CÔNG VIỆC LỄ TÂN VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Tại các doanh nghiệp, bộ phận Lễ tân văn phòng được đánh giá là có vai trò rất quan trọng trong bộ máy của công ty. Đây là đầu mối liên kết giữa các phòng ban trong công ty, đảm bảo các hoạt động hỗ trợ và giúp các phòng ban đáp ứng được nhu cầu phục vụ công việc. Đồng thời vị trí Lễ tân văn phòng không những đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp mà còn giúp quá trình làm việc và hợp tác trở nên thuận lợi và suôn sẻ hơn.
Vì vậy, công việc lễ tân văn phòng là gì, nghiệp vụ và kỹ năng, vai trò lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng CCB Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

LỄ TÂN VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Lễ tân văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong sơ đồ bộ máy hoạt động của môt doanh nghiệp quy mô lớn. Vị trí này được coi như tuyến lên lạc của công ty, thực hiện các công việc hành chính khác nhau như: trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng, giao nhận thư từ, cung cấp thông tin cho đối tác … và các công việc khác phục vụ công việc của các phòng ban trong công ty. Công việc Lễ tân văn phòng thường được thực hiện tại khu vực sảnh chờ, quầy tễ tân của doanh nghiệp.

Công việc Lễ tân văn phòng cụ thể như sau:

• Đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại doanh nghiệp.

• Tiếp nhận các cuộc điện thoại đến từ bên ngoài và kết nối tới đúng địa chỉ phòng ban trong doanh nghiệp.

• Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.

• Quản lý văn phòng phẩm tồn kho.

• Tiếp nhận công văn, thư từ và phân loại thư đến công ty hàng ngày, chuẩn bị gửi thư và chuyển phát nhanh.

• Nhận hoặc gửi thông tin tài liệu bằng máy tính, thư hoặc fax.

• Sao chép, lưu trữ và duy trì tài liệu, hồ sơ.

• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty, chuẩn bị tài liệu.

• Thực hiện các tác vụ hỗ trợ quản trị khác như: giữ lịch cuộc hẹn, lên kế hoạch tổ chức sự kiện công ty, du lịch …

• Theo dõi và cập nhật chi phí phát sinh tại văn phòng.

• Tiếp nhận và truyền đạt thông tin đến Ban lãnh đạo công ty.

• Góp phần đảm bảo an ninh cho văn phòng làm việc bằng cách giúp giám sát việc ra vào của khách hàng.

• Tiếp nhận và xử lý phàn nàn, thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.

CÁC KỸ NĂNG CỦA VỊ TRÍ LỄ TÂN VĂN PHÒNG

Công việc Lễ tân văn phòng tưởng chừng như đơn giản nhưng yêu cầu nhân viên phải có đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng tốt để trở thành một nhân viên lễ tân văn phòng toàn năng, đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp.
Sau đây là những kỹ năng cần có ở một nhân viên lễ tân văn phòng:

• Chỉn chu hình thức và tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và thân thiện.

• Luôn biết cách tạo thiện cảm với người đối diện.

• Phản xạ tốt, nhanh nhạy, có khả năng xử lý tình huống phát sinh tốt và khéo léo.

• Kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng và đối tác đến giao dịch.

• Có kỹ năng tổ chức tốt, tiếp đón khách hàng, xử lý công văn – văn bản, chuẩn bị phòng họp và tài liệu cuộc họp.

• Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng, thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax …

VAI TRÒ CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN VĂN PHÒNG VÀ CƠ HỘI PHÁT TRIỂN TRONG DOANH NGHIỆP

Vai trò của bộ phận Lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng khi đến làm việc tại doanh nghiệp, chính vì vậy có thể nói nhân viên lễ tân chính là đại diện cho hình ảnh của một doanh nghiệp. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp hoạt động về ngành dịch vụ thì vai trò của bộ phận lễ tân văn phòng còn được chú trọng hơn rất nhiều.
Bộ phận Lễ tân văn phòng mang vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức hoạt động của doanh nghiệp:

• Đại diện hình ảnh doanh nghiệp.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

• Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp.

• Trung tâm gắn kết giữa các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp.

Cơ hôi thăng tiến của công việc lễ tân văn phòng

Hiện nay, công việc Lễ tân văn phòng không chỉ còn giới hạn dành cho phái nữ theo thông lệ, mà đã mở rộng phát triển, đa dạng và phù hợp cho cả nam và nữ. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, nhà tuyển dụng có sự lựa chọn ứng viên cho vị trí lễ tân văn phòng phù hợp.
Lộ trình thăng tiến của một nhân viên Lễ tân văn phòng cũng phân định rõ ràng theo cấp bậc, cụ thể như sau:

Cấp bậc nhân viên

• Cấp bậc nhân viên trong bộ phận Lễ tân hành chính gồm nhân viên lễ tân, văn thư với công việc chính là tiếp đón khách hàng, giao nhận thư từ, tiếp nhận chuyển tiếp điện thoại.

Cấp bậc thư ký văn phòng

• Công việc thư ký văn phòng cụ thể như: hỗ t

  rợ lãnh đạo các công việc soạn thảo văn bản, công văn, lên lịch làm việc, lịch họp, quản lý hồ sơ, giấy tờ, tiếp nhận thông tin và báo cáo Ban lãnh đạo …

• Cấp bậc thư ký văn phòng được chia thành thư ký riêng và thư ký tổng quát.

Cấp bậc quản trị

• Cấp bậc quản trị tại bộ phận Lễ tân văn phòng yêu cầu các cá nhân có kinh nghiệm làm việc lâu năm, phẩm chất tốt và trình độ chuyên môn cao, vốn kiến thức rộng để có thể quản lý và tổ chức nhân sự tốt, kết nối với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Đồng thời, xử lý tình huống khéo léo với khách hàng và đối tác.

• Ngoài ra, ban quản trị khối hành chính tham gia cùng với các phòng ban khác để lên kế hoạch cho các chương trình và sự kiện của doanh nghiệp.

• Vị trí trong cấp bậc quản trị gồm:

  Trợ lý hành chính văn phòng và Trưởng phòng / Giám đốc hành chính.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của CCB Office về công việc Lễ tân văn phòng và công việc thư ký văn phòng. Hy vọng qua bài viết này, các đọc giả sẽ có những kiến thức nhất định về công việc này và có những định hướng đúng đắn khi tìm kiếm công việc phù hợp với bản thân.

CCB OFFICE – ĐƠN VỊ TƯ VẤN DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG MIỄN PHÍ TẠI HÀ NỘI

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tất cả các tòa nhà tại Hà Nội.

• Website:

  https://ccboffice.vn/

• Hotline  :

  0985.575.185

• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội