6 BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH – Công ty TNHH Tư vấn Quản lý OD Click

6 BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

Là một nhà lãnh đạo, hằng ngày có rất nhiều công việc cần bạn tiếp nhận và giải quyết. Đó cũng chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người đứng đầu – là xử lý vấn đề và đưa ra các quyết định. Hai hoạt động này có liên quan chặt chẽ với nhau và không thể tách rời. Mọi quyết định đều được kỳ vọng sẽ mang đến hiệu quả cao và chính xác.

Có nhiều định nghĩa khác nhau về giải quyết vấn đề và ra quyết định. Tuy nhiên, dù định nghĩa như thế nào thì nếu không được xử lý kịp thời và hợp lý, các vấn đề đều sẽ gây ra tổn thất cho chủ thể. Nhằm giúp nhà quản lý tháo gỡ vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu 6 bước căn bản trong mô hình giải quyết vấn đề và ra quyết định dưới đây.

1. Nhận ra vấn đề

Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…? Các vấn đề thật sự cần quan tâm là những điều sẽ gây ra thiệt hại ngay lập tức hay tiềm tàng, và không tự mất đi. Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

2. Phân quyền giải quyết vấn đề

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết. Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”. Cũng có những vấn đề bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho cấp dưới thay vì tự mình phải giải quyết, bởi vậy việc phân quyền và khuyến khích tính tích cực của mọi người trong giải quyết vấn đề là điều rất cần thiết.

3. Hiểu vấn đề

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề lặp đi lặp lại nhiều lần. Cũng như trong y học, việc “bắt không đúng bệnh” chỉ trị được triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi gây ra hậu quả trầm trọng hơn. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết. Các thông tin này có thể lấy từ nhiều nguồn để đảm bảo tính khách quan, toàn diện. Sau khi lấy được thông tin, bạn có thể mô tả ngắn gọn vấn đề, trả lời được các câu hỏi: Nó đã gây ra ảnh hưởng gì? Vấn đề xảy ra ở đâu? Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào? Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

4. Ra quyết định

Nội dung quan trọng nhất khi ra quyết định là sự kịp thời và hiệu quả. Các quyết định cần được xem xét kỹ lưỡng nhưng đảm bảo tốc độ nhanh chóng.

Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả. Các công cụ hiện đại và ý kiến tham chiếu phát huy mạnh mẽ tác dụng của mình trong bước này. Những phương pháp quyết định có hệ thống sẽ hỗ trợ cho việc sáng tạo, gạt đi các ý tưởng lỗi thời, không phù hợp. Tất cả các lựa chọn cần được cân nhắc kỹ lưỡng và phán đoán kết quả trong tương lai. Khi ra một quyết định quan trọng, nhà lãnh đạo luôn đối mặt với những rủi ro tiềm tàng. Điều này là không thể tránh khỏi. Một vấn đề bạn cần tránh khi ra quyết định là suy nghĩ theo cảm tính thay vì logic, hệ thống.

5. Thực thi quyết định

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải truyền đạt rõ ràng, chính xác, nhanh chóng tới đội ngũ của mình. Bạn cần lên kế hoạch thực thi, xác định ai là người chịu trách nhiệm, phân công công việc, thời gian để thực hiện, những nguồn lực cần thiết là gì, khuyến khích mọi người tham gia lập kế hoạch hành động. Trong quá trình thực thi, các  công cụ theo dõi sẽ phát huy tác dụng và cho bạn những phản hồi liên tục về tiến độ, kết quả thực hiện.

6. Đánh giá

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Thực hiện theo các bước trên sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro, cảm tính và đưa ra được quyết định sáng suốt hơn. Công cụ này cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian đối với các vấn đề tương tự hay lặp đi lặp lại nhiều lần, mang tới cách giải quyết triệt để.

Tài liệu tham khảo:

Kenneth Stott & Allan Waler (1992), Making Management Work – A Practical Approach.