiểm soát là gì?

Tùy vào từng lĩnh vực mà kiểm soát được định nghĩa khác nhau, cụ thể:

– Kiểm soát là quá trình thiết lập các tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện, so sánh kết quả với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.

– Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.

– Theo Robert J. Mockler: Kiểm soát là một nỗ lực có hệ thống trong quản trị kinh doanh để so sánh kết quả thực hiện với tiêu chuẩn, kế hoạch, các mục tiêu đã đề ra. Từ đó xác định sự phù hợp và thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết để chứng minh các nguồn lực doanh nghiệp đang được sử dụng có hiệu lực và hiệu quả khi đạt các mục tiêu.

– Trong hệ thống cơ quan nhà nước: Kiểm soát quyền lực nhà nước là toàn bộ những hoạt động xem xét, theo dõi, đánh giá, những biện pháp mà thông qua đó có thể ngăn ngừa, loại bỏ những nguy cơ, những việc làm sai trái của cơ quan, nhân viên nhà nước trong việc tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cho quyền lực nhà nước được tổ chức và thực hiện đúng mục đích mong muốn và đạt được hiệu quả cao.

Tựu chung lại, ta có thể rút ra định nghĩa về kiểm soát như sau: Kiểm soát là những hoạt động của nhà quản trị nhằm làm cho mọi việc xảy ra đúng như mong muốn.

2. Kiểm soát có mục đích gì?

Kiểm soát bao gồm các mục đích như sau:

– Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định:

– Xác định rõ những kết quả đã được thực hiện;

– Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức;

– Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh;

 – Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro;

– Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.

3. Vai trò, ý nghĩa của kiểm soát

Kiểm soát có vai trò, ý nghĩa quan trọng, Theo đó, kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Nhờ hệ thống phản hồi này mà nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức của tổ chức của mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.

4. Nguyên tắc kiểm soát

Nguyên tắc là những tư tưởng mang tính xuất phát điểm thể hiện bản chất của một lĩnh vực hoạt động nhất định và chỉ đạo toàn bộ các hoạt động thuộc lĩnh vực đó. Do đó, để hoạt động kiểm soát được thống nhất, đảm bảo thì cần phải tuân theo những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, kiểm soát phải dựa trên cơ sở, chiến lược của tổ chức, đồng thời phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. 

Thứ hai, kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.

Kiểm soát nhằm mục đích là làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Do đó, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin đúng và phù hợp.

Thứ ba, kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.

Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.

Thứ tư, kiểm soát phải đảm bảo luôn luôn khách quan.

Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị, bất bình đẳng thì sẽ cho ra kết quả không đúng và sai lệch với những chuẩn mực.

Thứ năm, kiểm soát phải phù hợp với văn hóa, với bầu không khí của tổ chức. Để tráng gây ra không khí căng thẳng, những mâu thuẫn không đáng có.

Thứ sáu, kiểm soát phải tiết kiệm. 

Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định, trong một số trường hợp còn gây ra những tốn kém cho tổ chức. Do vậy, cần phải tính toán phù hợp để hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.

Thứ bảy, kiểm soát phải đưa đến các hành động. Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.

5. Phân loại kiểm soát

Kiểm soát có thể được phân loại dựa trên nhiều căn cứ các nhau, cụ thể:

• Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm soát:

– Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu => nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc

– Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện

– Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra

• Phân loại theo tần suất các cuộc kiểm soát:

– Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát

– Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định

– Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch

• Phân loại mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát:

– Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung

– Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp

– Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được tiến hành đối với từng người cụ thể trong tổ chức

6. Quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

– Tiêu chuẩn kiểm soát: là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động

– Nguyên tắc xác định tiêu chuẩn:

(1) Tiêu chuẩn gắn với mục tiêu;

(2) Tiêu chuẩn gắn với trách nhiệm.

• Bước 2: Đo lường kết quả hoạt động

Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định, tiến hành đo (với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với hoạt động sắp sửa ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu được xác định

– Yêu cầu đối với kết quả đo lường:

(1) Hữu ích;

(2) Có độ tin cậy cao;

(3) Không lạc hậu;

(4) Tiết kiệm;

– Phương pháp đo lường kết quả:

+ Quan sát các dữ liệu: dựa vào số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện;

+ Sử dụng dấu hiệu báo trước: sử dụng “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện;

+ Quan sát trực tiếp: nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát;

+ Dự tính: dựa trên nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện;

+ Điều tra: xây dựng phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan.

– So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát: Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. Sau đó tiến hành thông báo:

+ Đối tượng thông báo: các nhà quản trị cấp trên có liên quan, các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan, đối tượng bị kiểm soát.

– Nội dung thông báo:

+ Kết quả kiểm soát bao gồm: các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc;

+ Chất lượng giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân;

+ Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn;

– Yêu cầu khi thông báo: kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng.

• Bước 3: Tiến hành điều chỉnh

Các hoạt động điều chỉnh:

– Mục tiêu dự kiến: không hợp lý, cao quá hay thấp quá thì sẽ phải điều chỉnh;

– Chương trình hành động: điều chỉnh biện pháp, phân bổ nguồn lực cho hợp đồng.

– Dự phòng: điều chỉnh cho kỳ sau/ cho tương lai (công việc kiểm soát đã thực hiện xong).

Trên đây là toàn văn bài viết của Luật Minh Khuê về kiểm soát là gì? Kiểm soát có mục đích, vai trò, ý nghĩa và nguyên tắc gì? Hi vọng chúng tôi đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn.